В этой статье я поделюсь с вами обзором тенденций в области документооборота и документации.
Материал основан на личном опыте и наблюдениях, данных открытых источников и публикациях вендоров.
«Рожденный цифровым» — это смерть! Vive le «рожденный онлайн»!
История документов от динозавров до «рожденных онлайн»
Давным-давно, когда компьютеры только входили в повседневный рабочий процесс, а программное обеспечение только начинало совершенствоваться в распознавании отсканированных документов, человечество начало активно конвертировать бумажные документы в цифровой формат.
Затем наступила новая эра.
Все документы, рабочие и личные, создавались на компьютерах, но по-прежнему печатались на бумаге.
Так продолжалось до тех пор, пока на горизонте не появилась «безбумажная» концепция, призванная увеличить скорость документооборота, которая постепенно была переложена на плечи специального программного обеспечения.
При этом мы наблюдали, как с повсеместным проникновением Интернета наступило время «рождения цифровых», о чем свидетельствовало не только появление материалов, созданных в цифровой среде для цифровой среды, но и поворот пользователей к потреблению релевантного контента.
Определение «рождено цифровым» относится к материалам, созданным в цифровом формате, в отличие от тех, которые претерпевают трансформацию из аналогового формата в цифровой.Кроме того, в контексте «рожденного цифровым» различают «цифровое для печати», но, на мой взгляд, настоящего «рожденного цифровым» следует рассматривать как «рожденного, чтобы быть/жить/оставаться цифровым» и определять через жизненный цикл информации.Чаще этот термин используется по отношению к электронным библиотекам и процессам в организациях, связанным с хранением данных и интеллектуальной собственностью.
Однако с развитием технологий понятие «рожденный цифровым» стало применяться и к цифровому контенту для частного потребления (электронные книги, музыка и т. д.).
Другими терминами, которые появляются в отношении такого контента, являются «изначально цифровой», «цифровой» или «цифровой эксклюзивный».
— пер.
Последним шагом на пути к цифровой трансформации является переход от «рожденного цифровым» к «рожденному онлайн», который начался несколько лет назад и продолжается все более быстрыми темпами по всему миру.
В гонке за бизнес-пользователей такие гиганты, как Microsoft и Google, предложили полностью «онлайновый» опыт работы с привычными форматами документов.
Здесь я говорю о Microsoft Office 365 и Google G Suite (мы знакомы с ним по Google Docs, Sheets, Slides).
С этого места я начну рассказ о тенденциях работы с документами и документацией.
Усиление тенденций
Миграция пользователей на веб-сервисы
Процесс перехода на онлайн-инструменты работы с документами становится все более интенсивным.Обращение пользователей к онлайн-инструментам – это свершившийся факт. Остается только добавить, что по мере того, как такие сервисы, как Microsoft Office 365 и Google G Suite, приобретают функционал и становятся более доступными, процесс перехода на онлайн-инструменты для работы с документами становится все более интенсивным.
Ажиотаж вокруг «рождения онлайн» обещает продлиться еще долго.
Функция управления версиями документов
Если до недавнего времени о контроле версий говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере есть свои инструменты, поддерживающие управление версиями хранимых документов.Многие популярные онлайн-сервисы документов поддерживают контроль версий.
Это самое прекрасное, что делает процесс редактирования документов качественно недостижимым для большинства настольных программ.
Научившись пользоваться этой возможностью, вы всегда будете иметь доступ к историческим данным в нужном вам виде и не утонете в бесконечном количестве файлов «_final».
Это лишь 1/5 всего списка версий одного документа.
Нет необходимости этого делать.
Если до недавнего времени о контроле версий говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере есть свои инструменты, поддерживающие управление версиями хранимых документов.
Место таким опциям нашлось в инструментах для дизайнеров, например, в Фигма , в графических сервисах, таких как Люсидчарт , даже для управления конструкторской документацией есть подобные возможности, мне например когда-то довелось реализовать Витро-CAD на базе Microsoft SharePoint, который имеет функции управления версиями документов и возможности совместной работы с документами.
Например, так выглядит одна из ранних версий этой статьи в интерфейсе Google Docs.
Подобные варианты управления версиями файлов, независимо от их расширения и содержимого, можно найти в Dropbox, OneDrive и Google Drive. Я сохранил файл и получил новую версию, все очень просто.
Дуб Паук ( Источник ) Потенциальные преимущества использования:
- Уменьшение количества хранимых файлов
- Больше контроля над изменениями
- Прозрачность изменений при совместной работе над документом
- Доступ ко всей истории изменений документов
Переход на облачное хранилище
Следуя этой тенденции, все больше компаний переносят данные со своих офисных серверов в облако.Такой подход обеспечивает лучший опыт использования инструментов совместной работы с документами и упрощает обмен информацией, что особенно важно для географически распределенных компаний.
Высокая надежность хранения и качественный контроль доступа к документам могут стать хорошей мотивацией для перехода в облако.
Дуб Паук ( Источник ) Потенциальные преимущества использования:
- Отделение от инфраструктуры локального офиса, рабочих станций и VPN
- Удаление поддержки локального сервера хранения файлов.
- Повышение гибкости организации контроля доступа к данным
- Доступность данных через Интернет и мобильные платформы
- Высокий уровень защиты от потери данных
- Затраты на развертывание и поддержку
- Поддержка Active Directory, SSO, MFA/TFA
Можете со мной не соглашаться, но, на мой взгляд, хранение данных в облаке учит пользователей внимательно относиться к качеству и количеству хранимой информации.
