В этой статье я представлю несколько проверенных и эффективных способов получения необходимой информации при проведении предметных исследований с целью описания бизнес-процессов и выявления требований в ИС.
Учебные документы
Это, наверное, первое, с чем сталкиваются все аналитики в начале любого проекта по анализу и автоматизации деятельности – куча документов на столе и напутственные слова руководителя: «Учиться».Проблемы:
- большое количество документов.
- неактуальность документов.
- неполное описание или «разрозненная» документация.
- Изучите документы перед проведением собеседований и встреч, а также перед подготовкой анкет, иначе во время встречи вы услышите не ответ на вопрос, а ссылки на документы, которые вам потом нужно будет найти и прочитать.
Потом у вас снова возникнут вопросы, основанные на прочитанном.
- При формулировании вопросов используйте информацию, полученную из документов.
Вы можете обратиться к документу, что улучшит мнение о вас в глазах заказчика, поскольку вы придете к нему не с пустыми руками.
Подготовьтесь к собеседованию
Один из самых простых способов выявить проблемы с трубами – опросить представителей всех подразделений, от старших менеджеров до оперативного персонала компании.Проблемы:
- Недоступность топ-менеджмента для собеседований.
Я часто слышу, что у многих людей просто нет времени, «приходи завтра».
- Отсутствие линейного персонала для проведения собеседований.
Не ждите, что вы сможете прийти к сотруднику и задать ему вопросы о том, чем он на самом деле здесь занимается.
В крупных компаниях все подобные встречи необходимо согласовывать с руководителями.
- Субъективный характер информации и узкое поле зрения (сотрудник знает свой распорядок дня и совершенно не понимает, как связать свою деятельность с деятельностью других сотрудников/подразделений).
- Бывают ситуации, когда сотрудник не заинтересован в предоставлении достоверной информации.
Это связано с тем, что реализуемый проект направлен на изменение его работы, это вызывает страх и неприятие.
Тогда через каждую фразу он будет повторять, что его все устраивает.
- Может иметь место смешение информации, часть которой может относиться к ситуации «как есть», а часть – к ситуации «как будет».
- Разработайте план собеседования и вопросы, а главное, сформулируйте цель собеседования.
Первая фраза не должна звучать: «Ну что ты здесь делаешьЭ» Лучший результат собеседования – это достижение вашей цели.
- Не теряйте контакт, сотрудничайте с сотрудниками.
Не должно быть ситуации, когда вы провели собеседование, а затем через 3 недели заявили о своем присутствии.
Не забудьте сказать фразу «Спасибо за уделенное время».
- В каждом отдельном интервью может быть не более одной-трех тем; в этом случае разделите обсуждение на несколько встреч.
- Используйте одну из следующих техник собеседования: «воронка» (разговор начинается с общих, вопросов «верхнего уровня», а затем переходит к конкретным), «пирамида» (разговор начинается с набора мелких, конкретных вопросов и постепенно переходим к общим); «бриллиант» (сначала обсуждаются конкретные вопросы, в середине обсуждаются общие, а в конце собеседования проводится конкретика).
Чаще всего я использую воронку, она позволяет более связно структурировать ответ и эффективнее запоминать детали, а также позволяет сначала получить представление о вопросе, а затем высказать свое мнение.
Последовательность пирамид рекомендуется использовать в ситуациях, когда у сотрудника отсутствует мотивация предоставить информацию по теме собеседования.
В таких ситуациях собеседование целесообразно начинать с конкретных вопросов, а более общие вопросы задавать в конце, когда сотрудник «поговорит».
- Место собеседования должно быть конфиденциальным.
Идеальный вариант: отдельное непроходимое помещение, не являющееся кабинетом.
Не нужно приглашать вас в кафе, на кухню или в курилку (это непрофессионально).
- Собеседование должно быть организовано руководителем респондента! Это особенно рекомендуется, если респондент отказывается от проведения интервью, ссылаясь на такие причины, как нехватка времени или отсутствие соответствующих указаний со стороны руководства.
- Записывайте то, что вам говорят, записывайте на бумагу или на диктофон.
Не спрашивайте одно и то же несколько раз.
- Слушайте больше, чем говорите.
Говорить следует так, чтобы установить контакт с собеседником в начале разговора, а затем придерживаться плана во время интервью.
Основное правило: не переходить к новой теме, пока не будет полностью раскрыта предыдущая.
Переходу от темы к теме должно предшествовать заявление, сообщающее о том, что одна тема завершена и начинается другая.
Это можно сделать в форме заключения, итогового резюме, построенного по типу конспективного вопроса, дающего респонденту возможность что-то добавить или дополнить.
- Перефразируйте и проговорите вслух свои ответы.
Перефразировав и структурировав уже сказанное, вы сможете уточнить, правильно ли вы поняли сказанное вам.
Этот метод также позволяет интервьюируемому добавить информацию или раскрыть важные моменты.
Мозговой штурм
Главный результат мозгового штурма заключается в том, что за короткое время суммируются опыт, знания и находятся оптимальные решения конкретных задач, удовлетворяющие каждого.Одним из фундаментальных аспектов мозгового штурма является независимость суждений.
Проблемы: При всех своих преимуществах «мозговой штурм» предназначен главным образом для обдумывания таких задач, как стратегия развития, продвижение бренда, вывод нового продукта на рынок.
Не используйте его в тех случаях, когда вы хотите получить узкоэкспертные знания, «неспециалистам» будет просто скучно или говорить ерунду.
Совет:
- За несколько дней до мозгового штурма участники должны получить формулировку проблемы, продумать варианты решения отдельно друг от друга и выбрать, по их мнению, наиболее подходящие.
Когда команда соберется, все предложения будут изучены, и можно будет увидеть все точки зрения и отдельные уровни рассмотрения проблемы.
Предварительная подготовка важна.
- Взаимная критика и промежуточные оценки строго запрещены.
- Избегайте мысли, что обсуждаемую проблему можно решить только известными методами; не должно быть фраз типа «мы уже 10 лет решаем это таким образом, давайте двигаться дальше».
- Во время дискуссии нет ни начальства, ни подчиненных – есть руководитель и участники.
- Если через 30–40 минут после начала мозгового штурма группа не нашла ни одной удовлетворительной идеи, то обсуждение следует прервать.
Проведение опроса
Проблемы:- Сформулировать вопросы довольно сложно, так как для составления качественной анкеты необходимо хорошо разбираться в деятельности организации.
- Трудно обработать большое количество анкет, особенно содержащих вопросы, допускающие неоднозначные ответы.
Ведение наблюдения
Наблюдение — вспомогательный метод, который используется в основном для сбора информации о бизнес-процессах и проверки информации от экспертов, полученной в ходе интервью.Бизнес-аналитик самостоятельно изучает ход процесса.
Полученная информация описывает как логику выполнения, так и содержит количественные данные о времени выполнения процесса и отдельных его функций.
Проблемы:
- Большие затраты времени.
- Искаженная информация.
Поведение персонала организации в присутствии наблюдателя может отличаться от повседневного поведения, что может привести к искажению логики процесса и изменению параметров выполнения его функций.
- Сам факт присутствия стороннего наблюдателя, как правило, приводит к повышению продуктивности участников процесса.
Необходимо замечать происходящие изменения, иначе полученные данные не будут объективными.
Кроме того, слежка часто вызывает раздражение у сотрудников.
Теги: #анализ информации #собеседование #ERP-система
-
Беспроводные Чудеса И Часы-Водопад!
19 Oct, 24 -
Робот Для Игры В Rock Band На Iphone
19 Oct, 24 -
Управление Рекламой (Android)
19 Oct, 24
