Предисловие В компании Х все перепутано.
Затраты транспортного отдела растут и никто ничего не понимает. Финансовый директор не понимает, на что используются средства.
Гендиректор не понимает, почему вместо новой «Тойоты» для сына он должен покупать колпаки для «ГАЗели» по миллиону долларов за штуку.
Начальник транспорта сказал «Я вас понимаю» и ушел покупать втулки для полурессор.
Наступает критический момент, финансовый директор бросает шляпу на землю и говорит: «Нам нужна рентабельность!» «Рентабельность!.
» - тут же выдыхают присутствующие и обращают взоры на начальника информационного отдела.
«Мы устроим», — говорит он и покупает желтую коробочку с «1С:Управление автотранспортом».
Формируется рабочая группа и начинается реализация.
Что мы хотим получить в итоге?
Штат бухгалтеров транспортного отдела распределяет горюче-смазочные материалы и запасные части.Водителям больше не придется тратить деньги на каждый литр сожженного топлива – расход рассчитывается точно.
Маршрутные, путевые и ремонтные листы формируются вовремя и правильно.
Расчет зарплаты водителей автоматизирован: учитываются все виды надбавок и вычитаются выгорания.
Обмен информацией между существующими информационными системами автоматизирован: из ремонтных ведомостей формируются счета-фактуры в 1С Бухгалтерия и запчасти отправляются именно на счет 10.5. Лица выгружаются из ЗУП своевременно.
Но главное, что вся аналитика выполняется в пару кликов! Начальник транспортного отдела может отчитаться о каждом литре солярки, каждом аккумуляторе, каждом рубле, потраченном на ремонт. Он может получить данные о состоянии любой машины в любой момент времени.
Таким образом, все довольны: транспортный отдел легко ведет учет, бухгалтерия не вмешивается в процесс и лишь контролирует правильность выгрузок, финансовый отдел получает актуальные данные о рентабельности.
Это картина идеальной бухгалтерии, которую при правильном подходе можно реализовать на базе 1С УАТ.
Что мы имеем сейчас?
Начальник транспорта ведет записи карандашом в блокноте, а в последний раз, когда включал компьютер, случайно задел его пяткой.Диспетчер вводит данные о доходах и расходах в Excel, где расчетный расход рассчитывается по очень простым формулам (естественно, учитывается минимум параметров).
В конце месяца водители бьются за каждый литр мусора, убеждая диспетчера, что в Верхних Матюках они застряли в пробке, а в Нижних Пупках пришлось съехать в объезд из-за ремонта дороги.
Никто не знает реального маршрута и расхода топлива.
Для получения запчастей первичный документ с пометками отправляется в бухгалтерию, а девушки там вводят номенклатуру наугад, так как имеют смутное представление о разнице между ободным шкивом и тормозным диском.
Из-за этого транспортная и бухгалтерская службы часто путаются в передаваемых данных.
Расчет заработной платы выполняется с помощью сценария VBA в Excel. У машин есть имена собственные — Gazelle Worn и Peterbilt Green; фиксированного списка транспортных средств не существует. В конце месяца, когда документы поступают из процессинговых центров поставщиков ГСМ, бухгалтеры транспорта вручную сверяют окончательные цифры, а в случае расхождений увязают в разбирательствах с водителями.
Как мы будем реализовывать
Как показывает практика, сломать проверенные временем методы бухгалтерского учета на крупном предприятии (какими бы дикими они ни были) крайне сложно.Полномасштабное внедрение затруднено по нескольким причинам:
- увеличение спроса на трудовые ресурсы.
Для формирования отчетов и получения прибыльности в ЕАТ потребуется ввести очень большой объем информации;
- данные должны быть введены штатом квалифицированных бухгалтеров.
Подход «наши девчонки разберутся» гарантированно приведет к провалу;
- требуется интеграция с существующими информационными системами предприятия.
