Привет, Хабр! Краткое описание - Я работаю руководителем IT-отдела крупной медицинской компании.
Около года назад я пытался заставить себя работать эффективно с распределением рабочего времени.
В этом посте мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм тайм-менеджмента.
Что такое тайм-менеджмент? Это инструмент управления своим временем, причем это касается не только рабочего времени, но и личного времени (внерабочего времени).
Пытаясь сделать все и сразу, вы в конечном итоге зайдете в тупик, не понимая, почему не хватает времени на все запланированное, и тогда просто начнете забывать некоторые задачи/идеи/цели, которые казались суперинтересными, суперприбыльными, супер инновационный.
Такое случилось со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал любые цели на второй план и в силу нынешнего погружения в свои основные обязанности и рабочую рутину, забывал об идеях, которые казались мне перспективными.
Примерно в начале года я начал искать программы, увлекательные статьи, которые помогли бы мне более качественно подойти к вопросу тайм-менеджмента, и поверьте, для себя я понял суть, которую не нашел ни в одной статье или книге/программе.
.
Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам эффективно распоряжаться своим временем и задачами, которые вы перед собой ставите:
1. Не обманывайте себя
Проработайте все гипотезы выдвинутых идей, не останавливайтесь на достигнутом, пока не найдете четкий ответ на заданный вами вопрос – будет ли эта идея/предложение востребована в вашем бизнесе/бизнес-процессе/работе.Гипотеза должна быть завершена на ясном факте (доказательстве ее необходимости) или четком опровержении.
На пути к этому доказательству большинство людей начинают заниматься самообманом, говоря себе – «о, это невозможно», «для меня это очень сложно», «никто этого не поймет» – поверьте мне, если все люди вокруг думали так же, тогда в мире не было бы электричества, у компаний не было бы хороших объемов продаж, новых продуктов и успеха в целом.
2. Научитесь признавать свои ошибки
Сложный психологический фактор, преодолев который, вы научитесь смотреть на вещи по-другому.Начните с признания себе, сложно ли вам сделать это перед человеком/процессом/действием, перед которым вы допустили ошибку.
Когда я только начал заниматься тайм-менеджментом, я столкнулся с этой проблемой.
Трудно было написать себе задачу о чем-то, что надо было сделать еще полгода назад, а потом то ли забыть, то ли «забыть», при этом понимая, что эта задача через какое-то время всплывет и ощущения от нее будут не лучше.
чем сейчас, или даже хуже из-за потерянного времени.
Признание своих ошибок, в конечном итоге, научит вас более внимательно относиться к задачам и их выполнению, ведь вам никогда не захочется сказать «да, я был неправ» и вы сделаете для этого все возможное, чтобы забыть о подобных признаниях.
и выполнить все в срок.
в срок и с максимальным качеством.
Ну а если вы допустите ошибку, вы научитесь принимать ее достойно и исправлять, ведь не зря еще в школе мы все работали над ошибками.
Важный момент – не ищите виноватых, ищите возможность сделать все, чтобы не повторять подобные ошибки в будущем (даже если ошибка допущена не с вашей стороны), общайтесь с командой, предлагайте решения, и адекватно реагировать на мотивированные жалобы.
Найти виноватого возможно только в том случае, если у вас много свободного времени, тогда есть время на ругань и тому подобные ненужные мыслительные порывы.
Я надеюсь, что вы не один из тех людей.
3. Не ленитесь
Словарь Даля характеризует лень следующими словами: нежелание работать, отвращение от работы, от работы, от деятельности; склонность к праздности и паразитизму.На самом деле не буду вдаваться в каждое слово, мы все взрослые люди и понимаем, что лень – далеко не положительное качество, я просто посмотрю на нее с точки зрения тайм-менеджмента.
Я записываю на листе бумаги ручкой множество задач, например, в течение дня (передо мной либо всегда лист бумаги, либо блокнот) и тут возникает очень важный момент – не ставить выключите на потом внесение задач/идей в файл, где вы управляете тайм-менеджментом, поверьте, лист может затеряться, на него может пролиться кофе, а если вы посмотрите в блокнот, вы можете забыть о запланированном, просто перелистнув другая страница.
