Оригинал публикации доступен по ссылке http://www.cmsbitrix.ru/notes/note.phpЭID=517 Введение При работе над проектом, например, при разработке сайта на Битрикс, накапливается различная информация: контакты участников проекта; электронная переписка; счета и т.д. Основная задача состоит в том, чтобы хранить записи и материалы проекта в читаемом, организованном и удобном для совместного использования формате.
В этой публикации я расскажу, как я организую технологию сбора, обработки и хранения информации по проекту.
Инструментарий для работы с информационным массивом Прежде чем мы начнем, вот список используемых инструментов: TheBat Pro — почтовый клиент для работы с почтой и общения с участниками проекта.
www.ritlabs.com QIP – клиент ICQ, используемый для оперативных переговоров с участниками проекта.
www.qip.ru Microsoft Outlook – для хранения контактов, задач, записей календаря и заметок.
office.microsoft.com/ru-ru/outlook/FX100487751049.aspx Плагин SaveCHM для Internet Explorer – для сохранения страниц в браузере в формате CHM. www.yarix.by.ru Мобильный телефон Sony Ericsson K550i со встроенным Bluetooth, слотом MicroSD и камерой на 2 Мп.
www.sonyericsson.com/cws/products/mobilephones/overview/k550iЭcc=ru&lc=ru MyPhoneExplorer – для обмена данными с мобильным телефоном SonyEricsson K550i. www.fjsoft.at/en Жесткие диски Seagate: Momentus 2,5 320 ГБ для хранения портативных данных и Barracuda 3,5 320 ГБ для резервного копирования.
www.seagate.com КПК Асус 696. ru.asus.com/products.aspxЭl1=8&l2=0&l3=0&l4=0&model=1559&modelmenu=1 Microsoft ActiveSync – программа для синхронизации данных на компьютере и КПК.
www.microsoft.com/rus/windowsmobile/activesync/default.mspx Основные части информационного массива проекта Контактная информация и счета Как правило, это контакты заказчиков, их представителей, специалистов и сотрудников, участвующих в работе над проектом.
Аккаунты в большинстве случаев: информация для доступа к сайту по FTP, SSH; Настройки MySQL для скриптов, доступ к интерфейсу MySQL; настройка учетных записей электронной почты для сайта; коды для сервисов статистики и партнерских программ и т.д. Тематические и нетематические материалы, связанные с работой проекта.
При разработке сайта всегда приходится решать различные технические задачи, связанные с реализацией возможностей сайта.
Либо они решаются сразу, либо совместно с техподдержкой Битрикс, либо приходится искать информацию для их решения в Интернете.
Иногда случается, что при поиске решения обнаруживаются материалы, не имеющие отношения к проекту, но могут пригодиться в будущем.
Материалы для сайта.
Электронная переписка.
Технические характеристики, дизайн страниц сайта (обычно в формате графических редакторов), готовый HTML-макет, документы, описывающие разделы сайта, информационные материалы для наполнения сайта и т.д. Контактная информация и счета Microsoft Outlook 2007 используется для хранения контактной информации и учетных записей.
Карточки в разделе «Контакты» разделены на 2 группы: «Название проекта (контакты)» и «Название проекта (информация)».
Первая группа предназначена для хранения информации о людях, участвующих в проекте.
Например, заказчик, представитель заказчика, дизайнер, программист и т. д. Второй — для хранения информации по проекту.
Это аккаунты для доступа по FTP, SSH, MySQL, коды статистики, коды партнёрских программ и т.д. Названия групп указаны в поле карточки «Компания».
Группировка карточек и их вывод осуществляется с помощью одного и того же поля.
Таким образом, выходные данные всех записей группируются в один проект. Но если количество карточек меньше 7-10, то их можно не делить на две группы, а объединить в одну группу «Название проекта».
Помимо стандартных полей карточки контакта, поле «Заметки» используется для хранения фрагментов переписки, ксерокопий материалов, вложенных файлов.
