Большинство людей не используют все возможности своего программного обеспечения. Мы склонны выделять наиболее полезные и придерживаться их.
Вот пять функций Microsoft Word, которые могут сэкономить вам время и деньги.
Создайте и создайте фирменный бланк, шаблоны и многое другое для вашей компании
Каждому бизнесу нужен официальный бланк. Вам не обязательно его покупать. Если вы знаете, чего хотите, вы можете создать это в Word и сохранить как шаблон для дальнейшего использования.
используйте время от времени.
Фирменный бланк не обязательно должен быть сложным. Это может быть просто название компании, адрес и номер телефона. Word предоставляет множество шрифтов,
и вы можете изменить размер и стиль.
Возможно, вы захотите добавить искусство. Вы можете отсканировать свой логотип и использовать его. Или же воспользуйтесь галереей клипартов Microsoft Office. Там вы найдете
тысячи бесплатных изображений, доступных пользователям Microsoft Office.
Microsoft также предлагает бесплатные шаблоны для писем, этикеток и форм. Их можно найти в галерее шаблонов.
Отправьте одно и то же письмо множеству людей, не обращаясь к каждому отдельно
Функция Word Merge позволяет легко отправить одно и то же письмо множеству разных людей.
Он использует список имен и адресов из таблицы. Вы можете создать таблицу в Word, Access (программе базы данных Microsoft) или даже в Outlook. Все
часть Microsoft Office.
Лучше всего это работает при планировании. У вас есть много вариантов; в этом примере используется Excel, но есть и другие способы добиться того же.
Начните с написания письма. Одно и то же письмо отправляется всем; вы не можете сделать большую настройку. Когда вы это пишете, оставьте место для личности человека.
адрес и приветствие.
При настройке Excel вам понадобятся имя и адрес человека. Вам также понадобится поле приветствия. Если Рокки Джонс — один из тех, кто получает
письмо, возможно, вы захотите, чтобы приветствием было «Дорогой Рокки». Если ваши отношения с доктором Рокки Джонсом более формальные, приветствием может быть «Дорогой доктор Джонс». Так
имена в столбце «Приветствие» будут «Рокки» или «Доктор Джонс».
Теперь откройте свое письмо. Идти к Инструменты > Письма и рассылки > Мастер слияния писем . Следуйте инструкциям на экране. Ты можешь
также упростите работу, адресовав конверты и этикетки с помощью Mail Merge.
Добавьте водяной знак в документ, чтобы все знали, что это черновик
Если вы распространяете предложение среди своих сотрудников, вы не хотите, чтобы его приняли за готовый продукт. Хороший способ избежать этого — водяной знак с надписью
Черновик".
Водяной знак хорошо виден на документе, но не ухудшает читаемость текста. Вы можете использовать текст или изображение, черно-белое или
цвет.
Чтобы использовать водяной знак, перейдите по ссылке Формат > Фон > Печатный водяной знак . Сделайте свой выбор и нажмите «ОК». Если вы ожидаете
регулярно используйте водяной знак, создайте шаблон (см. выше).
Будьте осторожны, не переусердствуйте. Есть тонкая грань между крутым и раздражающим. Если водяной знак затрудняет чтение документа, люди просто не будут его читать.
беспокоить.
Следите за изменениями, которые люди вносят в документы
Когда документ возвращается вам, может быть сложно увидеть изменения, внесенные другими. Word выделит их, чтобы вы могли увидеть, что было изменено.
Вот инструкции для Word 2002/2003:
Сначала откройте новый документ Word.
Нажмите Инструменты > Сравнить и объединить документы .
Перейдите к исходному документу Word.
Щелкните по нему один раз, чтобы выделить его.
В правом нижнем углу щелкните раскрывающийся список и выберите «Объединить с текущим документом».
Для Word 97 и Word 2000:
Нажмите Инструменты .
Идти к Отслеживать изменения .
Нажмите Сравнить документ .
Найдите исходный документ Word и щелкните его один раз, чтобы он был выделен.
Нажмите Открыть .
Иногда разработка документа настолько трудна, что мы упускаем из виду то, что пытаемся сделать. Осмотр старых версий может помочь.
Это легко сделать в Word. Нажмите Файл > Версии . Выберите «Автоматически сохранять версию при закрытии». Каждый раз, когда вы закрываете
документ, эта версия будет сохранена.
Если вы хотите просмотреть старую версию, идите по тому же пути. Все версии будут перечислены в поле. Самые последние будут сверху. Выделите
нужную версию и нажмите «Открыть».
