О, что такое BPMS-системы , то есть программы для управления бизнесом, о которых я уже писал.
Я также подробно рассмотрел что такое CRM-системы и как их правильно выбрать .
Теперь я хочу поговорить о программном обеспечении для бизнеса в целом.
О том, какие программы относятся к этой категории, а какие нет, как их отличить и на что обратить внимание при выборе.
Что такое программное обеспечение для бизнеса
Вероятно, не существует четкого определения программного обеспечения для бизнеса.Итак, попробуем создать его сами.
Программное обеспечение для бизнеса — это любые программы и услуги, с помощью которых использующая их компания получает прибыль.Бизнес создается в первую очередь для получения прибыли.
И любой программный продукт, созданный для решения тех или иных задач бизнеса, который прямо или косвенно способствует увеличению прибыли, является продуктом для бизнеса.
А также, если программа никак не влияет на прибыль компании, ее можно отнести к любой категории, кроме программного обеспечения для бизнеса.
Ниже я продемонстрирую эту разницу на примерах.
Увеличение прибыли может быть достигнуто двумя способами:
- Увеличение оборота при постоянных затратах.
К такому ПО относятся, прежде всего, различные CRM-системы, а также ERP-программы.
В результате грамотного внедрения CRM отдел продаж начинает работать эффективнее, заявки и заявки от клиентов не теряются, средний чек растет просто за счет усиления контроля качества каждого менеджера.
А внедрение программного обеспечения помогает менеджеру выявить «тонкие точки» в построении бизнес-процессов, исключить дублирование функций, оптимизировать работу, повысить эффективность всех процессов и в конечном итоге увеличить прибыль при постоянных затратах.
- Сокращение затрат при сохранении товарооборота.
Наиболее ярким примером здесь будут системы службы поддержки, внедрение которых позволяет более эффективно работать с клиентами и партнерами, автоматизировать процессы заполнения заявок, формирования пакета документов и т. д. В результате меньшее количество сотрудников сможет успешно справиться с тот же объем работы, что и раньше.
И даже при увеличении объемов продаж не возникнет необходимости создавать дополнительные рабочие места.
Каким бизнес-программным обеспечением НЕ является
Очевидно, что различные игровые и развлекательные программы, утилиты для обслуживания компьютера, заставки, «оптимизаторы» и виджеты не имеют никакого отношения к бизнес-программам.С другими типами программ немного сложнее.
Например, электронные дневники, предназначенные для личного использования, всевозможные мессенджеры и многие другие программные продукты могут прямо или косвенно способствовать увеличению прибыли, но по сути они не имеют ничего общего с бизнес-программами, поскольку созданы совсем для других целей.
Какие программы чаще всего «маскируются» под бизнес-продукты, но таковыми не являются?
Полезность конкретно для вашего бизнеса, или что будет, если использовать софт не для вашего бизнеса
Есть программные продукты, которые на самом деле созданы для получения прибыли, но их работа эффективна совсем в другом сегменте.Например, различные специализированные службы поддержки и системы управления проектами, предназначенные для ИТ-компаний, иногда используются для поддержки продаж в совершенно разных отраслях экономики.
Лично я не раз видел, как с помощью программного продукта Microsoft Project пытаются контролировать продажи самой разнообразной продукции, начиная от B2B-сектора и заканчивая потребительскими товарами.
Казалось бы, все очень похоже: начало и конец сделки, заказчик, ответственный менеджер и т. д. Но если эта программа идеальна для сопровождения проектов, ведь именно для этой цели она и создана, то существенная Список недостатков появляется в продажах.
Например, в Microsoft Project вы не сможете фиксировать цену и сумму сделки, а также различные этапы и взаимодействия, происходящие в процессе заключения сделки по продаже товара.
Результат такого неправильного использования:
- Контроль за работой отдела продаж недостаточен, так как руководство не может своевременно получать и отслеживать полную информацию по каждой сделке.
Нет необходимых отчетов, отсутствует некоторая важная информация.
- Менеджер (продавец) вынужден вручную вносить важную информацию в систему или фиксировать ее отдельно.
