В больших коллективах от 20 и более сотрудников возникает такая проблема — беспорядок в задачах.
Сроки срываются, работа замедляется.
Поэтому на рынке существует множество систем управления задачами, которые так или иначе решают эту проблему.
Более 2 лет мы развиваем нашу систему управления YouGile. И, конечно же, мы часто тестируем системы конкурентов и детально их изучаем.
Посмотрим, кто какие инструменты предлагает. Делаем выводы, вдохновляемся и улучшаем наш функционал.
Что такое система управления задачами? Какие функции позволяют вам навести порядок в ваших задачах? Мы долго думали.
И после 3-недельного мозгового штурма, общения с клиентами и опросов были определены 5 критериев.
Этот обзор был основан на этих критериях.
Критерии и обзор 5 систем управления задачами, включая нашу, приведены ниже.
5 критериев системы управления задачами:
1. Легкость постановки задач себе и коллегам Кнопка создания задачи в интерфейсе системы должна быть приоритетной.Чтобы любой новый сотрудник, поработавший в системе 2 минуты, мог легко его найти.
2. Удобство личного планировщика Удобство относится к классификации и сортировке задач.
Чтобы любой пользователь сразу увидел: ага, вот мои задачи, а вот те, которые я ставлю.
Это все задачи Пети, но тут уже вырисовывается срок.
Но мои частные задачи доступны только мне.
3. Возможность создания структуры компании с подразделениями.
Если в команде более 20 человек, необходима четкая структура.
Иерархия сотрудников и разделение подразделений.
Структура определяет, кто кому может поручить какую задачу и кто какие задачи видит. 4. Прозрачность рабочих процессов Важно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому следует поручить задачу, а кого нельзя отвлекать.
Это удобно не только в парадигме «менеджер-сотрудник», но и в парадигме «сотрудник-сотрудник».
Зачем лишний раз беспокоить коллегу, если можно просто разобраться в его проблеме.
5. Полнота картины результатов работы над задачами в отчетах.
Отчет должен давать понимание того, какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой не выполнил.
Какие задачи требовали больше всего времени?
Обзор 5 систем управления задачами
ЮДжайл
Удобство постановки задач
Создайте задачу в YouGile в 1 клик Раньше в нашей системе задания можно было размещать только на досках.
Но клиенты просили у нас «волшебную кнопку» для создания карточек в 1 клик.
Это действительно значительно облегчает работу рядовых сотрудников.
Управление вашими задачами
Персональный планировщик: «Задачи от меня», «Назначенные мной», «Личные задачи», «Избранное».
Персональный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи».
Там каждый пользователь видит, что у него установлено и что ему назначено.
Хранит свои частные задачи.
Мы считаем очень ценным сохранять конфиденциальность, потому что такое часто случается: хочешь сделать для себя черновую карту, начать над ней работать и только потом поделиться ею с коллегами.
Классификация задач
Макетная доска с наклейками Для классификации задач YouGile использует стикеры — текстовые метки, похожие на теги.
С их помощью карте присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние.
Вы можете создать абсолютно любую текстовую наклейку.
Структура компании с подразделениями
Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile Структура нужна для разделения сотрудников на отделы, указания должностей и выбора правил взаимодействия внутри отдела.
Настройте управление задачами и права доступа.
Назначьте руководителей каждого отдела с возможностями управления командой.
Прозрачность работы
Раздел «Чужие задачи» в YouGile В разделе «Чужие задачи» можно увидеть, кто над чем работает, кто кому какую задачу поручил и какие задачи не были выполнены.
Доступ к чужим задачам регулируется внутри отдела.
Вы можете быть уверены, что все видят задачи друг друга, поставленные без структуры доски.
Или вы можете предоставить эту привилегию только менеджерам.
