Образование состоит не в количестве знаний, а в полном понимании и умелом применении всего, что ты знаешь.Теги: #бизнес-консалтинг #фрилансГегель.
О внедрении программного продукта можно говорить очень долго, тема обширная, и нюансов в работе бизнес-консультанта очень много.
В первой части Реализация программного продукта.
Особенности работы бизнес-консультанта.
Часть I Я раскрыл лишь некоторые общие понятия и объяснил, чем отличается работа бизнес-консультанта для малого и среднего бизнеса от работы обычных исполнителей.
Я также рассказал об основных принципах, на которых основываю свою работу по реализации программного обеспечения.
Теперь предлагаю перейти к подробному рассмотрению процесса работы бизнес-консультанта при внедрении программного обеспечения.
Лично я делю реализацию на следующие этапы:
Здесь для наглядности я выделил все этапы реализации.
- Постановка целей;
- Внесение остатков в программу;
- Образование;
- Доработка программы;
- Написание документации;
- Тестовая эксплуатация;
- Промышленная эксплуатация.
Скажу сразу, некоторые из них пересекаются друг с другом или происходят одновременно.
Таким образом, разработка программного продукта осуществляется в несколько этапов; некоторые действия могут потребоваться после постановки цели.
Также почти всегда требуются доработки и после ввода балансов, и после просмотра клиентом программы, и даже в процессе обучения.
Но давайте обо всём по порядку.
Итак, мы много говорили о постановке целей как в этой, так и в предыдущих статьях.
Думаю, здесь вопросов быть не должно.
Но на всякий случай напомню: мы говорим о бизнес-цели, ради которой мы выбираем программное обеспечение.
Внесение остатков в программу
Ввод балансов в программу – это первый этап вашей работы по внедрению программного продукта.И этот этап предназначен для решения широкого круга задач: 1. Видимость.
Клиент сразу увидит, как его данные будут отображаться в программе.
Сможем уточнить ваши пожелания и потребности.
Предложите несколько решений, удобных для его бизнеса и его сотрудников.
2. Изучаем нюансы работы.
В процессе передачи остатков вы сможете узнать множество нюансов работы компании, разобраться, как работает какой отдел, какие данные им необходимы для работы, какие документы и отчеты чаще всего используются.
Также вы на практике узнаете, как работает сам программный продукт (если вы с ним ранее не были знакомы).
На основании этих данных можно написать техническое задание на программатора.
Примечание! Пишу ТЗ для программистов, всем удобно.
Сам я не настаиваю на наличии технических характеристик или брифов.
Я уже говорил об этом здесь.
Выясняется необходимость доработок.
Этот пункт становится результатом предыдущих.
С одной стороны, ты понимаешь, требуются ли доработки программного обеспечения, и если они нужны, то какие.
С другой стороны, ваш клиент тоже видит свои балансы в программе, может представить, как она будет работать, и внести дополнительные предложения по улучшению.
Например: Клиент хранит конкретную информацию о своих клиентах в своей программе.
При переносе обнаруживается, что у новой программы нет подходящего справочника, т.е.
некуда перенести эту информацию.
Кроме того, работа с любой информацией не ограничивается ее хранением; необходимо как-то использовать эту информацию в новой программе.
Это значит, что нужно разобраться, зачем нужна была эта информация, где она использовалась, и соответствующим образом модифицировать новый программный продукт. Итак, техническое задание составлено.
Вы передаете работу программисту, получаете результат и можете переходить к обучению сотрудников компании.
(Подробнее об улучшениях мы поговорим чуть позже).
Образование
Есть 2 варианта обучения сотрудников работе с новым продуктом: групповые занятия или обучение для 1-2 человек.Естественно, второй вариант дороже, но эффективнее.
И здесь руководитель обычно решает, как его сотрудники могут лучше учиться.
Как это произошло? Я думаю, что все знакомы с групповыми тренировками.
Собирается группа сотрудников, чаще всего из одного отдела.
Устанавливается проектор или другой вариант с большим экраном.
А потом я покажу и расскажу, как в новой программе создавать документы, необходимые для работы этого отдела, как формировать отчеты и т. д. и т. п.
Индивидуальное обучение гораздо интереснее.
Чаще всего я обучаю сотрудников компании в парах, потому что.