В случае с оптово-дистрибьюторской базой – это интеграция с системой управления складом (WMS) и бухгалтерскими программами;
- Требуется высокая координация работы всех задействованных подразделений на всех этапах.
Это прежде всего транспорт, информация, бухгалтерия, склад;
- изменения в бизнес-процессах.
Если в компании есть менеджер по качеству, то он взаимодействует с руководителями подразделений и описывает новые регламенты;
- техническая сложность.
В отдел информации нужен человек, который будет заниматься только реализацией в течение нескольких месяцев.
Это разработка средств обмена информацией на подготовительном этапе и «доработка напильником», пока все не утрясется.
Для начала можно автоматизировать учет в транспортном отделе, а затем расширить функционал на сопутствующие задачи.
Первоначальная реализация, по субъективным ощущениям, использует всего 5-10% гигантских мощностей системы 1С УАТ, но сравнительно проста в реализации.
Транспортный отдел получает некий аналог своего обычного учета, в котором используется пара документов и справочников.
Результат: процессы становятся более прозрачными, появляется подобие «цивилизованного» учета и возможность получать скромную аналитику.
Преимущества:
- минимальные затраты на переподготовку кадров;
- минимальные затраты на техническую поддержку;
- относительно короткие сроки (1-2 месяца);
Ключевой момент: путевые листы и расход топлива
Для начала я взялся за автоматизацию учета расхода топлива – это была основная задача бухгалтеров транспортного отдела.Существующая методика подразумевала минимум входной информации – пробег туда, пробег обратно, груз туда, груз обратно.
С «Газелями», в которых не учитывался перевозимый груз, было еще проще: только пройденное расстояние и тип топлива — либо сжиженный нефтяной газ, либо бензин.
При детальном рассмотрении файла Excel были выявлены элементарные формулы расчета потребления; они использовали несколько коэффициентов, проверенных годами методом проб и ошибок.
В UAT расчет расхода топлива гораздо сложнее.
Опишу несколько моментов, с которыми возникли вопросы.
- маршрут. При формировании путевой листа маршрут формируется по принципу «точка-точка».
Это значит, что если автомобиль едет из точки А в точку Б через точку С, то в справочнике маршрутов должны быть «А-С» и «С-В».
Причём, если машина ехала из А в С по трассе, а из С в Б в пределах города, то расход будет разный, и эти два отрезка нужно проехать в разных условиях эксплуатации (трасса и город соответственно).
Таким образом, чтобы создать задание в путевом листе, бухгалтеру необходимо точно знать маршрут и дорожные условия.
А что, если у дальнобойщиков таких точек пять? Десять? Даже после внимательного заполнения путевого листа разница между ним и расчетом в Excel достигала десятков литров, и это при том, что были введены все коэффициенты (поправки на дорожные условия, вес холодильника, прицепа, вес оборудования, отопление, время года).
, и т. д.).
Выясняется интересная зависимость: чем больше информации бухгалтер введет о маршруте, тем точнее будет отображен расход. Мне кажется, система будет идеальна для АТП, где автобусы ходят строго по расписанию и по фиксированным маршрутам.
Но автоматизировать расчеты для рейсов службы доставки, когда водитель неизвестное количество времени ездит по городу, доставляя товар в точки, а затем может сделать «объезд» из-за пробки, оказалась невыполнимой задачей.
Пришлось добавить в конфигурацию модуль, который рассчитывал потребление по формулам из Excel и добавлять костыли в форму документа;
- Концепция «модель-ТС».
В УАТ есть каталоги «Модели транспортных средств» и «Основные средства».
В ОС перемещается регистр сведений «Исходные сведения об автомобиле», где хранятся все параметры автомобиля, такие как номерной знак, объем бака, вес и другие.
Модель может быть одна (ГАЗ-33023), а машин этой модели может быть десять.
Скорость потребления является свойством модели.
Следовательно, все десять ГАЗелей одной модели будут иметь одинаковые нормы расхода, однако для каждой из них можно ввести поправочный коэффициент, на который будут умножены нормы расхода модели.