Недостаточная автоматизация приводит к неэффективному использованию рабочего времени и различным проблемам, связанным с человеческим фактором.
Наряду с преимуществами имеется множество недостатков, а потому такое использование системы нельзя назвать программой для бизнеса.
Продукты, которые претендуют на звание программного обеспечения для бизнеса, но таковыми не являются.
Сегодня различные системы, предназначенные для управления задачами, хранения файлов и многих других, предлагают бизнес-тарифы.
Вот как они позиционируют свой продукт: тарифы для физических и юридических лиц.
На самом деле эта бизнес-модель основана на распространенном заблуждении, которое уходит корнями в повседневную жизнь.
Помните, чем обычная мясорубка отличается от промышленной? Размер, мощность, использование более прочных материалов и т. д. Аналогичное правило касается бытового и профессионального электроинструмента и во многих других случаях.
Это же привычное правило разработчики программного обеспечения переносят и на тарифы в своих продуктах.
Итак, приобретая бизнес-план услуги хранения паролей, вы получаете возможность сохранять большее количество сайтов и подключать к своей учетной записи других пользователей.
А при выборе бизнес-тарифа на хранение файлов вам предоставляется больший объем дискового пространства «в облаках», отсутствие ограничений на максимальный размер файлов и более высокая скорость обмена данными.
На самом деле, это все не более чем маркетинговый ход, призванный привлечь внимание к продвинутым пакетам.
В реальности дополнительные возможности правильно было бы назвать тарифом «Премиум», так как к бизнесу они имеют очень мало отношения, все эти функции просто позволяют более эффективно использовать продукт. Например, многие органайзеры и планировщики задач, бесплатные версии которых используются в личных целях, пишут, что купив бизнес-план, вы сможете управлять командой.
Выбирая такой планировщик, нужно понимать, что любое дело – это, прежде всего, деньги.
А любые действия, связанные с движением денежных средств, должны быть четко регламентированы, протоколированы и контролируемы.
Планировщик должен иметь высокую степень защиты данных, систему прав доступа для разных пользователей, инструменты контроля и отчетности и т. д. Если все это отсутствует, то программу нельзя использовать в бизнесе; это просто игрушка, которая отлично подойдет для компании друзей, студенческой группы и других подобных целей.
Как выбрать программное обеспечение для бизнеса
Выбирая любое программное обеспечение, нужно очень четко понимать, какие задачи оно должно решать, каким критериям оно должно соответствовать, какие параметры для вас являются ключевыми.Давайте разберемся, по каким параметрам чаще всего выбирают программное обеспечение, и какие подводные камни могут поджидать при выборе по тому или иному параметру.
Какую проблему вы решите?
При выборе любого программного обеспечения очень важно выбирать в первую очередь не красивую или интересную программу, а искать решение конкретной проблемы.Это может быть автоматизация управления продажами, управления производством, создание удобной системы учета товаров, автоматизация бухгалтерского учета и т.д.
Итак, первое, что вам нужно сделать, это четко сформулировать задачу, которую будет решать программный продукт.
Определение системного класса
Важно понимать, что для решения разных типов задач следует использовать разные программные продукты.Итак, если перед вами стоит задача получать текущие остатки товаров в любой момент времени и осуществлять продажи со склада, вам понадобится система складского и товарного учета.
Если вы хотите оптимизировать работу с клиентами, вам необходимо внедрить CRM-систему.
Бухгалтерии потребуются программы для автоматизации движения средств и отчетности.
А чтобы получить актуальную аналитику для управления производственными процессами, выберите программу производственного учета.
Здесь очень важно понимать, что именно вам нужно, и ограничить свой выбор программными продуктами, относящимися к классу систем, подходящих для ваших целей.
Важно понимать, что не существует эффективных программных систем, которые идеально совмещали бы все и сразу.
Некоторые крупные проекты пытаются позиционировать себя как универсальные системы, но на самом деле попытки объединить слишком много направлений снижают качество и гибкость работы с каждой отдельной задачей.