Это достаточно эффективно и экономит деньги заказчика.
Сначала я беру на работу одну пару, все подробно рассказываю, показываю, отвечаю на вопросы.
Далее наступает очередь второй пары.
И здесь мне помогает один из сотрудников, уже прошедший обучение.
Читаю лекцию, рассказываю особенности работы, объясняю все нюансы.
А сотрудник из первой пары показывает на практике, как выполнить то или иное действие.
Еще я говорю тем, кого учу, не записывать свои слова, так как важно точно понимать суть работы, а не заучивать алгоритм.
Таким образом я достигаю сразу трех целей:
Далее наступает очередь третьей пары.
- Работник, уже прошедший обучение, получает дополнительную учебную практику;
- Новая пара сотрудников видит, что их коллега сидит за компьютером.
Таким образом снимается возможный психологический барьер, они понимают, что в новой программе нет ничего сложного;
- Я снимаю с себя часть рутинной работы, а за меня это делает сотрудник клиента.
А здесь я беру в помощники сотрудника из второй пары и т. д. Очень важно давать обратную связь во время обучения.
В работе бизнес-консультанта процесс обучения должен работать в обе стороны.
Вы обучаете сотрудников работе с программным продуктом, а сами изучаете специфику работы компании.
Слушайте, что вам говорят и о чем спрашивают сотрудники.
На основе их вопросов и потребностей вы также можете составить список необходимых улучшений в программе.
Максимально общайтесь с сотрудниками компании! Не бойтесь диалога и не бойтесь показаться некомпетентным.
Вас уже пригласили в качестве эксперта.
Вам уже доверяют решение сложных и важных задач для компании.
Но вы не можете знать заранее все нюансы работы конкретной компании.
Поэтому не бойтесь фразы «Я не знаю».
Если вы затруднились ответить, возьмите тайм-аут и изучите возможности настройки программы так, как вам нужно, чтобы она работала.
И при необходимости фиксировать улучшения.
При обучении учитывать гендерные различия сотрудников Почему-то об этом часто забывают, поэтому я выделяю этот важный момент. С мужчинами и женщинами нужно разговаривать немного по-разному.
Есть фразы и стиль общения, которые прекрасно примут в мужском коллективе, но вызовут неприятие в женском и наоборот. Учитывайте эти различия и старайтесь общаться со студентами так, чтобы им было легко воспринимать информацию.
Это поможет в процессе обучения.
Никакого снисхождения при обучении! Эту ошибку часто допускают ИТ-специалисты (программисты, системные администраторы и т. д.).
Мне сложно судить, почему это происходит, но практика показывает, что именно представители этих профессий чаще всего используют снисходительный тон при обучении пользователей.
Да, конечно, вы знаете эту программу гораздо лучше тех, кого преподаете.
Вы также гораздо лучше понимаете бизнес-процессы, которые планируете реализовать.
Но те, кого вы учите, тоже взрослые люди, специалисты своего дела.
И для того вас и пригласили, чтобы вы могли решать те задачи, в которых вы являетесь экспертом.
Я могу понять системного администратора, который работает в штате, не заинтересован в результате обучения, а объяснять лишний раз, как ему кажется, азы очень скучно и уже давно надоело.
Но сейчас я пишу о другой работе.
О работе бизнес-консультанта.
В данном случае вы не программист, даже если прекрасно знаете эту работу.
Вы бизнес-консультант, работающий над проектом.
Поэтому вы должны быть максимально эффективны, ведь вы ограничены во времени.
А если у вас достаточно дружелюбное отношение среди ваших сотрудников, с ними также будет легче работать на каждом этапе вашей работы.
Напомните себе, что вы здесь лишь временно! Завершите проект и уходите.
Довольно часто, особенно когда проект затягивается на несколько месяцев, сотрудники компании забывают, что ты здесь не навсегда.
Поэтому стоит напомнить им, что вы не являетесь постоянным сотрудником этой компании, что уйдете, как только закончите свою работу.
Это помогает им собирать и лучше воспринимать информацию.
С одной стороны, люди понимают, что ты уйдешь и спрашивать будет не у кого.
И они стараются узнать как можно больше полезной информации.
С другой стороны, когда человек понимает, что еще немного, и все дополнительные трудности закончатся, ему психологически легче учиться и воспринимать что-то новое.
