Инструменты системы тайм-менеджмента, описанные в последний пост , дайте возможность собрать все происходящее в вашей жизни, требующее участия, в одном месте.
Это, как наверное понятно, списки дел, разделенные на категории ДЕНЬ, ПОЗЖЕ, КОНТРОЛЬ.
Работе со списками предшествует работа с дисками.
С помощью устройств хранения данных (см.
предыдущий пост) мы объединяем все потоки информации, проходящие к нам и от нас, в одно место.
Собираем, чтобы проанализировать, выбрасываем ненужное, оставляем необходимое и решаем, что делать с оставшимся.
В Интернете существует множество схем сортировки информации.
Эта схема является самой популярной.
Несмотря на очевидную простоту изображенного процесса анализа информации с накопителя, я упростил его еще больше.
Алгоритм сортировки
1. Что это такое, какое содержание? 2. Необходимо ли это? Нет ---> выбрось! Да ----> оставь это.Прежде чем решить, где его разместить, задайте следующие вопросы: 3. Есть ли какие-либо действия, связанные с этим? Нет ----> положить в Хранилище, в папку МУЗЕЙ/ Да -----> 3.1 Можно ли выполнить действие сразу и быстро*? Да ----> есть! Нет ---> добавить действие в список действий.
4. Как часто* я буду упоминать об этом? Часто ----> кладём в Хранилище, в папку ССЫЛОЧНЫЕ материалы.
Редко ----> в папку МУЗЕЙ.
Каждый определяет для себя, что такое «быстро», «часто» и «редко».
«Но как делегировать или отложить? Или отметить это в своем календареЭ» - ты спрашиваешь.
Они не выделены специально, поскольку относятся к действия .
Все действия, как мы уже решили, сохраняются в списке действий.
Если действие, определенное при обработке информации с накопителя, не может быть выполнено сразу, вам придется добавить его в список.
Чтобы оно никуда не ушло.
Давайте теперь посмотрим на пару примеров.
Пример 1
Письмо пришло на почту.Что это такое и какое содержание? — автоматически сформированное письмо от хостера, напоминание о необходимости оплаты хостинга.
Должен ли я оставить это? — само письмо не содержит ценных данных, поэтому смело трите (или «архивируйте» его в Gmail), но чуть позже.
Есть ли какие-либо действия, связанные с письмом? - очевидно, да.
Напишите в бухгалтерию записку о необходимости оплаты хостинга.
Можно ли это сделать сразу и быстро? — можно, но я занят другой работой, которую не хочу прерывать.
Поэтому в списке дел есть запись «Бухгалтерия // назначаем отчет для оплаты хостинга».
Смело уничтожайте письмо.
Пример 2
Моя жена отправила мне текстовое сообщение.Что это такое и какое содержание? — СМС с просьбой купить продукты по дороге с работы.
Это необходимо? — если перенести список товаров в описание задачи, то нет. Какое действие связано с SMS? - сходить в магазин и купить продукты.
Можно ли это сделать сразу и быстро? - Нет. Добавляем задачу в список дел в формате « Я // иду в магазин и покупаю продукты ".
Скопируйте список товаров из СМС в описание задачи.
Удалите само СМС.
Пример 3
После встречи с клиентом осталось несколько листов с пометками о необходимых изменениях в продукте, появившихся в ходе обсуждения проекта.Что это такое и какое содержание? — требования клиента к разрабатываемому продукту.
Это необходимо? - да, это нужно оставить.
Какое действие с этим связано? - целый комплекс действий.
Мы включили их в список действий.
Куда мне положить свои записи? (Как часто к ним следует обращаться?) - в Хранилище (раз в неделю - ровно), в СПРАВКЕ.
Помещаем их в папку REFERENCE.
Пример 4
Что это? — Опять же, у нас есть список требований клиента к проекту.Это необходимо? - Нет, проект делает подчиненный, поэтому и нужно передать его ему.
Есть ли какие-то действия, связанные с этим? - Да, вам нужно отдать документы.
Можно ли сделать это немедленно и быстро? - да, вам просто нужно положить их на стол подчиненного или отсканировать и отправить по электронной почте.
Следуя этому алгоритму, вы добьетесь мгновенной реакции на внешние раздражители.
Вы ничего не пропустите.
Вы не забудете ни одно задание и не упустите ни одной идеи.
Все, что проходит мимо вас, будет распознано, должным образом обработано и исполнено в нужный момент. Ваши подчиненные будут полностью уверены, что вы все в курсе.
Ваше начальство будет уважать вас за полную концентрацию и четкое выполнение задач.
Проекты
В примере 4 мы столкнулись с набором действий, объединенных одной темой.Все, что требует более 1 действия, называется «проектом».
Смысловая нагрузка этого слова отличается от привычной нам.
В контексте GTD проект — это просто совокупность двух или более действий для достижения одной цели.
Проекты могут быть возобновляемыми или обычными.
Вращающиеся отличаются от обычных тем, что действия в них можно совершать только последовательно.
В обычных проектах действия могут выполняться параллельно.
Это довольно просто.
Как это связано с сортировкой информации с запоминающего устройства? Очень просто.
Если с обрабатываемым элементом связано несколько действий, создается проект. В списке действий СПРАВОЧНЫЕ материалы создается папка с названием проекта.
Например, проект может быть текущим заказом, поскольку он требует постоянного обмена информацией как минимум между заказчиком и вами.
Кроме того, в ходе обсуждений (встреч или переписки) накапливается материал, который будет использоваться в работе.
Для данного материала в папке СПРАВКА создается подпапка, например «Сервер безопасности, Горин».
В списке дел также создается одноименная категория.
Это необходимо для того, чтобы вы могли просмотреть все материалы или задачи по данному проекту одним взглядом, без долгих поисков.
И это удобно.
Собрав в одном месте все задачи (списки дел) и необходимые для их выполнения материалы (папки СПРАВКА или МУЗЕЙ), мы добиваемся:
- мгновенное определение конкретного действия для каждого отдельного поступления информации (мы не позволяем нашему сознанию «размыть» что-либо происходящее в нашей жизни – вы ничего не пропустите и не позволите лени обмануть вас)
- быстрое и эффективное реагирование (учимся сразу делать то, что можно сделать мгновенно и быстро - вы получаете репутацию высокоорганизованного человека)
- исключение риска забыть что-то важное (все действия занесены в списки дел и выполняются в нужное время – это приносит уважение и доход)
- экономия времени на поиске необходимых документов (они расположены только в четко определенных местах – все действия становятся быстрее)
Теги: #GTD #gtd тайм-менеджмент #GTD
-
Обзор Принтера Kyocera Taskalfa 250Ci
19 Oct, 24 -
Рассказ «Жизнь Кайф»
19 Oct, 24 -
Diveintohtml5 Перенесен В Движок Приложения
19 Oct, 24 -
Он-Лайн Бизнес В Рунете.
19 Oct, 24 -
Пригласить Друга!
19 Oct, 24 -
Вопросы Никите Шерману (Одноклассники.ру)
19 Oct, 24
