Ты работаешь в офисе? Не факт, что вам повезет. И как минимум вы что-то теряете.
Но мы кое-что знаем об удаленной занятости.
И это не случайно – нашим сервисом часто пользуются компании именно для организации такого вида работ. В прошлом году мы провели большое исследование удаленной занятости.
Помимо интересных цифр и довольно обнадеживающих показателей в РФ мы обнаружили множество проблем с удаленными сотрудниками.
Им холодно и одиноко.
Они часто испытывают проблемы с общением и мотивацией, думают о смене работы и переживают, что их оторвут от коллег и всего, что происходит в офисе.
И это все следствие ошибок компаний.
Как их преодолеть с помощью интернет-технологий – под катом.
Рекомендуемые позы для удаленной работы
Битрикс24 решает проблемы удаленной работы
Битрикс24 часто используют для удаленной работы.Инструменты Битрикс24 организована таким образом, чтобы обеспечить охват всех задач и решить проблемы, которые теоретически могут возникнуть между компанией и сотрудником в процессе удаленной работы.
Поэтому мы решили не экономить на длине поста и подготовили для вас лонгрид из двух частей: в первой мы расскажем, как Битрикс24 помогает организовать работу с удаленными сотрудниками, а во второй дадим советы по организации взаимодействие, которое мы собрали вместе с нашими пользователями.
Основным элементом взаимодействия с удаленным сотрудником являются задачи — комплекс работ, которые он должен выполнить в срок и с оговоренным качеством.
С этого момента в игру вступает Битрикс24 .
В интерфейсе сервиса вы можете поставить задачу со следующими параметрами:
- лица, которым поручено задание – ответственное лицо, руководитель, наблюдатели, соисполнители
- сроки и планирование сроков
- подключение к проекту и другим задачам
- учет рабочего времени, сколько было потрачено на задачу (особенно актуально для удаленных сотрудников, время которых контролировать практически невозможно)
- привязка задачи к диаграмме Ганта (сотрудник может оценить зависимости в проекте)
- привязка к лидам, контактам, компаниям и сделкам из CRM (крайне важно для удаленного отдела продаж)
- контрольные списки
В будущем менеджеру будет доступен счетчик, показывающий, сколько времени ушло на выполнение этой задачи.
В ходе работы руководитель оперативно получает информацию о начале и завершении работ, сдвигах сроков и просроченных задачах.
Если задачу можно разделить на этапы, стоит добавить чек-лист, в котором сотрудник будет отмечать выполненные шаги, а руководитель будет контролировать процесс.
Задачи можно связывать и разделять на подзадачи, т. е.
можно поэтапно разбить проект между фрилансерами и контролировать каждого в отдельности.
Часто случается, что во время работы над задачей нужно срочно что-то обсудить с коллегами, обменяться файлами или документами.
В Битрикс24 Вы можете писать комментарии к задачам, подключать к ним соисполнителей и прикреплять туда файлы и изображения.
Возможно совместное редактирование документа и контроль его изменений.
Документы сохраняются на диске, поэтому они доступны из любой точки мира, где есть доступ в Интернет. Работу всей команды или отдельного проекта (например, привлеченных к проекту фрилансеров) можно отслеживать на ленточной диаграмме Ганта.
Прямо на графике вы можете открывать и редактировать задачи и подзадачи или менять сроки выполнения работ, просто перетаскивая сегменты.
Диаграмма Ганта хороша тем, что она показывает, как задачи зависят друг от друга, и является важным инструментом для создания дисциплины и мотивации выполнять задачи вовремя.
Важным моментом в работе с задачами является возможность привязки их к CRM (лиды, контакты, компании и сделки).
В CRM есть специальный раздел «Мои дела», в котором отображается список всех задач, упорядоченных по срокам выполнения.
Менеджер сразу видит, что ему следует сделать в первую очередь, что он должен сделать для конкретного клиента, сделки, и выбирает дела определенного типа (например, кому ему сегодня позвонить).
CRM также отправляет оповещения менеджерам, чтобы ни одно дело не было забыто или просрочено.
За счет омниканальности и внедрения «умной CRM» в Битрикс24 ( мы уже писали об этом ), сотрудники могут собирать лиды со всех каналов коммуникации и перераспределять их между собой.
