Записи служат основой любой организации, независимо от того, работает ли она в государственном или частном секторе. Они необходимы для достижения целей, задач и миссии организации. В случае правительства важность поддержания хороших показателей невозможно переоценить. Лучшие записи ведут к лучшему управлению, и поэтому крайне важно уделять должное внимание важной бизнес-функции управления записями.
Термин «Федеральный архив» охватывает любую информацию, независимо от ее формата, которая создается, используется или получена в ходе правительственной деятельности. Управление записями включает в себя комплексный процесс, который охватывает период от их создания до их окончательного уничтожения, которое может включать в себя либо уничтожение, либо помещение в специально отведенное хранилище.
Во многом рекорды сравнимы с людьми. Они рождаются или создаются, что знаменует их зарождение. С момента создания записи активно используются и управляются. Наконец, они достигают своей окончательной утилизации, либо посредством уничтожения, либо вывода из эксплуатации, когда их бережно хранят в помещениях, которые соответствуют всем необходимым нормам и правилам, регулирующим хранение правительственных документов.
Правительственные записи представляют собой второй по ценности актив, принадлежащий правительству, а его люди являются единственным более важным активом. Правительство полагается на записи так же, как люди полагаются на важные документы для эффективной повседневной работы. Представьте себе мир без свидетельств о рождении, водительских прав, свидетельств о браке, паспортов, завещаний на наследство или документов на собственность. Без этих жизненно важных записей было бы сложно оправдать наше существование. Нам придется изо всех сил пытаться определить свое прошлое, настоящее и будущее, а также средства, с помощью которых мы движемся по намеченному пути.
Аналогичным образом, если правительство не сможет должным образом управлять своими записями, оно не сможет выполнять свои обязанности перед своими гражданами. Точные, надежные и эффективные записи необходимы правительству для эффективного выполнения своих обязательств. Эти записи позволяют правительству предоставлять услуги, принимать обоснованные решения и поддерживать прозрачность и подотчетность.
В заключение отметим три отличительные особенности, подчеркивающие уникальность управления государственными документами:
-
Право собственности граждан. Правительственные записи принадлежат гражданам, которым они служат. В отличие от записей в частном секторе, которые обычно принадлежат самой организации, государственные записи существуют для удовлетворения потребностей людей и обеспечения надлежащего функционирования правительства.
-
Преднамеренное управление: Правительственные записи должны управляться сознательно. Управление записями не является пассивным процессом; это требует тщательного планирования и последовательного выполнения надлежащих процедур. Без продуманного управления целостность и доступность записей могут быть поставлены под угрозу, что ограничивает способность правительства выполнять свои обязанности.
-
Незаменимая природа. Незаменимая природа записей придает им высшую ценность. После уничтожения записи невозможно восстановить. Крайне важно найти баланс между хранением записей в течение соответствующего срока и удалением их при необходимости. Хотя некоторые записи должны храниться в течение неопределенного времени, другие могут устареть или создать угрозу, если будут храниться слишком долго. Записи чрезвычайно ценны именно потому, что после потери или уничтожения они становятся навсегда недоступными.
Подводя итог, управление документами федерального правительства является уникальной и жизненно важной обязанностью. Эти записи принадлежат гражданам, требуют продуманного управления и имеют незаменимую ценность. Признавая важность документов, внедряя эффективные методы управления документами и обеспечивая их доступность и безопасность, правительства могут выполнять свои обязательства и более эффективно и результативно обслуживать своих граждан.
-
Как Подать Заявку На Визу Невест?
19 Oct, 24 -
Справедливый Налог – Сказка
19 Oct, 24 -
Страховка Для Нелегалов
19 Oct, 24 -
Поиск По Ssn — Онлайн-Методы
19 Oct, 24 -
Судебный Процесс По Медицинской Халатности
19 Oct, 24