Оценка эффективности
Инструмент для оценки загруженности по проектам и сотрудникам В YouGile есть отчеты и сводки, и в ближайшее время мы планируем выпустить еще один инструмент. Хотелось бы четко видеть, кто чем был загружен, и какая нагрузка будет у каждого сотрудника или отдела в ближайшем будущем.
Асана
Удобство постановки задач
Постановка задачи в 1 клик в Асане Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам.
Все задачи отображаются в разделе «Мои задачи».
В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Добавить в проекты».
В проекте все задачи отображаются систематически, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.
Управление вашими задачами
Классификация задач по приоритету Любая вновь созданная задача будет частной, пока вы не свяжете ее с общедоступным проектом.
Вы также можете записать своих коллег на выполнение задачи.
Это очень удобно: вы можете создать карточку «пойти на обед», пригласить туда друзей и обсудить ее.
В личном планировщике «Мои задачи» задачи рассортированы по группам «Сегодня», «Предстоящие», «Позже».
В платной версии вы также можете отображать отдельно все задачи, которые вы создали и поручил своим коллегам.
Классификация задач
Теги к задачам в Асане Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом.
Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа».
Если вы продумаете и внедрите общую для всех систему тегов, в ваших задачах будет порядок.
Структура компании с подразделениями
Отдел маркетинга: сотрудники и проекты В Asana вы можете создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работать над проектами и задачами.
Однако здесь нет жесткой иерархии, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник, по сути, имеет те же права, что и руководитель.
Прозрачность работы
Календарь маркетинговых задач в Asana Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа демократичны.
В календаре каждый может видеть все задачи своих коллег.
Как под конкретный проект, так и под конкретного сотрудника (кроме частных).
Оценка эффективности
Инструмент прогресса для просмотра общего прогресса Инструмент «Прогресс» отображает количество завершенных, невыполненных и просроченных задач проекта.
Инструмент «Отчеты» отображает все ваши задачи и задачи, которые вы поручили коллегам.
Пайрус
Удобство постановки задач
Создайте задачу в Pyrus в 1 клик Интерфейсы Pyrus отдают приоритет созданию задач.
Все просто и интуитивно понятно; не требуется длительного обучения сотрудников.
Управление вашими задачами
Персональный планировщик в Pyrus: мои задачи и задачи, которые я поставил В Личном Планировщике тоже всё просто и логично: задачи от меня, задачи для меня.
Активные отображаются отдельно, а завершенные отдельно.
Не должно быть никакой путаницы.
Классификация задач
Классификация задач в Pyrus: «В ожидании», «Под контролем», «Недавние».
Эта система имеет множество интересных функций специально для управления задачами.
Можешь отложить это на потом.
Вы можете поставить это «под контроль».
Вы можете выполнять повторяющиеся задачи.
Есть сортировка по активности задач и сроку выполнения.
Структура компании с подразделениями
Структура компании с подразделениями в Пайрусе Легко «нарисовать» четкую структуру с отделами и подотделами.
Правда, система прав и доступа к задачам довольно сложная: есть администратор, менеджер, менеджер и бухгалтер.
Прозрачность работы
Чужие задания в Pyrus. Прозрачность работы Рабочие процессы прозрачны, даже слишком прозрачны.
Вы можете отобразить все задачи любого сотрудника.
Частных задач по сути нет. Конфиденциальность может установить только пользователь с правами администратора.
Оценка эффективности
Оценка времени, затрачиваемого сотрудниками и задачами Одна из «фишек» Pyrus — подсчет времени, потраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.
Райк
Удобство постановки задач
Создайте задачу в Wrike в 1 клик Также в этой системе есть «волшебная кнопка» постановки задач в виде зеленого плюсика, которую сложно не заметить.
А кроме этого задачи можно ставить и несколькими другими способами.
Управление вашими задачами
Личный планировщик в Wrike Wrike предоставляет множество возможностей управления задачами: копировать и повторять карточки, делать их личными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить из проектов в «Мои задачи».
Вы можете следить за выбранной задачей или пригласить коллег подписаться на нее.