Географическое расположение сотрудника не имеет значения.
В общем, все Битрикс24 направлена на то, чтобы отвязать сотрудников от их рабочих мест и дать возможность работодателям набирать персонал и формировать подразделения не в шаговой доступности от метро, а там, где в компании находятся наиболее профессиональные и востребованные кадры.
В первую очередь эти задачи решаются с помощью мобильного приложения, которое всегда под рукой.
Это не обрезанная версия и не карта клиента, а полноценная версия Битрикс24, в которой доступен максимальный функционал.
Работа с электронной почтой также была значительно улучшена.
Теперь каждый сотрудник сможет подключить свою рабочую почту к email-трекеру, а вся история общения с клиентом будет автоматически передаваться в CRM. Трекер проверяет входящие и исходящие письма, распределяет корреспонденцию с клиентами по карточкам клиентов.
Если клиент новый, в CRM появляется «лид».
История переписки с клиентом не теряется, даже если сотрудник, который ее вел, увольняется - удаленные сотрудники менее стабильны, чем прикрепленные к офису, а значит, даже при абсолютном доверии лучше защитить корпоративную информацию от форс-мажорных обстоятельств.
ситуации.
Еще один важный помощник в работе с распределенной командой — автоматизация бизнес-процессов.
С помощью простого редактора вы легко сможете описать необходимый процесс, выбрать ответственных за выполнение этапов и приступить к работе — чтобы создать и запустить бизнес-процессы, не нужно быть программистом или знать обозначения наизусть.
Сначала, конечно, лучше написать цепочку БП на бумаге, а затем перенести ее в Битрикс24, просто перетаскивая блоки из меню.
Используя бизнес-процессы в Битрикс24, вы сможете решать широкий спектр задач: от согласования договора или заявления на отпуск до распределения заявок между менеджерами по продажам.
Внутри процессов настраиваются виды и сроки уведомлений, а также время каждого этапа процесса — никто ответственный не сможет тянуть время и сдвигать сроки всего проекта.
По результатам выполненной работы руководитель может формировать отчеты, воронки, отслеживать рабочее время и оценивать эффективность работы каждого сотрудника и проектных команд в целом.
Элементы корпоративной социальной сети Битрикс24, такие как Live Feed, значки, награды и фотоальбомы, помогают формировать корпоративную культуру в сети и не дают географически распределенной команде чувствовать себя разобщенной.
Битрикс24 помогает решить большинство проблем при работе с фрилансерами; Его главное преимущество – универсальность.
Менеджерам не нужно устанавливать десятки приложений, мессенджеры, CRM и менеджеры задач — весь бизнес ведется в одном сервисе, а это удобно и экономически выгодно с точки зрения управления и экономии времени.
Больше времени остается на основную работу, а не на рутинную работу.
Лечение болезней с помощью фотографии – советы компаниям
При работе с удаленными сотрудниками важно соблюдать правила, которые сделают отношения полноценными.
- Установите баланс между рабочими и неформальными отношениями.
Сотрудник должен чувствовать себя частью команды, быть включенным в корпоративную культуру, но в то же время понимать ответственность за выполнение работы и знать, как она будет оцениваться.
- Определить параметры оценки работы и контроля ее выполнения.
Контроль должен быть оперативным, открытым и понятным, чтобы удаленный сотрудник мог принять меры по исправлению своих действий.
- Выстраивайте отношения с другими сотрудниками, обеспечивайте постоянный контакт и сотрудничество.
Обязательно общайтесь с сотрудниками как по рабочим, так и по отвлеченным вопросам – используйте чаты, интерактивные виртуальные доски, видео, да что угодно.
Не забудьте поинтересоваться об отдыхе и предложить обменяться фотографиями.
Это особенно важно, если распределен не весь коллектив, а небольшая его часть, испытывающая дискомфорт от отсутствия офиса.
Проводить брифинги, совещания и онлайн-встречи, в ходе которых сотрудник будет участвовать в обсуждении рабочих вопросов.
Даже если вы столкнулись с интровертом, которому лучше без общения, настаивайте на взаимодействии – это, в первую очередь, работа.
