Всем привет, меня зовут Константин Кузнецов, я генеральный директор и основатель RocketSales. В ИТ-сфере вполне распространена история, когда отдел разработки живет в своей вселенной.
В этой вселенной есть увлажнители воздуха на каждом рабочем столе, куча гаджетов и очистителей для мониторов и клавиатур и, скорее всего, своя система управления задачами и проектами.
Подумаешь?
Возможно, для кого-то это ничего.Но мы столкнулись с проблемой.
Мы строим и автоматизируем системы продаж, внедряем CRM и создаем облачную инфраструктуру для бизнеса.
Помимо отделов разработки и производства, в клиентских проектах часто участвуют маркетологи, продавцы, бухгалтеры и другие сотрудники.
И мы начали думать о том, как организовать эффективный процесс управления проектами.
Если процесс разработки и производства организован на такой платформе, как Jira или GitLab, то никто кроме разработчиков не понимает что к чему .
Чтобы привлечь к проекту стороннего сотрудника, нужно с ним встретиться, объяснить контекст, где-то записать задачу, потом отслеживать степень готовности в рабочих чатах, через чат получить результат и ввести его в Jira. И так каждый раз.
Разработка отрезана от других отделов компании, они не знают, как нас привлечь, и мы не знаем, нужно ли им наше участие.
Пару лет назад мы открыли для себя платформу Asana. В этом материале я хочу рассказать, как мы организовали процесс разработки и управления производством, чтобы: вся компания работала в единой экосистеме, всем хватило функционала, можно было оценить стоимость каждого проекта в часах и деньгах, работа с клиентами была долговременной: не в рамках одной задачи, а в рамках целого проекта с постоянным заделом идей.
Немного о знакомстве с Асаной
Я потратил 10 лет на поиск удобного программного обеспечения для управления проектами.Trello, Jira, Планфикс, Мегаплан, Битрикс24 и десятки других таск-трекеров не прошли проверку на прочность.
Потом я нашел Асану.
И все получилось.
По нашему мнению, это лучшая и быстрорастущая платформа для управления задачами и проектами.
Сегодня Asana — мировой лидер по популярности и удовлетворенности пользователей.
Об этом свидетельствует рейтинговая таблица g2. 
Мы поклонники Asana, мы даже прошли сертификацию, чтобы иметь возможность внедрять ее для наших клиентов.
Кратко опишу процесс от продажи до реализации проекта.
Поскольку мы продаем ИТ-услуги, наша воронка довольно длинная и ближе к концу попадает в отдел производства, а иногда и в отдел разработки.
Отдел продаж проводит стандартные манипуляции: аудит, согласование ЦП, подписание договора, передача сделки в производство.
Производство может не принять контракт: в нем должен быть указан бюджет, дата передачи в производство и ориентировочный фонд времени реализации проекта.
Благодаря комбинации amoCRM + Asana при передаче сделки из отдела продаж в производство и обратно работа нигде не прерывается.
Синим цветом обозначена зона ответственности отдела продаж, оранжевым — производственного отдела, розовым — отдела разработки.
Важно, что отдел разработки, в отличие от отдела дизайна, не участвует в каждом проекте.
Иногда настройка системы не требует нестандартных решений.
Итак, когда менеджер принял проект в производство, менеджер по продажам заходит в Асану в 1 клик (скриншот).
Из amoCRM проект автоматически создается в Asana. 
На общей доске проектов клиента автоматически создается задача (задание) с картой проекта и коммерческими предложениями.
Здесь отображаются все клиенты, которые в данный момент находятся в производстве.
Здесь назначается ответственный руководитель, устанавливаются сроки, выбирается вид работ и изменяются статусы задач.
Менеджер может запустить любой из предложенных в задаче автоматических бизнес-процессов: Найти/создать клиентский проект + прикрепить туда задачу
Заполните задачу информацией о транзакции
Создать сделку из текущей задачи
Проект заполняется всеми данными, указанными в amoCRM. В зависимости от типа услуги сразу создается набор подзадач для реализации собственно блоков работы.