Вносите задачи/идеи своевременно, обязательно делайте это в течение дня, не откладывая на завтра или вечер.
Как только у вас появится свободная минутка, сразу используйте ее эффективно, соблюдая самодисциплину, занесите данные в файл – это займет не более 2-3 минут. Подробнее о том, как сэкономить время на занесении задач в файл…
4. Пишите задачи кратко и понятно для вас.
Не стоит описывать весь технический процесс, если вы уверены, что сможете легко его вспомнить позже.
Вам быстро наскучит тайм-менеджмент, если вы будете тратить много времени на написание задач для себя.
То есть условно мне нужно - «Установить новый сервер, установить операционную систему Windows 2003 Datacenter, установить базу данных Microsoft SQL 2000 с последним пакетом обновлений, установить программы для резервного копирования всей ОС и базы данных…».
И т. д.» — Поверьте, если бы я поставил себе задачу в файле тайм-менеджмента таким образом, то я бы потратил много рабочего времени только на написание задач.
Я называю это «ярлыками памяти».
Поставив перед собой задачу «Установить сервер базы данных», я быстро вспомню, что мне нужно сделать в деталях, что также всплывет в момент проработки задачи.
Помните – вы ставите себе задачи, ставьте их в таком виде.
таким образом, чтобы можно было моментально запомнить, о чем идет речь.
Также лично я не ставлю задач, связанных с рутинной работой, если только в этот момент у меня не большая загруженность и я могу выполнить текущую задачу в ближайшие 15 минут. .
5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту; лучше поставить на день.
Возможно, этот аспект подойдет не всем, но думаю, что большинство со мной согласятся.
Краткая предыстория - изначально я пробовал использовать различные программы, в которых можно было установить напоминание на определенное время, определенный час, определенную минуту.
Это напоминание выскакивало на пол экрана с описанием задания, и в 90% случаев это происходило в момент моей пиковой нагрузки, когда на задание совсем не было времени и было 2 варианта - победить время выполнения или закрыть задачу.
В итоге после 3-го прерывания времени я просто сгорал от нежелания пользоваться этими программами и испытывал чувство стыда перед собой, что в очередной раз откладываю эту задачу еще на полчаса.
В конце концов я перешел на ежедневное планирование.
В течение дня, если вам интересно, у меня от 2 до 5 задач, в зависимости от предполагаемого времени на их решение; задачи, связанные с рутиной, как я писал выше, сюда не входят. Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач.
К вашему удивлению, это не просто очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять.
Это простой файл Excel с привычным вам интерфейсом, без каких-либо сложных формул.
Я остановился на таком формате, так как считаю, что нужно эффективно использовать те ресурсы, которые у нас есть, а кроме того, при необходимости мы можем просто начать заполнять дополнительную графу.
Файл нужно постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или перенеся его в автозагрузку (он откроется при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер, у меня нет такой проблемы - файл всегда запущен.
Перейдем к предложенному мною текущему варианту, рассмотрим столбцы: Что делать — в этой графе заполняю краткое название задачи, например «Установить сервер базы данных», «Шаблоны заказа отчетов из куба», «Отчет по клиентам», «Просмотреть выполнение планов», «Предложить скидка на товар М компании N» Дата постановки задачи — дата появления этой задачи.
На мой взгляд, важный фактор для того, чтобы понять, сколько времени уже было уделено данной задаче, с каких пор она еще не выполнена.
Я немного упрекаю себя, если вижу, что с момента создания задачи прошло 2 недели - месяц, а результата все нет. Если задание связано с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, а он так и не дал мне ответа, я напомню ему еще раз о заданном в задании вопросе.
Часто бывает, что без получения ответа от определенного сотрудника/отдела вашу задачу невозможно выполнить; если оно нигде не записано, то поверьте, вы забудете о нем, так же, как и человек, с ним связанный.
Таким образом, на начальном этапе можно легко испортить интересную идею.