Поэтому лучше всего ограничить свой выбор программами, которые предназначены для решения поставленной вами задачи, а не гнаться за универсальностью или широким набором функций.Конечно, вы можете включить такие «универсальные» продукты в список подходящих программ, но всегда следует помнить, что они имеют свои ограничения.
Ярким примером таких программ является популярный сервис LastPass, популярный онлайн-сервис хранения паролей.
Бесплатная версия доступна каждому, и в 99% случаев ее более чем достаточно для удобной работы.
Премиум дает немного больше возможностей и требуется в основном любителям мобильного интернета.
Но сервис пошел дальше и создал LastPass Enterprise — сервис для корпоративных клиентов, позволяющий объединить все корпоративные пароли в общее хранилище, где разные пользователи имеют доступ только к своим паролям, а руководство может назначать, менять пароли или ограничивать права доступа.
с помощью паролей.
Казалось бы, удобно.
Но, как показывает практика:
- Если вы отключили доступ сотрудника к определенным ресурсам, вам также потребуется удалить учетную запись или сменить пароль на этом ресурсе, поскольку любой пользователь LastPass может просмотреть и скопировать доступные пароли для себя, т.е.
простое отключение этого в LastPass не обеспечивает необходимый уровень безопасности.
В результате использование корпоративного LastPass не только не уменьшает, но даже увеличивает объем работы человека, ответственного за информационную безопасность.
- LastPass Enterprise является платным приложением, т.е.
компания сама оплачивает программу, что требует дополнительных затрат времени ответственного специалиста, но не дает никаких преимуществ по сравнению с обычной схемой: пароль создается в необходимой программе и передается лично пользователю.
сотрудник, который, в свою очередь, сам решает, помнит ли он этот пароль, пишет в блокноте или использует бесплатную версию LastPass.
Например, для крупной компании, которая создает и наполняет сайты.
Возможность создания большого количества доступов для контент-менеджеров и других специалистов из одного места позволяет сэкономить время руководителя проекта, что, безусловно, повышает эффективность и прибыль компании.
Но эти случаи единичны.
Чаще всего использование LastPass Enterprise оказывается лишней тратой.
Еще один яркий пример такого небизнес-софта — популярное хранилище Dropbox, у которого есть и платный пакет для бизнеса.
Да, само хранилище удобное, многим нравится.
Но очень сложно представить бизнес, которому нужно было бы хранить террабайты информации «в облаках» на чужих серверах и обмениваться ею в таких объемах.
То есть все возможности, которыми пользуются покупатели бизнес-пакетов Dropbox, могут быть реализованы в бесплатной версии или через какие-то другие сервисы, которые компания уже имеет в своем распоряжении.
Давайте рассмотрим другой пример, это диспетчер задач Asana. В определенный период времени я столкнулся с этим сервисом, так как бизнес-менеджеру были необходимы инструменты для совместной работы и контроля выполнения различных задач, и для этих целей я рассматривал три варианта: Асана, Битрикс 24 и Redmine. Более того, заказчик склонился к Asana просто потому, что ему понравился интерфейс.
На самом деле, использование этой системы в бизнес-среде крайне нежелательно.
Да, в платной версии этот диспетчер задач позволяет работать в команде.
Но нет качественного и продуманного логирования, нет возможности как-то модифицировать систему и адаптировать ее под особенности конкретного бизнеса, нет API, т.е.
возможности интеграции системы с другим программным обеспечением.
продукты.
В результате я убедил руководство компании, что Asana не подходит в качестве программного обеспечения для бизнеса.
И в результате мы внедрили Redmine.
Важно: при выборе программного обеспечения для бизнеса ничто не заменит опыт специалиста, знакомого с различным программным обеспечением..Даже ИТ-специалист, если он не изучил различные варианты программного обеспечения для определенных бизнес-задач, может вовремя не заметить недостатки, важные для дальнейшей работы.
Поэтому при возникновении сомнений лучше обратиться за профессиональной консультацией.
Это выгоднее, чем потом повторно внедрять другую систему.
Выбор программного продукта
К этому этапу у вас уже должен быть составлен определенный список программных продуктов, которые могут подойти для решения поставленной задачи.Критериев выбора той или иной программы может быть очень много, о них я расскажу чуть ниже.