Не ограничивайтесь телефонией и общением, используйте видеосвязь.
Дело в том, что помимо информации человек получает и передает невербальные сообщения, которые можно только увидеть.
Общаясь с помощью видео, вы не только создадите эффект присутствия, но и немного разрядите атмосферу делового общения.
В нашем коллективе принято проводить «телеконференции», когда удаленные группы и сотрудники собираются в одном помещении или на своем рабочем месте и видят друг друга, приветствуют друг друга взмахами руки, улыбаются и уж точно не жуют во время общения.
.
Обучите удаленных сотрудников составлять отчеты и фиксировать проделанную работу.
Если вы работаете с работником по трудовому договору, то контролируйте его рабочее время.
Удаленный сотрудник не является фрилансером; эта линия должна быть четко проведена.
Его рабочее время принадлежит компании.
Что касается отчетов, то проще всего дать доступ к CRM-системе или корпоративной социальной сети и потребовать своевременного ввода данных.
Таким образом, и вы, и сам сотрудник будете в курсе.
Избегайте письменного общения в критических ситуациях.
Это связано с тем, что вы можете неправильно понять или неверно истолковать интонацию.
Кроме того, разговаривая и обсуждая голосом гораздо быстрее, вы просто экономите время.
Раньше мы использовали Skype, теперь инструментов Битрикс24 вполне достаточно.
Оцените работу.
И совершенно не важно, как вы это сделаете: напишете о результатах, прокомментируете отчет, посчитаете KPI или повесите значок на аватар сотрудника.
Находясь далеко от офиса, важно понимать, насколько хорошо вы справляетесь с задачами и какую пользу приносите компании.
Это не какая-то абстрактная мера похвалы, а основа для анализа направлений дальнейшего развития.
Не бойтесь эмоций, используйте смайлы в письменном общении.
Кому-то это может показаться очень странным, но коммуникативная среда человека сегодня такова, что смайлики сопровождают его повсюду, и он привыкает к такому способу выражения эмоций.
Это не отменяет делового тона общения, но привносит дозу человечности.
Старайтесь видеться оффлайн хотя бы раз в год. Это могут быть корпоративные мероприятия, тренинги, конференции или ежегодные встречи, но встречи за пределами виртуальной реальности просто необходимы.
Так вы сможете оценить уровень лояльности сотрудника, представить команду и продемонстрировать некоторые нюансы, которые невозможно передать онлайн.
Наш случай, наверное, не уникальный, но все же редкий.
Обычно разработчики, программисты, дизайнеры, копирайтеры и даже рекламщики работают удаленно.
Мы рискнули и победили — построили отдел удаленных продаж.
Правда, до недавнего времени вся автоматизация сводилась к использованию CRM в Битрикс24 — по ней судили об эффективности каждого.
Но с обновлением Битрикс24 и вниманием к омниканальности мы получили все, что хотели — теперь ни от одного регионального продавца не уходит ни одного лида.
Мы подключили открытые линии к CRM, теперь абсолютно вся информация поступает в CRM, мы расширили каналы управления взаимоотношениями с клиентами: теперь это чат на сайте (часть Битрикс24), социальные сети и личные сообщения менеджерам.
А главное, все это происходит в одном сервисе Битрикс24, нам не нужно авторизоваться, переключаться, искать по скрытым папкам соцсетей — все запросы гарантированно до нас дойдут. Более того, ребята стали взаимозаменяемыми и, видя поступающие в CRM лиды, могут их перераспределять.
Дайте сотрудникам гарантированное время — они должны точно знать, когда смогут поговорить с вами один на один.
Такой контакт важен с точки зрения работы над проектами и психологического взаимодействия.
Самое сложное — работать с мотивацией и корпоративной культурой.
Бывает, что сотрудники, особенно удаленные, демонстрируют свою изолированность от коллектива и пренебрегают корпоративной культурой.
Нам нужно с этим бороться.
Но сначала поймите для себя, что корпоративная культура – это не походы на шашлыки и лазертаг, а, прежде всего, выстраивание внутренних коммуникаций, создание команды с общей целью.