Добавляйте зависимости и связи между задачами.
Здесь тоже есть свои «хитрости».
Отправка автоматического вопроса коллеге о том, как идут дела по заданию.
Функция массовой смены задач.
Вехи — это задачи, которые используются в качестве контрольных точек для обозначения важного события или момента принятия решения.
Классификация задач
Сортируйте свои задачи в Wrike Wrike вообще предназначен для сложных многоэтапных проектов, но обычному пользователю вполне достаточно понимать, где лежат его задачи и как их сортировать.
Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности.
Вы можете отдельно отображать только активные задачи или только просроченные.
Прозрачность работы
Задачи коллег отображаются отдельным списком только в том случае, если вы являетесь их автором Поставленные вами задачи находятся в разделе «Создано мной».
В целом в работе есть некоторая непрозрачность.
Вывести все задачи коллег в отдельный список можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.
Оценка рабочей нагрузки проекта
Отчеты Wrike и оценка рабочей нагрузки Отчеты, доступные в платной версии, позволяют видеть общее состояние проектов и команд и обновляются в режиме реального времени с каждым новым открытием.
Вы сможете узнать, насколько просрочены задачи и что тормозит работу команды.
ГанттПро
Удобство постановки задач
Добавление задачи в проект в GanttPro На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень-то «общедоступной»: нужно понимать, что такое диаграмма Ганта, где кнопка постановки задач.
Но ее не существует — задачи ставятся только внутри рамках проекта.
Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так уж и сложно.
Управление вашими задачами
«Мои задачи» в GanttPro Функционал по управлению задачами в этой системе очень широк.
Для сотрудников есть «Мои задачи», где все просто и понятно.
А для менеджеров и ценителей есть диаграмма Ганта, где удобно менять уровни задач, устанавливать приоритеты, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» с задачами как угодно, перетаскивая их прямо на шкалу.
Классификация задач
Отсортировано «Мои задачи» Вы можете сортировать задачи по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость.
Структура компании с подразделениями
Сотрудники и права в системе Невозможно построить сложную и четкую структуру компании, но легко настроить систему прав.
Участники могут работать только над теми задачами, которые им поручены.
Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.
Оценка рабочей нагрузки проекта
Отчеты GanttPro и оценка рабочей нагрузки Крутая особенность GanttPro — вы можете рассчитать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов.
Вы можете создавать отчеты о времени, которое сотрудники тратят на выполнение задач.
Выводы из обзора систем управления задачами:
В YouGile – упор делается на управление задачами для команд от 20 человек.В Асане — широчайший функционал по работе с задачами, который можно задавать как в структуре досок в проектах, так и в Личном Планировщике.
Однако есть сложности с чрезмерно демократичными правами пользователей.
В Пайрусе — большое количество уникальных функций: от подсчета времени и невыполненных задач до создания чат-ботов для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании.
Недостаточно возможностей для всех сотрудников создавать частные задачи.
В Райке — множество функций: повтор задач, перенос из проектов в планировщик, создание веховых задач (чекпоинтов), массовое редактирование задач.
Однако в целом система ориентирована на работу со сложными многоэтапными проектами, а не с задачами как таковыми.
В ГанттПро — много крутых «фишек» для руководителей и менеджеров: расчет стоимости задач и проектов, расчет затраченных ресурсов, расчет времени, сортировка задач по 17 параметрам.
Правда, для рядовых сотрудников требуется несколько более длительное обучение.
Теги: #Управление проектами #интерфейсы #agile #управление проектами и командами #управление командой #управление задачами #система управления проектами #система управления задачами
-
Как Создать Сверхбыстрый Веб-Сайт
19 Oct, 24 -
Креативы От Пользователей
19 Oct, 24 -
Почта Mail.ru «Раздулась» До 5 Гб
19 Oct, 24 -
Игра С Генетическими Алгоритмами
19 Oct, 24