Не доверяйте людям, которые хранят в папке 40 версий документа под названием «финальный».
Использование систем документооборота
Системы управления документами, сочетающие в себе функции создания, хранения, организации и совместной работы с данными и документами, получают широкое распространение в корпоративной среде.Многие сервисы могут похвастаться поддержкой автоматизированных рабочих процессов, связанных с документацией, таких как утверждение, утверждение, публикация, запросы на изменение и другие.
Примечательно, что системы управления проектами все чаще предлагают схожие функциональные возможности.
Пример портала на Confluence ( Источник )
Использование систем документооборота оправдано и в рамках отдельных проектов, когда необходимо обеспечить определенный уровень прозрачности и доступности информации для многих участников.
Например, с помощью Confluence вы можете организовать для клиентов раздел часто задаваемых вопросов, опубликовать подробную документацию по вашему продукту или услуге, поделиться ею с клиентами или коллегами, обеспечив при этом необходимый уровень доступа для всех.
Потенциальные выгоды от внедрения:
- Стандартизация и ускорение процессов документооборота
- Повышение уровня прозрачности и доступности информации
- Упрощение обмена информацией
- Организация хранения файлов документов и информации
Спрос пользователей на мобильные услуги растет
Если у вас есть система управления документами, вы храните документы в облаке или создаете и редактируете документы онлайн, неплохо иметь доступ ко всему со своего смартфона.Несмотря на то, что смартфон — не самая эргономичная платформа для работы, возможность участвовать в рабочих процессах и оставаться мобильным очень востребована в современном мире.
Новые горизонты
Документы, управляемые данными
Новый уровень организации работы с ключевыми данными, отслеживание которых критически важно для бизнеса и принятия решений на его основе.По мере роста объема и количества источников данных предприятия начали понимать, что необходимы новые инструменты для вывода, визуализации и регулярного применения сложных данных для принятия решений.
Инструменты, которые помогут минимизировать временной разрыв между получением данных и моментом их обработки, интерпретации и использования людьми.
Тот факт, что лидеры в области разработки программного обеспечения, такие как Google и Microsoft, уже предложили бизнесу решения в этом сегменте, доступные во всех смыслах, говорит о существующем рыночном спросе на подобный функционал.
Шаблон отчета на основе данных Google Analytics в Google Data Studio
Вы сможете одновременно взаимодействовать со своими коллегами с содержимым документов, презентаций, информационных панелей, при этом получать доступ к историческим данным, управлять контентом и диаграммами, фильтровать результаты, не имея навыков аналитика данных, знаний SQL, навыков программирования или прямого доступа к базам данных.
.
Хотя кажущаяся простота реализации таких решений может быть обманчивой, чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами этих инструментов, необходимо решить проблему сбора и подготовки данных к использованию.
Потенциальные выгоды от внедрения:
- Создание интерактивной среды для работы с данными
- Сокращение времени доступа к данным
- Организация среды управления бизнесом, основанной на данных
Блокчейн для хранения и обеспечения подлинности данных
Несмотря на то, что технология блокчейн стала жертвой рыночной депрессии в результате негативных событий, преследующих пионеров новой криптоэкономики, все больше компаний обращают свое внимание на преимущества и возможности, которые блокчейн может принести в их продукты.Появляются целые сетевые сервисы распределенного хранения данных, которые, конечно, не могут обеспечить такой богатый уровень функциональности, как «классическое» облачное ПО, но обладают рядом других преимуществ.
Например, основной особенностью блокчейна в действии является высокий уровень гарантии подлинности хранимых данных, высокий уровень независимости от инфраструктуры конкретного вендора или компании, а также беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным.
Даже некоторые авторитетные компании, такие как SpiderOak, внедряют блокчейн для решения подобных проблем.
Отдельные попытки на экспериментальном уровне появляются и в сфере хранения больших данных с использованием блокчейна.
Потенциальные выгоды от внедрения:
- Максимальные гарантии подлинности хранимых данных.
- Беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным.
- P2P может обеспечить высокоскоростной доступ к файлам.
- Распределение пиров по всему миру обеспечит высокую доступность данных, где бы вы ни находились.
- Эчрезвычайно низкая стоимость (около $2 за терабайт)
В заключение
Хочу сказать, что как бы быстро вы не внедряли новые инструменты и приемы работы с документацией, в 99% случаев это игра в догонялки.Каждое реализованное решение и продукт всегда имеет ряд преимуществ и недостатков, которые могут иметь разный вес для разных компаний.
Подойдите к использованию новых инструментов, сначала ответив на вопросы о том, какой функционал вам нужен для вашей работы, а от чего можно смело отказаться.
Бонус для тех, кто дочитал до конца
Теги: #google docs #dropbox #dms #EMC #контроль версий #блокчейн #Jira #confluence #контроль версий #сотрудничество #ed #ECM/EDMS #Хранение данных #Управление проектами #Исследования и прогнозы в ИТ #облачные сервисы-
Одна Производственная Идея
19 Oct, 24 -
Увеличиваем Bl Или 7Bl За 20 Баксов
19 Oct, 24 -
Подкаст «Я Сказал На Каннада» (№ 10)
19 Oct, 24