Вы можете отключить эту функцию «версии», сняв флажок «Автоматически сохранять версию при закрытии». Или вы можете удалить отдельные
версии. Просто выделите те, которые хотите потерять, и нажмите «Удалить».
Пять советов и рекомендаций по использованию Word для бизнеса
Большинство людей используют Microsoft Word для выполнения основных задач по обработке текста, но знаете ли вы, что он обладает мощными функциями, которые могут сэкономить вам время и деньги? В этой статье мы рассмотрим пять советов и рекомендаций по использованию Word для бизнеса, о которых вы, возможно, не знали. Эти функции помогут вам создавать профессиональные документы, оптимизировать общение, защитить вашу работу и отслеживать изменения. Давайте погрузимся!
- Создайте и создайте фирменный бланк, шаблоны и многое другое для вашей компании
Каждому бизнесу нужен официальный фирменный бланк, и Word позволяет вам создать его без необходимости приобретать дорогое программное обеспечение для дизайна. Вы можете легко создать фирменный бланк своей компании, используя разные шрифты, регулируя размеры и стили и добавляя свой логотип. Word также предоставляет галерею клипартов с тысячами бесплатных изображений, которые вы можете использовать для улучшения своих проектов. Кроме того, Microsoft предлагает бесплатные шаблоны для писем, этикеток и форм в галерее шаблонов, что экономит ваше время и усилия при создании профессиональных документов.
- Используйте слияние писем, чтобы отправить одно и то же письмо множеству людей
Если вы часто отправляете одно и то же письмо нескольким получателям, функция слияния писем в Word может изменить правила игры. Mail Merge позволяет персонализировать и массово отправлять электронные письма или письма, объединяя список имен и адресов из таблицы. Вы можете создать эту таблицу в Word, Access или Outlook, в зависимости от ваших предпочтений. Хотя возможности настройки при использовании слияния писем ограничены, это эффективный способ оптимизировать общение и сэкономить время.
- Добавьте водяной знак, чтобы отличить проекты документов
Делясь черновиками важных документов со своей командой, очень важно отличать их от окончательной версии. Функция водяных знаков Word позволяет добавлять в документы видимый, но не мешающий работе водяной знак «Черновик». Этот водяной знак может быть в виде текста или изображения, и вы можете настроить его внешний вид и размещение. Используя водяной знак, вы гарантируете, что каждый сможет легко определить документ как черновик, что снижает риск путаницы или ошибочного распространения.
- Отслеживание изменений, внесенных в документы
Сотрудничество имеет важное значение в бизнесе, но может быть сложно отслеживать изменения, вносимые разными членами команды. Word предоставляет мощную функцию «Отслеживание изменений», которая выделяет изменения, внесенные в документ, упрощая их идентификацию и просмотр. Процесс может немного отличаться в зависимости от вашей версии Word, но, как правило, вы можете получить доступ к этой функции через вкладку «Инструменты» или «Просмотр». Используя функцию «Отслеживание изменений», вы можете эффективно управлять версиями и вести четкий учет изменений в документе, улучшая совместную работу и контроль версий.
- Сохраняйте версии своих документов для справки
В процессе создания документа обычно вносят существенные изменения или экспериментируют с различными идеями. Функция управления версиями Word позволяет сохранять и получать доступ к различным версиям документа, что упрощает просмотр и возврат к предыдущим итерациям. Если включить параметр «Автоматически сохранять версию при закрытии», Word будет сохранять версию вашего документа каждый раз, когда вы его закрываете. Чтобы получить доступ к предыдущим версиям, перейдите на вкладку «Файл», выберите «Версии» и выберите версию, которую хотите открыть. Эта функция обеспечивает защиту и помогает вести исторический учет вашей работы.
В заключение, Microsoft Word предлагает несколько мощных функций, которые могут повысить вашу производительность и эффективность в бизнес-среде. Используя эти пять советов и рекомендаций, вы сможете создавать профессиональные документы, оптимизировать общение, защищать свою работу и эффективно сотрудничать со своей командой. Потратьте время на изучение этих функций, и вы раскроете весь потенциал Word для нужд своего бизнеса.
-
Обучение Крупье Специально Для Казино
19 Oct, 24 -
Зарабатывайте До $3500 И Более Еженедельно
19 Oct, 24 -
Рекламные Ролики... Подумайте Содержательно
19 Oct, 24 -
Файловые Службы Sec
19 Oct, 24