Сначала мы использовали самописный корпоративный портал — если без пафоса, скромный внутренний сайт с фотографиями, днями рождения, базой знаний, чатом и анонимными цитатами типа башорг.
Был вентилятор, но почти никакой ценности.
В результате мы перешли на Битрикс24 как на корпоративную социальную сеть.
Все было хорошо: чаты, прямая трансляция, общение, фотоальбомы и т. д. Поначалу нам хватало бесплатной версии, но по мере роста отдела и усложнения процессов он стал слишком мал.
Сейчас мы перешли на коммерческий тариф и имеем почти внутреннее пространство (здесь в плане не масштаба, а порядка).
И да, все удаленные сотрудники с радостью делятся интересными событиями, новостями отрасли, пополняют базу знаний — и, мне кажется, здесь немаловажную роль сыграло человеческое любопытство.
А самое главное, работа над проектами прошла хорошо – чувствуется сплоченность команды.
Что делать с фрилансерами?
Еще один способ сэкономить на затратах и получить качественную работу — сотрудничать с фрилансерами.Особенно популярен такой вид взаимодействия в компаниях, где та или иная работа необходима время от времени, а не на постоянной основе.
Хороший фрилансер умеет организовать свою работу, разбивает проект на задачи и понимает, что уведомление клиента о ходе работы придает отношениям профессиональный статус.
Необходимо установить контрольные точки, чтобы клиент знал, как продвигается проект. Задачи в Битрикс24 и диаграмма Ганта помогут вам решить эту задачу.
На вас работает фрилансер, вы платите ему деньги.
Соответственно, вы имеете право контролировать работу.
Чтобы контроль не выглядел навязчивым и бессистемным, разбейте весь проект на задачи, подзадачи и определите часы и дни до вех.
Не позволяйте вашему дедлайну выглядеть так: 
Также диаграмма Ганта помогает отслеживать работу фрилансера в контексте деятельности всей команды.
Это очень полезно, если наемному сотруднику необходимо интегрироваться в проект — например, дизайнеру разработать новый лендинг для акции.
Даже если вы работаете с надежным и проверенным фрилансером, обязательно контролируйте сроки и общайтесь с ним с помощью чатов, видео и т. д. — так вы сможете поддерживать рабочее взаимодействие.
Помните, что человек работает на себя, и его может перекупить более дорогой или интересный проект. Поэтому обратная связь – залог своевременного и безболезненного решения проблем.
В отличие от удаленного сотрудника, фрилансера не нужно знакомить с командой — работайте с ним в выделенном гостевом пространстве в корпоративной информационной системе.
Например, в Битрикс24 вы можете создать отдельный проект, и фрилансер будет иметь ограниченный доступ только к той информации, которую вы считаете необходимой ему предоставить.
Если вы работаете с фрилансером в автоматизированной системе, например Битрикс24, то все наработки он передает вам через интерфейс системы, они сохраняются и резервируются на вашей стороне.
Даже если сотрудник поведет себя неадекватно, информация не будет повреждена или утеряна.
Удаленная работа и фриланс — сложные в организации процессы, которые с течением времени могут принести впечатляющие результаты.
Но важно обратить внимание на две важные вещи: человеческие отношения и автоматизацию.
Чем продуманнее автоматизация, тем прозрачнее будут отношения и выше продуктивность.
К тому же такое взаимодействие строится с нуля – а это значит, что у компании есть реальный шанс получить ценного сотрудника, а у сотрудника – продуктивная команда, интересные задачи и относительная свобода.
В обмен на ответственность, конечно.
И Битрикс24 здесь отличный помощник просто потому, что платформа идеальна для удаленной работы.
Теги: #bitrix24 #crm #удаленное управление сотрудниками #фриланс #Удаленная работа #CRM-системы #Управление проектами #Разработка стартапов #Управление персоналом
-
Обзоры Утилит Очистки Реестра
19 Oct, 24 -
Красные Команды Для Взлома Проекта Пентагона
19 Oct, 24 -
Давайте Жить В Мире
19 Oct, 24 -
Новое Расширение "Лекз Ридер"
19 Oct, 24 -
Классы Охраны – Использовать Или Нет?
19 Oct, 24 -
Uwp – Выпуск № 183
19 Oct, 24
