Создание системы политик и процедур может оказаться непростой задачей, особенно если вы сразу приступите к процессу написания, не разработав предварительно стратегию. Чтобы гарантировать, что ваши политики и процедуры эффективны и отражают мнения и идеи вашей целевой аудитории, важно заранее принять несколько ключевых решений. В этой статье мы рассмотрим ключевые решения, которые необходимо принять, прежде чем приступить к написанию политик и процедур, а также способы их быстрого рассмотрения и утверждения.
Сначала разработайте стратегию
Первым шагом в создании системы политики и процедур является разработка стратегии. Это предполагает принятие нескольких ключевых решений, которые будут определять исследования, написание, анализ, утверждение, информирование, обучение, улучшение и пересмотр политик и процедур. Конечным результатом этих решений является Процедура по теме «Процедуры», которая может стать известной как Библия для написания и обоснования политики и процедур в будущем.
Основные политические и процедурные решения, которые необходимо принять
Прежде чем приступить к написанию политик и процедур, необходимо принять более пятнадцати решений. Некоторые из наиболее важных решений включают в себя:
-
Обоснование: Каково обоснование системы политик и процедур? У вас вообще есть такой?
-
Руководство: Кто управляет отделом политики и процедур? Кто спонсирует и финансирует программу?
-
Структура: Как устроен отдел политик и процедур? Кто этим управляет? Кому он подчиняется и почему?
-
Квалификация: Какова квалификация автора политики и процедур? Аналитик? Менеджер?
-
Представление идей: Как будут представляться идеи новых или пересмотренных политик и процедур?
-
Формат документа: Будут ли документы по политикам и процедурам распечатаны и храниться в бумажных папках или они будут размещены в Интранете?
-
Размещение политики: Будете ли вы включать заявление о политике в основную часть процедурных заявлений или заявления о политике будут помещены в отдельный документ и/или подшивки?
-
Система нумерации: Какова система нумерации документов политики и процедур?
-
Утверждение содержания: Кто будет принимать решение по содержанию? Межфункциональная команда? Общая команда? Или ты? Будете ли вы основным лицом, рекомендующим содержание политик и процедур на утверждение?
-
Формат письма: Каков формат письма или последовательность, в которой будет изложен контент, который будет логичным и легко читаемым?
-
Группа проверки: Кто проверяет политику и процедуры? Группа проверки? Комитет?
-
Группа утверждения: Кто утверждает политику и процедуры?
-
Распространение: Кто распространяет политику и процедуры? И в каких форматах? Печатная копия, сеть или интранет, или все три?
-
Коммуникация: Кто информирует о политике и процедурах?
-
Обучение: Кто обучает и/или наставляет целевую аудиторию?
-
Аудит: Кто проверяет политику и процедуры? И как часто?
-
Редакция: Кто контролирует политику и процедуры, чтобы гарантировать их актуальность? Кто пересматривает политику и процедуры?
-
Улучшение: Кто рекомендует улучшения содержания политики и процедур?
Эти решения являются основными решениями, которые должны быть приняты до того, как авторы политик и процедур начнут процесс. Без хотя бы обсуждения этих решений вам, скорее всего, придется переработать некоторые политики и процедуры, если и когда решения будут окончательно приняты.
Простой способ быстро рассмотреть и утвердить эти решения
Чтобы эти решения были рассмотрены и одобрены быстро, авторы политик и процедур могут объединиться и создать документ «Процедуры» и включить рекомендуемый вами ответ на каждое из этих решений. Решения могут стать разделами процедуры, например, «Процесс рассмотрения политики и процедур», «Система нумерации», «Формат записи», «Распространение», «Коммуникация» и т. д. Теперь проект процедуры может быть представлен высшему руководству на рассмотрение и утверждение. Этот метод может сократить процесс принятия решений на недели, если не на месяцы.
В заключение, создание системы политик и процедур требует тщательного планирования и разработки стратегии, прежде чем можно будет начать фактический процесс написания. Принимая ключевые решения и создавая документ «Порядок действий», вы можете гарантировать, что ваши политики и процедуры эффективны, действенны и отражают мнения и идеи вашей целевой аудитории.