Но если одна «ГАЗель» после ремонта газового оборудования должна неделю ездить только на бензине, а остальные — на газе, то для нее необходимо создать новую модель «ГАЗ-33023-Бензин».
Кроме того, через неделю нужно не забыть перестегнуть его обратно.
Если вдруг понадобится переоформить все созданные на этой неделе путевые листы, то естественно будут взяты ТЕКУЩИЕ стандарты и путевые листы, которые были введены позже, станут неверными! Короче говоря, я пришел к выводу, что лучше для каждой машины создавать свою модель.
Поскольку стандарты привязаны к датам, они гибко настраиваются и затрагивают только одну машину (здесь тоже были некоторые модификации);
- учет затрат топлива.
Существует два способа ввода значения в UAT. Первый: в документе «Заправка ГСМ», к которому прилагается путевой лист. Если на рейсе была дозаправка, бухгалтер может сразу сформировать документ в соответствующей вкладке путевого листа и указать стоимость на основании данных квитанций.
Второе: стоимость загружается в конце отчетного периода на основании документов, полученных от процессинговых центров поставщиков.
Документы «Заправка ГСМ» и «Список командировок» передаются повторно.
В этом варианте вам необходимо указать 4 параметра: дату, заправку, тип топлива и стоимость.
Таким образом, если стоимость топлива менялась раз в 3 дня (вполне реальная ситуация), имеется три вида топлива (СУГ, бензин, ДТ) и 4 поставщика, то бухгалтеру необходимо составить 10*3* 4 = 120 нагрузок.
Очевидно, что первый вариант предпочтительнее.
Целесообразно возложить на бухгалтера обязанность вводить стоимость топлива при каждой заправке.
Было бы полезно доработать документ Заправка ГСМ, чтобы она не осуществлялась без затрат на заправку;
- переоформление/перерасчет накладных на произвольный период. Если бухгалтер допустит ошибку, то все последующие накладные окажутся неверными, так как итоговый баланс предыдущего является начальным балансом следующего.
Обработку написать несложно; это сэкономит много времени бухгалтеру.
Для этого в документ необходимо внести дополнительные реквизиты для привязки к основному средству.
Что нам удалось получить
Автоматизируя учет путевых листов и введя в конфигурацию УАТ дополнительные реквизиты для связи с 1С Учет основных средств, мы получаем (по каждому из транспортных средств):- расход по каждому виду топлива в разрезе пластиковых карт, поставщиков;
- общая стоимость заправки по каждому виду топлива в разрезе пластиковых карт и поставщиков;
- общий пробег;
- общее количество перевезенного груза;
- первоначальная стоимость, амортизация, стоимость с учетом амортизации;
- общие затраты на запасные части.
Для получения полной картины не хватает затрат на ремонт, страховку, обслуживание, налоги и расходники.
Однако при минимальных затратах мы достигли большинства показателей.
Это можно считать успехом.
выводы
- 1С УАТ — мощная система управления рентабельностью перевозок.
Это полноценная бухгалтерия, только с ориентацией на автотранспорт. Соответственно, учет в нем должен вести квалифицированный штат бухгалтеров;
- освоение системы при внедрении – верный путь к провалу;
- Система лучше всего подходит для ATP с фиксированными маршрутами и расписаниями рейсов.
Система, к сожалению, не подходит для случаев, когда точный маршрут полета неизвестен.
Альтернатива — оснастить автомобили «черными ящиками» и построить обмен информацией с УАТ.
- Залогом успеха является слаженная работа всех задействованных подразделений и тщательное изучение нюансов движения ГСМ.
Последнее избавит вас от лихорадочных поисков пропавших тысяч под прицелом бухгалтера.
-
В Российской Блогосфере Нет Денег
19 Oct, 24 -
Cakephp 1.2 Финальная Версия
19 Oct, 24