В этом поле я хранил около 0,5-1МБ текста, до 5 вложений общим объемом до 5МБ, до 5-7 фотографий размером до 1024х768 пикселей общим объемом до 2-3МБ.
В Microsoft Outlook 2007 по сравнению с Outlook 2003 копия фрагмента HTML-страницы переносится из буфера обмена более корректно с сохранением стилей, картинок и оформления, улучшена возможность вставки картинок и вложенных файлов, объем сохраняемых увеличена информация для поля «Примечания» и т.д. Для учетных записей доступа по FTP, SSH, Mysql и настройкам MySQL для скриптов создается одна карточка с именем типа FTP:SSH:MyQL: Имя проекта.
В начале поля «Примечания» указываются наиболее часто используемые данные доступа.
Сопутствующая переписка с провайдером и другими лицами, использующими логины и пароли, добавляется в конце этих данных с указанием даты, адреса и темы письма.
Для паролей указывается дата активации.
При указании нового пароля старый пароль сохраняется.
Пример карты доступа для FTP, SSH и MySQL — FTP Адрес: XXX.XXX.XXX.XXX Логин: войти Текущий пароль: пароль1 25 мая 2008 г.
Старый пароль: пароль2 12 мая 2008 г.
ДАЛЬНЯЯ строка: проект :пароль@XXX.XXX.XXX.XXX/ MySQL URL-адрес: www.project.ru/phpMyAdmin Логин: войти Текущий пароль: пароль1 25 мая 2008 г.
Старый пароль: пароль2 12 мая 2008 г.
SSH URL-адрес: www.project.ru Логин: войти Текущий пароль: пароль1 25 мая 2008 г.
Старый пароль: пароль2 12 мая 2008 г.
Для MySQL-скриптов $DBType = "mysql"; $DBHost = "XXX.XXX.XXX.XXX"; $DBLogin = "Войти"; $DBPassword = "*********"; $DBName = "имя"; — 2008-05-25 хостинг@провайдер.
ру Информация о поставщике www.project.ru Привет! Сообщаем Вам, что параметры для входа изменены Новый пароль: пароль1 — Веб-отдел компании-Провайдера.
хостинг@провайдер.
ру — Для остальных записей создаются отдельные карточки.
Слова в заголовке разделяются двоеточием, чтобы можно было быстро искать по слову.
Накопленная информация в Outlook синхронизируется с КПК.
Это дает возможность быстро просмотреть информацию об учетной записи при удаленной работе или с чужих компьютеров.
Тематические и нетематические материалы, связанные с работой проекта.
При работе над проектом периодически возникают проблемы, для решения которых вам приходится обращаться в Службу технической поддержки (далее ТС).
Как правило, проблема успешно решается, довольны все – и разработчик, и служба технической поддержки.
Проходит полгода, разработчик чешет затылок — я уже делал что-то подобное, только бы вспомнить, где это было.
В результате на поиск решения тратится слишком много времени.
А ведь этого можно было бы избежать, если бы после успешного решения задачи уделялось около 5-10 минут подведению итогов работы над задачей.
Все, что вам нужно сделать, это добавить карточку в «Контакты», описать суть проблемы в заголовке карточки, привязать ее к проекту в поле «Компании» и вставить в ТП текст запроса из браузере в поле «Заметки».
Обязательно вставьте ссылку на само обращение в самом начале, чтобы при необходимости можно было посмотреть оригинал и добавить туда новую информацию.
Аналогично, если была переписка или обсуждение проблемы в других местах: на форуме, приватном обсуждении и т.п.
, то в карточку добавляются фрагменты переписки с указанием ссылки на источник и даты добавления информации.
.
Кроме того, на семинарах создаются дополнительные материалы на основе материалов, имеющихся в электронном или печатном виде.