Лучше всего выбирать программное обеспечение для бизнеса, исходя из факторов, которые наиболее важны для вашей команды.
Например, если многие ваши сотрудники уже умеют работать с той или иной программой, вам следует уделить ей особое внимание, так как вы сэкономите время и деньги на обучении.
Также очень важно, чтобы программа без модификаций могла решить как можно больше задач в рамках поставленной перед вами задачи.
Кроме того, стоит обратить внимание на цену, ведь бизнес – это, прежде всего, деньги, и ни один бизнесмен не будет платить больше, если сможет получить то же самое за меньшие деньги.
Какими бы принципами вы ни руководствовались при выборе конкретной программы, помните самое главное: время на реализацию этого этапа должно быть строго ограничено!Многие компании совершают большую ошибку, затягивая процесс выбора программного обеспечения для бизнеса практически на неопределенный срок.
Конечно, хочется выбрать лучшее.
Понятно, что сложно сделать выбор, если не разбираешься в вопросе.
А на самом деле, если вы осуществили выбор тем методом, который я предложил вам в этой статье, т.е.
перешли от проблемы к ее решению, то какой бы продукт из списка вы ни выбрали, он будет помощником в вашем деле.
И лучше реализовать необходимое, пусть и не идеальное решение и получить с его помощью больше прибыли, чем тратить время на многочисленные сравнения, консультации, размышления, каждый день теряя при этом реальную прибыль.
Выбор исполнителя или исполнительской компании
Самое главное, что вы должны понимать: выбор самого продукта и выбор подрядчика по его реализации равнозначны.Выбрав хороший программный продукт и не совсем компетентного поставщика услуг, вы можете столкнуться с различными неприятными ситуациями, например, вы не сможете полноценно внедрить программное обеспечение и адаптировать его к условиям работы вашего бизнеса.
В результате получается, что средства на покупку программы были потрачены зря, так как вы не сможете ею воспользоваться.
А если вы выбрали хорошего подрядчика, но выбрали не тот программный продукт, то затраты, которые вы понесли на приобретение программы, скорее всего, тоже окажутся лишними, так как хороший, добросовестный подрядчик объяснит вам, в чем недостатки той или иной конкретной программы.
системы предназначены для вашего бизнеса и подскажут лучший вариант. Поэтому при выборе подрядчика нужно ориентироваться, прежде всего, на его знания и опыт, что подтверждается его репутацией.
Кроме того, очень важно, чтобы этот специалист хорошо знал выбранный вами программный продукт и умел настроить его таким образом, чтобы система могла решать весь перечень необходимых вам задач.
Не совершайте ошибку многих бизнесменов: не проводите кастинги и не пытайтесь выбрать исполнителя исключительно по цене.Если вы планируете внедрять конкретную систему, то, казалось бы, оптимальным решением будет воспользоваться услугами специалиста из числа разработчиков или партнеров этого продукта просто потому, что эти люди знают программу и смогут ее настроить.
.
На самом деле это не всегда так.
В России, можно сказать, «азиатской», сложилась парадоксальная ситуация.
При выборе исполнителя бизнесмены очень часто ориентируются на значки (медали), которые студии размещают на своих сайтах и в портфолио: партнер того, партнер того, золотой серебряный партнер.
Но нужно понимать, что значок получает компания, а экзамены сдает определенный человек.
И далеко не факт, что с вами будет работать тот, кто сдал экзамены.
Это значит, что велик риск связаться с некомпетентным человеком.
Популярные программные продукты изучаются широким кругом программистов; здесь выбор хороших специалистов будет шире.
И все же обязательно проверьте, есть ли в портфолио подрядчика успешный опыт внедрения выбранной вами системы, знание необходимой программы и опыт – самое главное.
основные составляющие успеха.
Помните: качество не может быть дешевым, и вы недостаточно богаты, чтобы покупать услуги по сниженным ценам.
