Для большинства из нас и, скорее всего, для некоторых из вас встречи — наименее продуктивная часть дня.
И тем не менее, слишком много умных людей тратят на них слишком много времени.
Совещания порождают новые встречи, и порочный круг продолжается, снижая производительность и действуя вам на нервы.
Как бывший менеджер по продукту Календаря Google, я видел много человеческих реакций на встречи.
Будучи партнером Google Ventures, я работал напрямую с более чем сотней стартапов.
Я даже прошел курсы о том, как освободиться от тирании переговоров.
И вот что я рекомендую:
Удалить статусные встречи
Наиболее вредны для работы еженедельные статусные встречи или встречи для отслеживания прогресса.Типа: «Давайте каждый расскажет нам, чего он достиг».
Это пустая трата времени с тех времен, когда менеджеры использовали этот способ, чтобы убедиться, что люди выполняют свою работу.
Большинство обновлений касается 1-2 человек в комнате, пока все остальные тупо ждут своей очереди.
Замените их системами обмена сообщениями, встречами с меньшим количеством участников или списками рассылки.
Будьте уважительны к личным встречам
Забавно, как менеджеры тратят время на общие собрания, но при этом отменяют личные встречи со своими непосредственными подчиненными.И это самые важные встречи в вашем графике – только они нужны не вам, они нужны сотрудникам.
Менеджер должен принимать решения, устранять препятствия и помогать сотрудникам чувствовать себя хорошо и ценно.
Соблюдение графика и общение с людьми показывают им, что они важны и уважаемы.
На каждом собрании должен быть лидер
Он отвечает за объявление цели и плана встречи, определяет, кто принимает решения, и организует рассылки по причинам.Никто не должен спрашивать: «Чья это встречаЭ» Не назначайте встречу, если за ней никто не отвечает или если вы не желаете быть ее ответственным.
Если вы занимаете час чьего-то времени, относитесь к этому так, как будто вы одалживаете лестницу у соседа.
Спросите вежливо, не откладывайте, быстро вернитесь и скажите «спасибо».
Заранее сообщите цель и график встречи.
Какие вопросы необходимо решить, кто должен присутствовать.
Никто не должен входить в конференц-зал, не имея представления, зачем он здесь и чего ему нужно достичь.
Позвольте сотрудникам голосовать ногами — дайте им разрешение не посещать собрания, у которых нет смысла, владельца и расписания.
Ваш календарь не делает вас важным человеком
Слишком многие руководители думают, что из-за плотного календаря они становятся очень важными людьми, а одновременное планирование нескольких встреч равносильно награде.Вы менеджер, а не участник встречи.
Они только отнимают тебя от твоей команды.
Если вы не нужны, откажитесь от предложения встречи или оставьте ее.
Не обижайтесь, если вас не пригласят – зачастую это комплимент созданной вами команде.
Если вам есть что сообщить, сообщите об этом организатору встречи заранее.
Календарь не позволяет откладывать решения
Если решение нужно принять быстро, немедленно соберите тех, кто его принимает. Создайте культуру срочности, при которой решения принимаются быстро и без задержек.Еще одним преимуществом пустого календаря является то, что у вас будет больше времени, чтобы помочь другим найти немедленные решения.
Не приглашайте на встречи слишком много людей
В идеале не более пяти человек.Исследования показывают, что присутствие более семи человек в одной комнате снижает эффективность совещаний.
Группам следует присылать своего представителя, а не приходить целиком.
Если не знаете, как сократить количество участников встречи, пересмотрите задачи или разделяйте и властвуйте.
Конечно, я не имею в виду командные встречи или еженедельные праздники.
Сообщите всем о них заранее и убедитесь, что у вас есть время для вопросов и ответов.
Оценивайте каждую встречу
Сколько эта встреча будет стоить вашей компании? Например, двухчасовая встреча с 16 участниками — это 32 человеко-часа.Это почти целая неделя работы одного человека.
Является ли эта встреча более важной, чем то, чего ваш сотрудник может достичь за неделю? Попробуйте напомнить всем о стоимости встреч с помощью таймера.
Относитесь к календарям других как к редкому ресурсу.
Не назначайте встречи дольше, чем на час, а стремитесь к получасу.
Вы будете удивлены, чего вы сможете достичь.
Заканчивайте вовремя, уходите быстро, чтобы другим не пришлось ждать, пока освободится комната.
Уважение чужого времени работает и в обратную сторону: посещая встречу, отведите взгляд от ноутбука или смартфона.
Поднимайтесь по иерархии, но не подрывайте авторитет
Во многих компаниях это не принято.Но почему? Менеджеры должны разрешать противоречия.
Несоответствия приводят к простою.
Если люди не могут прийти к соглашению, им необходимо быстро и цивилизованно обратиться к вышестоящему сотруднику, который сможет принять решение.
В правильных командах можно не соглашаться и при этом принимать принятое решение.
Если встреча окончена, завершите ее
На скольких встречах кто-то говорил: «У нас есть еще 20 минут, что еще мы можем обсудитьЭ» Это абсурд. Если ты добрался домой на 15 минут быстрее, ты не будешь сидеть в машине все остальное время, не так ли? Если вы закончите встречу раньше, отлично.Завершите это и верните людям время.
Объявить календарное банкротство
Иногда вы можете избавиться от задолженности, сбросив календарь и начав все сначала.Однажды я работал со стартапом, который решил сделать именно это.
1 января удалили все записи.
Встречи добавлялись только в том случае, если они были необходимы и имели ведущего и соответствующих участников.
Все были удивлены достигнутым результатом.
Еженедельные «статусные встречи», занимавшие 3 часа, исчезли вообще.
Некоторые вернулись, но с меньшим количеством участников и на более короткие сроки.
Компания получила тысячи человеко-часов.
И это время стало возможным использовать для работы.
Теги: #встречи #встречи #встречи #переговоры #время #календарь #Управление проектами #Управление персоналом
-
4Road.net Против Росямы
19 Oct, 24 -
Сегодня Релиз Ubuntu Linux 7.04 Feisty Fawn!
19 Oct, 24 -
Уязвимость В Протоколе Bittorrent
19 Oct, 24