Обычно это рукописные зарисовки, рукописный текст и т. д. Переводить в электронный формат с помощью сканера или перепечатывать с перерисовкой – все это долго и трудоемко, поэтому такие материалы проще переснять на камеру мобильного телефона.
Лично я использую SonyEricsson K550i с камерой 2 Мп.
Фотография листа бумаги формата А4 с текстом, соответствующим Arial, размера 10, вполне читаема как на экране монитора, так и в печатном виде.
Захваченные документы импортируются через Bluetooth-адаптер с мобильного телефона на компьютер, раскладываются по папкам и вставляются в задачи и контакты.
Также я использую плагин для Internet Explorer SaveCHM, который сохраняет страницу в браузере в формате CHM. Полученный файл можно легко прочитать на любом компьютере с операционной системой Windows и на КПК с Windows Mobile. Накопленные файлы CHM сортируются и копируются в папку проекта.
Если в ходе работы вам встретится интересная информация, не имеющая отношения к проекту, то она также сохраняется в виде CHM-файла.
В свободное время она обрабатывается, комментируется и информация заносится либо в «Задачи» с напоминанием, либо в «Контакты».
После завершения проекта часть записей передается в группу Битрикс.
Решенные задачи».
Таким образом, я формирую личную Базу Знаний, которая затем позволяет мне применять полученные решения при работе над другими проектами с минимальными затратами времени.
Кроме того, при совместной работе с другими специалистами достаточно просто сохранить карту в формате rtf и отправить любым способом.
Полученный файл будет содержать не только текстовую информацию, но также графику и прикрепленные файлы.
Примечание.
Если вы вставляете файлы как вложения в записи в Outlook (Задачи, Контакты, Календарь), встроенная система безопасности может заблокировать доступ к ним, что иногда приводит к их потере.
Это часто случается с файлами CHM. Поэтому все файлы, которые вставляются в карты как вложения, также сохраняются в папке «Мои документы».
Материалы для сайта.
Работа с электронной перепиской.
В большинстве случаев это скриншоты страниц дизайна, исходники дизайна в форматах .
psd, .
cdr, .
ai и других.
Для них характерны большие объемы, от 2 до 500 МБ.
Для их хранения используется подвижный винт 2,5. Сегодня это Seagate Momentus SATA-II 320GB. Для этого мне пришлось специально покупать мобильный бокс с заявленной поддержкой SATA-II, потому что.
Из-за повышенного энергопотребления и неполной совместимости с SATA-II на SATA-I мобильные боксы SATA с винтами SATA-II иногда не подходят. не работают - при подключении к компу периодически пропадают из списка винтов.
Организация файловой структуры материалов: Мои документы Название проекта 1 Резервное копирование 11.08.2008 – Резервное копирование БД 10.08.2008 – Резервное копирование сайта Материалы 04.08.2008 — Документы по структуре сайта 06.08.2008 – Новый дизайн главной страницы.
……… Название проекта Н Резервное копирование ……… Материалы ……… Перспективы Задачи папок вполне понятны из названий.
При добавлении новых материалов в названии новой папки сначала указывается дата добавления и кратко описывается ее содержимое.
В папке Outlook находятся служебные файлы Outlook — контакты, задачи, архив и т. д. Сам Outlook был настроен так, чтобы файлы данных хранились в папке «Мои документы».
На рабочем компьютере имеется папка «Мои документы» с указанной выше структурой.
В конце рабочего дня вся папка копируется на мобильный винт (каждый день).
Дома копируется на компьютер в ту же папку «Мои документы» (2-3 раза в неделю или чаще, по необходимости).
Потом весь мобильный винт 2.5 копируется целиком на винт 3.5 на настольном компьютере (раз в неделю).
За время работы над проектом накапливается электронная переписка по почте и ICQ. Диалог в ICQ обрабатывается сразу после окончания, электронная почта также обрабатывается сразу или ближе к концу дня.
Если это комментарии и замечания по проекту, то все уходит в «Задачи».
