Запуская корпоративный портал в своей компании, я задумался над тем, какие его особенности меня действительно интересовали.
Ведь если описать все, на что способны современные порталы, на великом китайском места не хватит. С другой стороны, мы все прекрасно знаем, что большинство сотрудников используют лишь 15–20% этих возможностей.
Как сосредоточиться именно на тех функциях портала, которые покрывают потребности большинства пользователей? Очевидно, что потребности HR-менеджера и ИТ-директора при работе с системой будут кардинально различаться.
Поэтому я выделил несколько групп пользователей, описал их наиболее типичные потребности и на основе этого выбрал подходящее решение.
Сразу оговорюсь, вопросы стоимости владения порталом, продолжительности проекта внедрения и отказоустойчивости системы выходят за рамки данной статьи.
Я постараюсь описать их в следующих постах в ближайшее время.
Исходя из принципов работы с порталом, я выделил следующие группы пользователей:
- постоянные пользователи;
- менеджеры по персоналу;
- менеджеры по связям с общественностью;
- ИТ-специалисты;
- топ-менеджеры, руководители подразделений.
- Типичные пользователи имеют следующие потребности:
- быстрый поиск необходимой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты и СТП, документы для тендеров и т.п.
);
- автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярских товаров, заявки на подбор персонала, бронирование переговорных комнат и т.д.);
- обмениваться информацией друг с другом (сообщениями, фотографиями из отпуска, фотографиями новой машины, обсуждением новостей и событий и т. д.);
- информация о поступлении/наличии книг и/или периодических изданий в библиотеке компании, доступ к электронным версиям книг и/или периодических изданий (новости о поступлении, каталог книг и журналов, количество экземпляров у кого-либо, краткое описание, комментарии пользователей) .
- быстрый поиск необходимой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты и СТП, документы для тендеров и т.п.
- Менеджеры по персоналу имеют следующие потребности:
- опросы и анкеты сотрудников компании (удобный механизм подготовки анкет и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и анкет, предварительная обработка результатов);
- архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положение о отделе, организационная структура);
- информирование и/или адаптация новых сотрудников (электронный тур по компании, перечень социальных объектов: музей, столовая или где можно пообедать, медсанчасть, профсоюз - где находится, режим работы, образцы заявлений.
По каким вопросам к кому обратиться, например, что делать, если забыл пропуск? и т. д.);
- динамика численности (средства визуализации принятых и увольняемых сотрудников по возрасту, профессии, отделу и т.п.
);
- фотография рабочего дня (удобный механизм заполнения справочника функций по профессии/должности, простой механизм заполнения фотографии рабочего дня, возможность стандартизации функций, предварительная обработка результатов).
- Менеджеры по связям с общественностью имеют следующие потребности:
- информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услуг – ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);
- оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнений сотрудников компании о социальных условиях, качестве питания, кадровых изменениях и т.д.);
- внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнений сотрудников компании о новых продуктах и услугах и т. д.);
- сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренние ценности, мотивация).
- У ИТ-специалистов есть следующие потребности:
- удобный механизм обработки обращений в техподдержку (принцип одного окна, интеграция с существующими системами службы поддержки – если они существуют, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);
- удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска имени, должности, номера телефона и местоположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);
- анализ и отображение статистики по количеству обращений в техподдержку, интернет-трафику, телефонной связи и печати.
- организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании;
- вывод с камер видеонаблюдения.
- Для менеджеров и топ-менеджеров характерны следующие потребности:
- анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации – финансовых показателей, коммерческой информации, количества сбоев и аварий на производстве, текучести кадров и т.д.);
- обратная связь от сотрудников компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую);
Эта процедура полезна всем, кто сталкивается с выбором корпоративного портала.
Таким образом, мы закрываем сразу несколько вопросов: определяем основных заказчиков/потребителей портала в нашей компании, находим союзников при внедрении, формируем команду внедрения и вовлекаем их в проект с нулевой стадии, четко формулируем основные потребности и когда Выбирая поставщика, попросите его показать, как обозначенные задачи реализованы в предлагаемом им решении.
P.S. Группы пользователей и потребности могут различаться в каждой компании.
П.
П.
С.
Буду признателен, если кто-то еще поделится потребностями и проблемами, решаемыми с помощью корпоративного портала.
Теги: #Краудсорсинг #корпоративный портал #выбор корпоративного портала #выбор поставщика #задачи портала #функции портала
-
Esg - Это Тема! (Сарказм)
19 Oct, 24 -
Дейтерий И Тяжелая Вода
19 Oct, 24 -
Сброс Стилей С Помощью Css Reset
19 Oct, 24