Критерии выбора программного обеспечения для бизнеса
Как я уже упоминал, программное обеспечение выбирается по множеству параметров, начиная от перечня особенностей и заканчивая ценой и способом оплаты программного продукта.Но прежде чем мы рассмотрим каждый критерий в отдельности, хотелось бы уберечь вас от некоторых распространенных ошибок.
Сокращения: доверяй, но проверяй.
Сегодня большой популярностью стали пользоваться английские аббревиатуры, которые используются как в названиях, так и в описаниях программных продуктов.
Когда речь идет об автоматизации бизнеса, чаще всего это:
CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с покупателями (клиентами), в частности, для увеличения продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов за счет хранения информации о покупателях и истории взаимоотношений с ними.их, налаживание и совершенствование бизнес-процессов и последующий анализ результатов.
Википедия
ERP (англ.В то же время за красивыми названиями с этими популярными аббревиатурами можно скрыть все что угодно.Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - организационная стратегия интеграции производства и операций, управления персоналом, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех областей деятельности.
.
ERP-система — это конкретный пакет программного обеспечения, реализующий стратегию ERP. Википедия
Таким образом, под заголовком «CRM-система» часто скрывается программный продукт, совмещающий в себе систему планирования проектов и обмена данными между сотрудниками, т.е.
своего рода виртуальный офис, в котором непосредственно работе продаж уделяется не так много внимания, как предполагается.
в реальной CRM-системе.
И когда пишут о выборе ERP-системы, во многих случаях вообще имеют в виду многопрофильную учетную систему, сочетающую в себе CRM, управление проектами и другие функции, несмотря на то, что на самом деле все это не имеет ничего общего с понятием ERP. Как следует из приведенного определения, ERP-система предназначена для аналитики и общего управления бизнесом на уровне предприятия в целом.
И если из нескольких продуктов со схожим функционалом бизнес-менеджер может напрямую выбрать удобную для использования CRM-систему, то грамотный выбор ERP-системы возможен только с помощью опытного специалиста.
Открытый и закрытый исходный код
Любые программные системы делятся на несколько категорий:- Система с закрытым исходным кодом, т. е.
программный продукт, изменения в котором возможны только разработчиками.
- Система с открытым исходным кодом, то есть программа, которую может модифицировать любой программист.
- Система является частично открытым исходным кодом, то есть продуктом, в котором ядро и некоторые ключевые компоненты имеют закрытый исходный код и могут быть изменены только разработчиками, в то время как большинство пользовательских компонентов может быть изменено любым программистом.
Даже если вы сейчас получили программу, которая идеально соответствует вашим потребностям, при любых, даже самых незначительных изменениях в работе вашего бизнеса программный продукт придется менять.
Удобнее всего работать с системами открытого программного обеспечения.
Такие программы можно идеально настроить под специфику конкретного бизнеса, а при необходимости вам также будут доступны любые корректировки, для чего нужно просто выбрать хорошего исполнителя.
С подобными системами я сталкивался при работе с зарубежными партнерами.
В последние годы я активно работал с финнами, итальянцами, немцами.
И везде я видел очень старые системы автоматизации бизнеса.
Поначалу я ужаснулся, поскольку по сравнению с отечественными разработками, которые обновляются несколько раз в год, эти программы выглядели не очень привлекательно и казались «морально устаревшими».
Я не сразу понял настоящую причину использования таких старых систем.
Но он прост и полностью подчинен требованиям целесообразности:
Каждая из этих устаревших систем идеально настроена для удовлетворения потребностей конкретного бизнеса.И не важно, насколько современно выглядит интерфейс программного продукта, как давно компания начала его использовать и насколько он нравится сотрудникам.
Важно, чтобы система идеально удовлетворяла всем потребностям компании, а руководство получало всю информацию, необходимую для эффективного управления.
Частично открытый исходный код является наиболее распространенным вариантом.
Многие системы позволяют настраивать транзакции, процессы, задачи, интегрировать программный продукт с другими системами и многое другое.
Такой подход позволяет разработчикам контролировать продажи и распространение программы, т.е.
получать прибыль и бороться с «пиратством», а покупателям предоставляется возможность гибко настраивать программу под нужды компании.
