В сегодняшнюю цифровую эпоху многие компании стремятся оптимизировать свою деятельность и уменьшить зависимость от бумажных документов. Одной из областей, где этот сдвиг особенно актуален, является заполнение и хранение формы I-9, которая используется для проверки права на трудоустройство физических лиц в Соединенных Штатах. Электронное заполнение и хранение формы I-9 дает множество преимуществ, включая снижение затрат, экономию места и повышение точности. Однако для компаний крайне важно тщательно оценивать электронные системы хранения данных, чтобы обеспечить соответствие требованиям, установленным Службой гражданства и иммиграции США (USCIS). В этой статье мы рассмотрим важные критерии электронного хранения формы I-9 и предоставим полный список вопросов для принятия решений.
Прежде всего, безопасность электронной системы хранения имеет первостепенное значение. Форма I-9 содержит конфиденциальную личную информацию, и важно обеспечить, чтобы система обеспечивала разумный контроль для поддержания целостности, точности и надежности хранимых данных. Компании должны оценить, соответствует ли система критериям, указанным USCIS, для защиты этой важной информации.
Еще одним важным фактором является место хранения информации. Компании должны определить, работает ли система в их внутренней сети или опирается на систему онлайн-хранилища. Понимание местонахождения данных помогает оценить потенциальные риски и обеспечить соблюдение правил защиты данных.
Кроме того, надежная система резервного копирования необходима для предотвращения потери данных в случае стихийных бедствий или сбоев системы. Оценка механизмов резервного копирования, обеспечиваемых электронной системой хранения, необходима для обеспечения доступности и целостности данных формы I-9.
Контроль доступа и ведение журнала аудита являются важными функциями для мониторинга и регистрации лиц, имеющих доступ к хранимым записям. Ведение журнала аудита помогает отслеживать любые несанкционированные или случайные изменения формы I-9 и обеспечивает соблюдение нормативных требований. Кроме того, компаниям следует рассмотреть возможность оперативного предоставления формы I-9 всем нынешним и уволенным сотрудникам в требуемые сроки по запросу Иммиграционной и таможенной полиции США (ICE).
Страховое покрытие является важным фактором, особенно в тех случаях, когда компания не может предоставить необходимые документы в установленные сроки. Проверка наличия у поставщика системы страховки для покрытия потенциальных убытков и штрафов, возникающих в результате несоблюдения требований, может защитить компанию от финансовых обязательств.
Также следует учитывать специфичные для штата вопросы проверки занятости. Электронная система хранения должна иметь средства для удовлетворения любых уникальных требований, предъявляемых различными штатами в отношении проверки права на трудоустройство.
Следует также оценить практические соображения, связанные с повседневной деятельностью. Система должна включать в себя такие функции, как система отслеживания, которая будет напоминать компаниям о предстоящих обновлениях формы I-9, когда документы, разрешающие работу, подлежат повторной проверке. Также следует рассмотреть программы обучения, предлагаемые поставщиком системы для полевых агентов, ответственных за заполнение формы I-9 и использующих дополнительные службы проверки, такие как E-Verify и SSNVS.
Наблюдение за потенциальным сотрудником во время заполнения раздела 1 формы I-9 и проверка его внешнего вида и документов, удостоверяющих личность, являются важными шагами в обеспечении соблюдения требований. Электронная система хранения должна содержать четкие указания о том, кто должен выполнять эти задачи.
Другие практические соображения включают возможность обработки особых обстоятельств, таких как ситуации с уникальными документами или когда сотрудник меняет свое имя для расчета заработной платы. Система также должна обеспечивать соответствующие механизмы хранения и поиска вспомогательных документов, таких как разрешение на работу и документы, удостоверяющие личность, а также результаты E-Verify и Службы проверки номеров социального страхования (SSNVS).
В дополнение к этим критериям компаниям следует узнать о страховом покрытии, советах по соблюдению государственных стандартов и рекомендациях по участию в таких программах, как ICE взаимного соглашения с работодателями (IMAGE). Программы обучения распознаванию поддельных документов, удостоверяющих личность, также могут быть полезны для компаний, использующих электронные системы хранения.
Прежде чем принять решение об электронной системе хранения формы I-9, компании должны тщательно оценить доступные варианты и рассмотреть конкретные потребности своего бизнеса. Обращаясь к важным критериям, обсуждаемым в этой статье, и задавая соответствующие вопросы, компании могут принять обоснованное решение, которое обеспечит соблюдение требований, повысит эффективность и минимизирует риски. Электронное заполнение и хранение формы I-9 может стать ценным решением в современную цифровую эпоху, поддерживая компании в их стремлении сократить расходы, сэкономить время и обеспечить точное ведение учета.