Руководителю проекта остаётся детально декомпозировать задачи, распределить обязанности и сроки.
Эта доска помогает принимать в работу новые проекты.
Но следить за текущими статусами и наличием рискованных проектов на нем неудобно.
Как мы группируем задачи и проекты клиентов
Из общей доски всех проектов менеджер добавляет проект еще на 3 доски: личный кабинет клиента; портфель активных клиентов; портфолио менеджера.Давайте разберемся, зачем нам нужна каждая из сущностей.
На скриншоте вы видите личный кабинет клиента.
Почему эта доска?
Раньше мы мыслили категориями задач.
Я выполнил задание и пошел делать другое.
Оказалось, что мы делаем для клиента именно тот объем работы, который он просил.
Но мы хотели построить долгосрочные отношения, поэтому перешли от работы с задачами к работе с клиентами.
Мы обязательно записываем все идеи по улучшениям для клиента.
Даже если это мысль, случайно подброшенная клиентом в воздух, мы ее фиксируем и добиваем.
Так формируется бэклог задач; работа с клиентом не заканчивается.
Что на этой доске? Наша Асана подключена к нескольким сервисам: CRM-система (для взаимодействия с отделом продаж), TimeDoctor (для учета времени), ERP-система (для агрегирования всех данных в едином интерфейсе).
Мы ввели панель быстрого управления ресурсами в Asana. Вы указываете на табличку над заданием и видите, кто и как долго работал над заданием и какой бонус они заработали.
Работа производственного отдела исчисляется по часам, поэтому нам было важно строго отслеживать, сколько времени каждый сотрудник тратит на решение задач клиента.
Каковы преимущества использования доски? В результате в ERP-системе мы видим Отчет о проекте .
Статус сделки, участники проекта, бюджет проекта, количество отработанных часов и сроки.
Мы можем прогнозировать стоимость подобных проектов разработки, расчеты KPI становятся абсолютно прозрачными и нет места иллюзиям о том, что разработка занимает всего пару часов.
При необходимости у нас всегда есть интерфейс, который мы можем показать клиенту для отчетности.
Асана Портфели
Этот функционал реализован в Asana уже давно.Но мы не сразу это оценили.
Сначала мы просто собирали все проекты наших менеджеров в портфолио.
Оказалось, что за время работы в компании Денис Киселев работал с 61 клиентом.
Это здорово знать, но недостаточно, чтобы оправдать время, потраченное на его сбор.
И мы забили на портфели.
Все изменилось, когда мы приравняли проект в Асане к одной транзакции в CRM-системе.
Раньше менеджер подписывался на все проекты и получал уведомления обо всех изменениях во Входящих (ленте уведомлений).
Каждое обновление статуса и новый комментарий отображались в ленте, начиная с самого нового.
В понедельник менеджер сел и последовательно выполнил задачи из папки «Входящие».
О приоритетах речи не шло, а иногда важные задачи так и не решались.
Теперь есть портфолио сотрудников и портфолио проектного отдела.
В первом руководитель управляет своими проектами, второй дает менеджеру функционал контроля текущей загруженности всех сотрудников.
Портфолио проектного отдела
На скриншоте вы можете видеть проекты, отсортированные по сотрудникам.
Раз в неделю менеджер проекта обновляет статус каждого проекта.
Пишет, что было сделано на прошлой неделе и что запланировано на следующую неделю.
Устанавливает один из трех тегов: под контролем, в опасности, есть проблемы.
Менеджер может быстро оценить: текущий объем клиентов в проектном отделе, количество проектов в работе у каждого менеджера, количество просроченных задач по проектам, наличие проблем и необходимость участия в проектах, сроки проекта, затраченное время, этап воронки и приоритет проекта.
Портфолио также помогает нам с отчетностью.