Подготовьте своего преемника из числа сотрудников компании.
Я использую эту технику очень часто.
В общем, почти всегда.
Из всех сотрудников я выделяю 1-2 человека и концентрирую максимум усилий на выбранном(ых) сотруднике(ах).
Я больше с ним общаюсь, тщательнее подхожу к его обучению, уделяю ему больше времени, могу даже проводить с ним бесплатные занятия отдельно.
Таким образом я готовлю и союзника себе, и свою замену на будущее, когда уйду из компании.
Невозможно тренировать всех одинаково.
Кто-то все равно отстанет, что-то обязательно забудется.
А человек, который сможет помочь, напомнить или подсказать в мое отсутствие, будет очень полезен после окончания проекта.
Почему это хорошо? Клиент видит, что после окончания сотрудничества он не будет от меня зависеть.
Он понимает, что у него будет свой сотрудник, который очень хорошо знает программное обеспечение (почти как я) и всегда сможет помочь, если что.
Сотрудник получает больше знаний и опыта и становится более ценным человеком для компании.
Конечно, для него это плюс.
Остальные сотрудники понимают, что у них есть кто-то, коллега, к которому они всегда могут обратиться за советом и помощью.
Я бизнес-консультант, мое время стоит денег, и сотрудники любой компании постоянно об этом помнят. Поэтому они часто стесняются задать мне какие-то вопросы еще раз, но всегда могут задать их коллеге еще раз.
Казалось бы, я лишаю себя дополнительного дохода.
Но получить небольшую доплату за повторный ответ на тот же вопрос не так интересно, как получить благодарного клиента, который вам доверяет, готов работать в дальнейшем и даже рекомендует вас своим друзьям.
Завершение программы
Как я писал выше, доработки проводятся в несколько этапов по мере необходимости.Очень важно совершать только те действия, которые действительно необходимы.
Иногда случается, что программист создает новый отчет там, где стандартный можно было бы настроить, просто потому, что специалисту это проще и, конечно, дороже.
Я против таких методов работы.
Бизнес-консультант должен представлять интересы клиента.
У вас общие цели: решить ваши бизнес-задачи.
И вы должны быть лояльны к интересам клиента.
Поэтому, если в программе уже реализован отчет или документ, так или иначе необходимый клиенту, настройте и используйте ее.
Единственное исключение из этого правила: клиент настаивает на определенном варианте реализации, при этом ему сообщают обо всех возможностях программы.
Еще важно: не скрывайте от клиента, что вы не программист, и модификациями будет заниматься третий человек.
На самом деле вашему клиенту все равно, кто платит деньги: вы или кто-то другой.
Ему важно, чтобы сумма была адекватной, чтобы работа была выполнена качественно и не требовала от него никаких дополнительных затрат времени и сил.
Я честно говорю клиенту: я не могу сделать все, и поэтому для решения определенных задач нанимаю узких специалистов.
Также объясняю, что все вопросы решу сама; все, что требуется от клиента – это своевременная оплата и помощь.
Важно: перед этапом доработки обязательно необходимо сформировать списки отчетов, которые используют сотрудники при работе с текущим программным продуктом.
Все эти отчеты должны присутствовать в новой программе, а доступ к ним должен быть простым и удобным.
И программиста нужно привлекать к работе над программным продуктом как можно раньше, как только у вас появятся первые задачи по улучшению.
Кроме того, постарайтесь, чтобы до конца проекта работал один и тот же человек.
Важно: бизнес-консультант, работающий с малым и средним бизнесом, должен хорошо разбираться в программировании.
Лично я неплохо знаю программирование на 1С, также знаком с веб-программированием, в частности работаю с Drupal и другими CMS. В процессе работы с программистом необходимо четко поставить задачу специалисту, а затем грамотно протестировать выполненную работу, прежде чем принять ее и показать клиенту.
Никогда не давайте программисту прямой доступ к вашему клиенту! Даже если вам очень хочется, не стоит давать прямой доступ к вашему клиенту никому из специалистов, с которыми вы работаете.
Клиент все равно не сможет так четко поставить задачу, как вы.
Да и программист будет работать спокойнее, если вы избавите его от всякого возможного негатива.