Название: Важные критерии электронного хранения формы I-9
Введение
Решение о том, следует ли использовать электронное заполнение и хранение формы I-9, является важным решением для любой компании. С целью сокращения затрат, экономии времени и обеспечения точного заполнения формы многие организации выбирают «безбумажный» подход. В этой статье рассматриваются ключевые критерии, которые следует учитывать при оценке вариантов электронного хранения формы I-9, и подчеркиваются преимущества использования электронных форматов.
Преимущества электронного заполнения и хранения
-
Снижение затрат: электронное заполнение и хранение устраняют необходимость в физических бумажных формах, сокращая расходы, связанные с печатью, хранением и поиском. Это также сводит к минимуму риск потери или повреждения документов.
-
Эффективность использования пространства. Для хранения бумажных форм требуется физическое пространство внутри организации. Электронное хранилище сводит к минимуму потребность в физическом хранении, освобождая ценное офисное пространство.
-
Экономия времени: электронное заполнение оптимизирует процесс за счет автоматизации определенных задач, таких как ввод данных и проверка документов. Это экономит время как HR-персоналу, так и сотрудникам.
Критерии электронного хранения
-
Безопасность системы: система должна соответствовать критериям, установленным Службой гражданства и иммиграции США (USCIS), чтобы гарантировать целостность, точность и надежность электронной системы хранения. Должны быть приняты надежные меры безопасности для защиты конфиденциальной личной информации.
-
Хранение и резервное копирование данных. Определите, будет ли информация храниться в сети вашей компании или в онлайн-системе хранения. Кроме того, убедитесь, что система имеет надежный механизм резервного копирования для защиты данных в случае стихийного бедствия или сбоя системы.
-
Контроль доступа и проверяемость: Система должна обеспечивать контролируемый доступ только авторизованному персоналу. Функция журнала аудита необходима для регистрации каждого случая доступа к данным, помогая отслеживать, кто и когда получал доступ к записям.
-
Соблюдение требований к оформлению документации: В случае проверки Иммиграционной и таможенной службой (ICE) система должна обеспечивать быстрое предоставление форм I-9 всех текущих и уволенных сотрудников в течение указанного периода времени. Убедитесь, что поставщик программного обеспечения/системы имеет страховое покрытие на случай возможных убытков и штрафов, возникающих в результате несоблюдения требований.
-
Проверка занятости на уровне штата: Система должна учитывать различные требования проверки занятости на уровне штата, обеспечивая соблюдение соответствующих правил.
-
Гибкость рабочего процесса: рассмотрите, как система обрабатывает обновления формы I-9 при переводе сотрудника на новое место, а также возможность устанавливать напоминания об обновлении форм по истечении срока действия документов, разрешающих работу.
-
Обучение и поддержка: проверьте, предлагает ли поставщик программы программы обучения для полевых агентов, ответственных за заполнение формы I-9. Кроме того, узнайте об обучении, связанном с E-Verify и Службой проверки номера социального страхования (SSNVS).
-
Сбор и проверка подписей. При использовании электронных подписей система должна фиксировать и прикреплять электронные подписи во время транзакции. Он также должен создать запись, подтверждающую личность подписавшего, и предоставить печатное подтверждение транзакции.
-
Обработка особых обстоятельств: убедитесь, что система способна обрабатывать уникальные ситуации, например, когда сотрудники имеют определенный статус визы или случаи, когда документы сотрудника изначально не соответствуют базе данных E-Verify.
-
Соответствие государственным стандартам. Поставщик системы должен давать советы по обеспечению соответствия развивающимся государственным стандартам и правилам, помогая поддерживать систему в актуальном состоянии.
Заключение
Электронное заполнение и хранение формы I-9 предлагает многочисленные преимущества для организаций, стремящихся оптимизировать свои процессы и сократить расходы. Однако тщательное рассмотрение упомянутых выше критериев имеет решающее значение при выборе электронной системы хранения данных. Оценивая эти факторы и проводя тщательное исследование, работодатели могут принять обоснованное решение, которое соответствует потребностям их бизнеса и обеспечивает соблюдение соответствующих правил.
-
Кредиты На Случай Травмы В Пользу Клиентов
19 Oct, 24 -
Судимости Можно Получить В Суде
19 Oct, 24 -
Когда Адвокаты По Автокатастрофам Полезн?
19 Oct, 24