После обновления статуса проекта в клиентский чат автоматически отправляется отчет о выполненных и запланированных работах.
Портфолио сотрудника
Даже у руководителя конструкторского отдела есть свое портфолио.Если, тьфу-тьфу-тьфу, он снимет свои полномочия, новый человек увидит все подконтрольные ему проекты, за которыми он должен продолжать следить.
Сотрудники линии также оценили удобство планирования загрузки в портфеле.
Во вкладке «Нагрузка» Асана анализирует объем задач с учетом сроков и предупреждает, если сотрудник запланировал чрезмерный объем задач.
Вы можете изменить сроки и уточнить детали, не покидая эту вкладку.
Решение ошибок и индивидуальная разработка
У нас есть отдельная команда, отвечающая за разработку.В рамках бизнес-процесса ему поступают задачи двух типов: ошибка, новая разработка.
Баги проверяются, оцениваются на критичность и передаются в работу службой технической поддержки.
Задачи на разработку поступают либо из внутреннего продуктового бэклога компании, либо от руководителя проекта при наличии соответствующего запроса от клиента.
В целом процесс разработки выглядит так.
Задачи ложатся на доску разработки в Асане.
Вот она.
Директор задачи выбирает тип «Ошибка» или «Функция», задает степень критичности, указывает заказчика и внутренние подразделения компании, на которые затрагивает задача.
Когда задача соответствует всем требованиям внутреннего регламента, директор нажимает на значок молнии в верхней панели над задачей и запускает автоматический бизнес-процесс «Оценить в разработке».
Руководитель отдела разработки получает уведомление о новой задаче на оценку, а сама задача на время оценки переносится на отдельную одноимённую доску.
После оценки менеджер переносит задачу в спринт, соответствующий месяцу запланированного завершения.
Задачи всегда находятся на нескольких досках одновременно: на личной доске руководителя проекта, на форуме технической поддержки, на доске разработки.
Все участники и сотрудники, контролирующие задачу, видят ход выполнения задачи, получают уведомления и ведут обсуждения прямо в комментариях к задаче.
Когда задача выполнена, руководитель проекта или ответственный специалист технической поддержки «берёт» её на свою сторону для продолжения работы над проектом.
Что произошло, когда мы снова объединили отделы разработки и производства в единую среду с командой?
Во-первых, клиентские проекты стали более долгосрочными.Из-за постоянно пополняемого отставания средний чек увеличился.
Во-вторых, качество проектов значительно улучшилось, так как отдел разработки мог в любой момент задать вопросы маркетингу, продажам, бухгалтерии и т.д. Мы смогли своевременно подключить необходимые компетенции команды и предложить решения совершенно другого уровня.
Третий, сотрудники, менеджеры и клиенты получили полную прозрачность запланированных и выполненных задач.
Мы научились УПРАВЛЯТЬ проектами и поняли, что это абсолютно технический процесс, из которого можно практически полностью исключить человеческий фактор.
В-четвертых, коллектив стал более сплоченным.
Раньше сотрудники понятия не имели, чем занимаются мифические отделы разработки и производства.
Теперь, видя процесс разработки и технической настройки систем: отдел продаж находит в нем идеи и вдохновение, как продавать, маркетологи регулярно берут полезный контент для постов, статей, позиционирующих и рекламных текстов, менеджеры анализируют потребности и поведение клиентов, корректируя стратегию.
Результатом стала беспроигрышная трансформация, от которой выиграли мы, наши клиенты и наши партнеры.
Буду рад, если вы поделитесь в комментариях своим мнением: было ли что-нибудь полезное в моей статье и какие методы управления проектами вы используете в разработке! Теги: #Управление разработкой #Управление проектами #ИТ-инфраструктура #ИТ-компании #ИТ-компании #разработка #Бизнес-модели #crm #ERP #erp #asana
-
Услуги По Ремонту Ноутбуков Бангалор
19 Oct, 24 -
Что Такое Космическая Платформа
19 Oct, 24