Цена и тип программного продукта: Saas и Standalone.
Любое программное обеспечение сегодня делится на два типа по типу лицензии и особенностям дальнейшей работы с продуктом:- Saas — это «облачная» технология, при которой программный продукт располагается на серверах разработчика.
Чаще всего там же хранятся и данные клиента.
В этом случае выплаты производятся ежемесячно небольшими суммами.
При этом вы получаете постоянное обслуживание и обновления от разработчика, помощь, место на серверах и т.д.
- Standalone — это покупка «коробочного» решения, т.е.
вы покупаете программный продукт один раз и получаете к нему полный доступ, но установка программы на компьютеры, приобретение и обслуживание серверов для хранения данных становятся обязанностью покупателя.
Также возможные модификации производятся либо покупателем, либо за дополнительную плату.
В результате ежемесячная оплата решений Saas зачастую оказывается более привлекательной.
Однако случаи бывают разные, и решение не всегда зависит только от цены.
Иногда важнее конфиденциальность, возможность работать без подключения к Интернету или какие-то другие соображения.
Возможности системной интеграции
Этот параметр во многом связан с наличием открытого исходного кода, но его все же стоит выделить отдельно, поскольку интеграция очень важна.Суть в том, что вы можете наладить совместную работу и автоматический обмен данными между разными системами, которые вы уже используете и планируете использовать в своей компании.
Это может быть обмен списком клиентов, а также информацией о заказах между CRM-системой и учетной системой 1С, это может быть прием заявок с сайта в автоматическом режиме, работа с телефонией через CRM-систему и т.д.
Надежность программного продукта
Лучше всего выбрать один из известных программных продуктов, имеющих свою историю.Чем моложе программа, тем выше вероятность того, что в ней будет много необнаруженных ошибок.
Чем больше людей используют программный продукт, тем меньше в нем остается дефектов, тем больше ошибок уже исправлено.
Настройки безопасности и доступа
Любое программное обеспечение для бизнеса должно иметь настраиваемый уровень доступа для разных сотрудников, а также иметь высокую степень безопасности хранения и передачи данных.Сегодня значительное количество пользователей передают информацию через Интернет и используют облачные SAAS-решения для решения бизнес-задач.
Поэтому вопросы безопасности должны быть на одном из первых мест.
Составление отчетов
Любая управленческая отчетность необходима для принятия решений.А возможность в короткие сроки формировать все необходимые отчеты, а также создавать новые, которые помогут взглянуть на работу компании с другой точки зрения, очень важна для эффективной работы.
Даже самая удобная система, не предоставляющая широкого спектра отчетов, проиграет менее красочной, но с развитой аналитикой.
Качественная работа на мобильных устройствах
Любой современный программный продукт должен эффективно работать не только на стационарных компьютерах, но и на различных мобильных устройствах.Этого требует современный ритм жизни и стиль ведения бизнеса.
Конечно, в определенных случаях это требование не является обязательным, но сегодня лучше иметь мобильную версию.
Наличие продуктового сообщества
Качественный программный продукт обычно имеет хорошо развитое сообщество.Наличие сообщества позволяет при необходимости быстро найти специалиста, а также получить консультацию и решение многих проблем.
Краткое содержание
Программное обеспечение для бизнеса должно приносить прибыль либо за счет увеличения объемов продаж, либо за счет снижения затрат компании.Поэтому грамотная реализация подобных программ всегда окупается и даже становится прибыльной.
Очень важно не только выбрать хорошую систему, но и хорошо ее настроить, чтобы она действительно помогала автоматизировать бизнес-процессы, специфичные для конкретной компании.
Многие системы плохи не сами по себе, а потому, что они не реализованы до конца.
Поэтому какую бы систему и подрядчика вы ни выбрали, всегда необходимо планировать все этапы внедрения и доводить процесс до завершения.
Только в этом случае ваши затраты на автоматизацию работы окупятся и принесут прибыль.
Теги: #программное обеспечение для бизнеса #Управление проектами
-
Вайсгербер, Лео
19 Oct, 24 -
Колонизация Галактик
19 Oct, 24