Порядок работы должен быть таким: Вы получаете задание от клиента, корректируете его и передаете техническое задание программисту.
И назад: Вы получаете работу от программиста, тестируете ее и передаете клиенту.
Довольно часто при обсуждении доработок, сделанных программистом, клиент выражает некоторые эмоции, в том числе негативные.
Ваша задача — взять на себя весь негатив, разобраться, что именно вам не понравилось и почему, и донести требования по доработке программисту в корректной форме.
Таким образом, программист освобождается от негатива и может спокойно работать, а клиент получает то, что ему нужно.
И тоже доволен.
Консультант не должен злоупотреблять доверием клиента.
Консультант довольно многое решает самостоятельно, «за клиента», но у него должна быть своя этика.
Вы убеждаете клиента в правильности вашего решения, и он с вами соглашается.
Но вы также должны быть уверены, что ваше решение оптимально.
Помните, что они наняли вас как эксперта, который может эффективно решить возникшую бизнес-задачу.
Поэтому у вас с клиентом общие цели, и вы всегда должны быть очень внимательны к интересам клиента, отстаивать их, искать лучшие продукты и методы и, как следствие, решать задачу наилучшим образом.
Написание документации
Итак, ваша программа работает как надо, ваши сотрудники прошли обучение и готовы использовать новый продукт даже без вашей помощи.Остаётся только написать документацию.
И здесь тоже есть важная особенность.
В отличие от разработчиков программного обеспечения, вы — бизнес-консультант. И поэтому документация, которую вы будете писать для своего клиента, несколько отличается от обычной инструкции по работе с программным продуктом.
Почему обычные руководства пользователя используются так редко? Они содержат много информации, которая не нужна большинству сотрудников.
Найти то, что вам нужно здесь и сейчас, обычно довольно сложно.
В результате об этих Инструкциях вспоминают лишь в самых крайних случаях.
Что я предлагаю своим клиентам? Я создаю не Руководство пользователя, а Документацию для каждого отдела.
Причем данная документация охватывает не только работу с программным обеспечением, но и работу сотрудника в целом.
А вот в плане работы с программным продуктом, наоборот, перечисляю только то, что необходимо для работы конкретного отдела или даже сотрудника.
В пакет документации может входить:
В общем, вы создаете пакет документов, который может помочь новому сотруднику быстро разобраться в работе отдела, должностных обязанностях и приступить к работе без длительной стажировки и помощи уходящего коллеги.
- Описание процесса работы отдела;
- План дня сотрудника;
- Описание работы;
- Инструкции по работе с входящими/исходящими документами;
- Инструкция по работе с программным продуктом;
- Инструкция по работе с другими программами.
Лично я при создании такой документации максимально использую графику.
Чаще всего это графические обозначения (IDEF 3, IDEF 0, Swim line и т.п.
).
Вы можете выбрать любой инструмент для создания таких графических инструкций по своему вкусу.
Главное – результат. Кстати, избегайте упоминаний об обозначениях, в которых вы будете описывать бизнес-процесс; клиенту не нужна эта информация.
Почему я предпочитаю графику? Возможно, вы слышали фразу, что одна картинка стоит тысячи слов.
В этом весь смысл.
Графика лучше воспринимается и легче запоминается.
Поэтому любые рабочие процессы, какие только возможно, оформляйте в графическом виде.
Используйте стрелки и значки, но старайтесь не перегружать описание подробностями.
Надеюсь, что в этой статье мне удалось раскрыть различные нюансы работы бизнес-консультанта при внедрении программного продукта.
Для успешной работы очень важны этапы переноса остатков, переделки и тренировки.
Именно поэтому я остановился на них так подробно.
В следующей статье я расскажу вам о двух последних этапах, тестировании и эксплуатации программного обеспечения, а также о том, что происходит после завершения фактического внедрения.
-
Программист Должен Решить
19 Oct, 24 -
Работа И Обучение В Швейцарии
19 Oct, 24 -
Девушки И Технические Науки
19 Oct, 24 -
Ищем Быстрое Локальное Хранилище
19 Oct, 24 -
Об Удаленной Работе. Работаем С Аутсорсом
19 Oct, 24 -
Настройка Eclipse Для Работы С Ext — Gwt
19 Oct, 24 -
Скандал: Обаму Заметили С Zune
19 Oct, 24
