Многое в жизни познается только на работе и при выполнении реальных задач.
В школе и институте многих из нас учили культуре общения, письму, манерам поведения за столом, разговору по телефону или поведению в присутствии дам.
В нашей жизни сегодня есть еще один форм-фактор общения между людьми – электронная почта.
К сожалению, я часто замечаю полное отсутствие культуры электронного общения практически у всех слоев населения.
Мне постоянно приходится переписываться по электронной почте со многими людьми: от студентов до бабушек-бухгалтеров, от полных чайников до опытнейших ИТ-специалистов крупнейших компаний.
Не многие из моих знакомых умеют правильно писать электронные письма или вести деловую переписку.
Ниже приведены несколько простых правил, которые помогут вам культурно общаться по электронной почте.
Твой псевдоним" Многие люди для общения используют личную, а не корпоративную электронную почту (см.
результаты моего анализа использования почты бухгалтерами ).
Очень часто люди при приеме на работу используют личную электронную почту.
Внимательно посмотрите на свой никнейм – это должно быть «нормальное» слово.
Очень часто многие люди, еще учась в школе-институте, получили себе имя типа Танечка-ласточка@ или еще хуже зубастик23@ и используют его по сей день.
Лучше всего, если ваш никнейм будет отражать ваше имя и фамилию.
Исключением являются фамилии и имена, которые сложно написать по-английски – в этом случае нужно подойти к вопросу творчески.
Хорошие примеры «никнеймов»: [email protected] или [email protected]. Ваше имя Если вы используете личную почту для деловой переписки с клиентами и партнёрами, в настройках аккаунта важно правильно указать Имя и Фамилию, например для почты [email protected] владелец аккаунта должен быть записан как Фролкин Кирилл, а не «Кирюша Ф» или «Фролкин Кирилл».
Многие не понимают, зачем нужны эти настройки — когда ваш собеседник получает письмо, он видит в поле «От» ваш «кирил ФФ».
Хороший тон — описать свое полное имя на русском языке, не забывая о реестре.
Письмо на английском языке приемлемо только в том случае, если вы часто переписываетесь с иностранцами.
У меня был довольно забавный случай при общении с главным бухгалтером одной компании, которого звали Владимир Владимирович, а в поле ФИО было: «Христенко Любовь Геннадьевна».
Подпись Вы должны правильно оформить свою подпись.
Это также делается в настройках почты.
Главное требование к подписи: ваш собеседник должен понимать, с кем он общается и какие возможные средства связи с вами доступны.
Пример удачной подписи:
Надеемся на взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество! Искренне, Начальник отдела продаж компании ИТР Жуков Андрей Юрьевич [email protected] (495) 781-49-44 8 903 774-32-07Пример подписи FAILED:
Зал славы: лучшее смотрите на Яндекс.Тема письма – ЧТО вы хотите? Если вы хотите, чтобы письмо было прочитано, правильно сформулируйте тему письма.
Заголовок вашего электронного письма должен содержать короткую фразу, которая заставит человека (получателя) прочитать ваше письмо.
Этот метод лучше всего используют СПАМеры — их основная задача — назвать тему письма так, чтобы вы хотя бы посмотрели на текст. Если вы пишете человеку, который не ждет от вас письма, обязательно укажите в заголовке его полное имя, например: «Козлова Н.
Е.
| от компании ITR», таким образом ваш получатель не спутает письмо со СПАМом (ведь основная проблема СПАМеров в том, что они не знают имени человека, которому пишут).
Если это не первое сообщение, которое вы пишете человеку или ведете с ним постоянную переписку, укажите обсуждаемую тему (указание ФИО уже не критично), например, «для Натальи из Инженерно-технологического института».
Компания по вопросу согласования Соглашения» или «имя и пароль для системы DELTA до 19 сентября 2008 года».
Ответ на письмо (Ответить) Когда вам было отправлено письмо, требующее ответа с вашей стороны, вам нужно использовать функцию ответа, а не создавать новое письмо.
Многие люди забывают следовать этому, казалось бы, банальному правилу, когда отвечают на письмо спустя некоторое время после его прочтения.
Всегда используйте поиск, чтобы найти входящее электронное письмо, прежде чем ответить на него.
Это чрезвычайно важно, потому что.
ваш собеседник поймет, на какое письмо вы отвечаете.
То же самое касается и функции «Переслать», когда вы пересылаете письмо от одного человека другому.
Есть два варианта ответа на письмо: когда ваш ответ находится вверху старого текста и когда ваш ответ находится внизу старого текста.
На мой взгляд, правильно использовать первый вариант, потому что.
Основная задача письма – донести ваш ответ, а историю переписки можно прочитать ниже.
Иногда приходится давать ответ прямо в теле письма, когда оно содержит много пунктов, это не очень красиво, но это единственный вариант дать ответ человеку, если он не продумал структуру своего письма.
тебе.
Всегда отвечайте на электронные письма Общение по электронной почте существенно отличается от общения по телефону или переписки почтовых голубей.
Основное отличие – эффективность общения.
Есть только два средства более эффективного общения – ICQ (и иже с ними) и само личное общение.
Дайте знать тому, кто написал вам письмо, что письмо пришло – даже если ваш ответ банальное «ОК».
Если можете ответить сразу, отвечайте сразу: электронная почта предполагает оперативность, и человеку будет приятно, если вы ответите оперативно.
Одно письмо – одно задание Если вы пишете письмо человеку, не забывайте, что он человек, а не робот. Если вы хотите передать много информации, требующей разных действий (например, написание отчета о встрече, расписания на неделю, своих мыслей о продажах и вопроса о том, где будет проходить корпоратив), передайте эту информацию в разные электронные письма.
Подумайте о человеке, которому придется разбирать ваше письмо — гораздо проще работать, если каждое действие будет в отдельном письме и при выполнении действия ваш собеседник закроет следующее письмо и откроет новое.
Подумайте, прежде чем отправлять Прежде чем отправлять письмо (особенно важное письмо), помните поговорку: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».
Прочтите письмо еще раз – все ли вы изложили кратко и ясно? Допустили ли вы какие-либо грамматические ошибки? Вы неправильно написали имя человека, которому отправляете письмо? Не доверяйте роботам Некоторые почтовые клиенты предлагают автоматически добавлять приветственное сообщение, например «Привет,…».
Роботам я бы не доверял - приветствие всегда пишу сам, например: «Добрый день, Людмила Васильевна.
, потому что.
использование роботов может привести к плохим результатам, когда человек неправильно ввел свое полное имя, ибо пример.
А может быть, вы получите такое письмо: «Привет, Регионал» или «Привет, Tanka87».
Теги: #электронная почта #культура #Чулан
-
Ит-Эмиграция В Новую Зеландию
19 Oct, 24 -
Вышла Вторая Альфа Kubuntu Hardy
19 Oct, 24 -
Тестирование Ssd P4800X
19 Oct, 24 -
10 Отличий Хорошего И Обычного Программиста
19 Oct, 24