Новая задача создается или добавляется в задачу «Оборачиваемость: Проект 1».
Если это приватный разговор, с полезной информацией, то она добавляется в поле «Заметки» карточки контакта человека, с которым состоялся разговор.
Если невозможно привязать разговор к карточке человека, то обычно для проекта создается карточка с названием «Общая ситуация» или «Заметки» и туда все добавляется.
Протокол IMAP используется для получения и хранения электронной почты.
В результате почта хранится на сервере провайдера, а на различных компьютерах (рабочих и домашних) через TheBat осуществляется синхронизация с почтовой базой, хранящейся у провайдера.
Также важно, чтобы у вашего провайдера был веб-интерфейс для почты, чтобы можно было просматривать почту практически с любого компьютера.
Также очень хорошо, если у вас есть доступ по протоколу https – это повышает уровень безопасности при работе с почтой.
Таким образом, отсортировав и разложив письма по папкам на работе, я получаю то же самое дома, в отличие от почты, для хранения которой используется протокол POP. Чтобы ограничить доступ третьих лиц, в почтовых клиентах TheBat на компьютерах, используемых для почтовой базы данных, включено шифрование и доступ по паролю.
По завершении работы над проектом резервная копия почты, содержащей переписку по проекту, копируется в соответствующую папку «Мои документы».
Поскольку TheBat не позволяет делать резервные копии отдельных папок почтового ящика, вам придется сначала сделать резервную копию всего почтового ящика, затем удалить все сообщения, не относящиеся к проекту, затем создать резервную копию почтового ящика для хранения.
в архиве, и только после этого почта восстанавливается из первой резервной копии.
После этого папка с перепиской по проекту удаляется.
К таким уловкам приходится прибегать, так как иногда приходится передавать почту другим сотрудникам и давать доступ к почте, отличной от проекта, нежелательно.
В материалы также скопирована вся история переписки QIP. Полученные результаты При такой организации дел я имею: Все актуальные материалы проекта всегда доступны.
Готов предоставить всем или отдельным участникам проекта необходимую информацию по проекту в минимальные сроки.
Ко всем аккаунтам проекта имеется быстрый доступ как с компьютера, так и с КПК.
Возможность работы практически на любом компьютере.
Надежность хранения информации - максимум, что я могу потерять, это материалы за 1-2 рабочих дня.
Рекомендуем к прочтению Эта организация получения, обработки и хранения массива информации организовывалась и развивалась не в вакууме.
Немалую помощь мне в этом оказали книги Глеба Архангельского: Формула времени.
Управление временем в Outlook 2007 Тайм-драйв: Как успеть жить и работать Тайм-менеджмент На мой взгляд, практическую работу можно начать с книги «Формула времени.
Тайм-менеджмент в Outlook 2007», а затем обобщить накопленный опыт при его разработке с помощью «Time Drive: Как успевать жить и работать».
И только потом для общего развития и применения в работе прочтите книгу «Организация времени».
Если вы хотите повысить эффективность организации своего времени и своей работы, то лучше читать их не «по диагонали», а серьезно, с ручкой и маркером для пометок.
Вы ведь не романы Дарьи Донцовой читаете.
;-) Конечно, перестроить всю свою работу по-новому непросто, поэтому лучше начинать с маленьких шагов.
Например, преобразовать контакты в удобоваримый вид, потом научиться организовывать хранение данных в удобном виде и т. д. и т. п.
Как говорят китайцы: «Путь в 1000 ли начинается с первого шага».
Теги: #организация труда #база знаний #Чулан
-
Книги По Управлению Проектами
19 Oct, 24 -
Пишем Anime Wallpaper Downloader На Macruby
19 Oct, 24 -
Chronopay Выключит «Музыку» Для Ромс
19 Oct, 24 -
Нло Упал В Красноярской Тайге
19 Oct, 24 -
Skype 4.1 Выпущен Для Linux
19 Oct, 24