Предполагаемая дата завершения - здесь я задаю дату, когда я ожидаю выполнения этой задачи, обычно я быстро просматриваю даты, заданные в строках, и, примерно понимая, сколько времени уйдет на выполнение той или иной задачи, устанавливаю расчетное время ее выполнения .
Иногда, когда большая загруженность в течение дня, я переносю эту дату, но, честно говоря, это происходит крайне редко.
Начав вести такой файл, вы впоследствии начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.
Дополнительный комментарий — здесь я описываю, например, те дополнительные действия, которые появлялись в момент выполнения задачи или комментарий при выполнении задачи.
Например, если задача затрагивает какого-либо сотрудника связанной компании, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от поставок», «отправил отчет, жду обработки», и если задача выполнена, затем пишу результат выполнения или пишу информацию о создании подзадачи (как раз тогда, когда гипотеза идеи не полностью подтверждена и требуются либо дополнительные доказательства, либо ее опровержение).
К каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она только что выполнена.
Это, пожалуй, самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь, что успешно справился с заданием.
Для обсуждения с руководством — в этой графе я ставлю либо «1», либо «0».
Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1»; если нет, то «0».
Согласитесь, будет удобно и максимально эффективно, если вы придете к руководству со списком задач и ничего не забудете? Честно говоря, я не могу все держать в голове или мне понадобится достаточно времени, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, и зачем тратить время руководства компании и себя, когда можно заранее иметь список вопросов, который можно быстро распечатать.
по возможности выйдем на обсуждение.
Также в задачах я пока начал использовать 4 цветовые схемы, которые использую для выделения линий задач.
Например, выделена строка: желтый – задание выполнено зеленый - найдено еще одно решение данной проблемы (в комментариях указываю какое) красным — что необходимо обсудить с руководством компании.
белым цветом — выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые выполняются в данный момент) Для определения номера задачи я использую номер строки в Excel; если, например, я создаю подзадачу (пытаясь подтвердить или опровергнуть гипотезу), то я ссылаюсь на номер строки, вызвавшей новую задачу.
В итоге все описанное выше для меня выглядит примерно так: 
Послесловие
Эффективно используя свое время, у вас появится больше идей и больше возможностей для их реализации, а также зная свой план на завтра, вы сможете легко управлять своим временем, не забывая о поставленных задачах, и даже в случае повышенного напряжения от рутины вы не забудет о важных, записанных в файле задачах.Возможно, кто-то уже использует какую-то схему тайм-менеджмента, кто-то пытается изобрести что-то новое, но я предлагаю вышеописанную схему, которую эффективно использую уже два месяца, постепенно совершенствуя, доводя рабочий подход до наибольшего совершенства.
.
Можно долго обвинять смежные отделы в забывчивости персонала, при этом сами вы в этом плане далеки от совершенства, а можете более эффективно подходить к своей работе, стремиться что-то улучшить и в конечном итоге быть лидером, хотя бы в отношение к команде вокруг вас.
Не думайте, что тайм-менеджмент поможет вам с первых дней, когда вы начнете им пользоваться.
В первые 2 недели вы будете судорожно вспоминать невыполненные задачи, заносить их в список и пытаться выполнять по 10 задач в день.
Еще через 2 недели вы поймете, что вы явно не сможете выполнять в день 10 задач, которые вы не смогли выполнить условно в течение года, и у вас появится понимание, сколько задач вы реально можете выполнить.
Вы начнете расставлять приоритеты задач, грамотно их расставлять и понимать, сколько времени потребуется на их решение.
И только спустя хотя бы месяц кропотливой работы вы начнете понимать, что такое «эффективный тайм-менеджмент», и я вам обещаю, вы начнете смотреть на свою работу и работу своих сотрудников другими глазами, постепенно повышая эффективность и качество.
Теги: #GTD #тайм-менеджмент #Управление проектами #GTD
-
Твиттер Для Маркетинга
19 Oct, 24 -
Швеция
19 Oct, 24 -
Как Я Провел Лето С C# 8
19 Oct, 24 -
Схема Шнорра И Ее Роль В Биткойне
19 Oct, 24 -
Реалии Российского Менталитета
19 Oct, 24
