Пост о том, почему наши программисты теперь заполняют табели не 32, а всего 2 минуты, и как можно настроить автоматический учёт времени, импортировав данные из систем учёта TFS, Redmine и Jira в Microsoft Project Server. 
Статья будет интересна менеджерам проектов, руководителям компаний-разработчиков, а также программистам, заинтересованным в интеграции различных систем управления проектами.
Проблема в неразберихе с заполнением табелей учета рабочего времени.
Для 99% компаний-разработчиков учет рабочего времени программистов нужен как воздух для расчета затрат. Поэтому многие заставляют сотрудников заполнять табели учета рабочего времени (разновидность табеля учета рабочего времени).
Часто это предполагает ручное заполнение таблицы с задачами и затраченным на них временем.
99% программистов эта процедура, мягко говоря, не нравится.
Конечно, отличная перспектива для пятничного вечера — сидеть минут 30 и тупо копипастить все свои задачи на неделю из программы-трекинга в табель.
А, как известно, когда люди делают глупую и ненавистную работу, результат так себе.
Так вот в нашей компании половина табелей в пятницу вечером была далека от совершенства.
Что это значит? Прежде всего, табели учета рабочего времени не отражали всех «боевых» задач, которые решали разработчики.
Программист мог написать, что он просто работал 40 часов над таким-то проектом.
Или задачи из одного проекта могли быть ошибочно назначены в расписании другому.
Чтобы бороться со всем этим хаосом, замечательный сотрудник проектного офиса (чья фотография, несомненно, украсила бы статью, но публиковать ее мы все равно не будем) мягко, но неустанно прессовал 100 человек на полрабочего дня в понедельник.
Затем, используя длинный контрольный список, я проверил 1200 строк таблиц всех табелей учета рабочего времени.
Только ко вторнику руководство получило полную картину.
Результат: С задержкой в 3 рабочих дня менеджеры наконец получили отчет о затраченном рабочем времени за прошедшую неделю.
Как это было.
Порядок сбора табелей учета рабочего времени.
Более трех дней 
Решение – автоматизировать процесс заполнения табелей учета рабочего времени.
Решение проблемы выкристаллизовывалось постепенно.
Мы рассуждали так.
Если программист записывает всю свою работу в трекер, то почему бы не брать данные о задачах и количестве рабочих часов прямо оттуда? Это позволит оперативно получать информацию для анализа трудозатрат, кадрового документооборота и других управленческих задач.
Дальше было дело за малым – найти красивое технологическое решение для интеграции наших трекеров с системой, в которой мы учитываем рабочее время (Microsoft Project Server – подробнее о нем).
Здесь ).
Как это стало.
Порядок заполнения табелей учета рабочего времени До 100 штук за 2 минуты!
Максимальное время сбора данных — 2 часа 10 минут. 
Что мы получили?
В MS Project Server появилась волшебная кнопка, позволяющая создать расписание за 2 минуты.Когда вы входите в Project Server в пятницу, он автоматически строит расписание на основе данных трекера за неделю.
Осталось добавить туда данные об отгулах, отпусках, больничных, если таковые имеются.
И вуаля – нажимаете кнопку, подтверждаете, что все правильно, и табель готов.
Надо сказать, что волшебство работает только для тех, кто всю неделю следил за технологией управления проектами в трекере: фиксировал задачи, а также запланированное и фактическое время на их выполнение.
Эти хорошие ребята в пятницу получают плюс в карму и автоматическое заполнение табеля.
Автоматически заполняемый табель учета рабочего времени 
Бонусы за волшебную кнопку
1. Сэкономлено 200 рабочих часов.
Если раньше на заполнение табелей у сотрудника уходило 30-40 минут, то теперь на это уходит 2 минуты.
А если посчитать на 100 человек в месяц, то мы сэкономили около 200 рабочих часов.
Сюда можно добавить еще 32 рабочих часа, которые были потрачены на проверку правильности заполнения табелей, вместо которых теперь уходит всего 4 часа в месяц.
Экономию времени можно объяснить просто: теперь в табели загружаются реальные задачи из трекеров, а не те, которые люди набирали от руки.
2. Быстро получаем аналитику по проектам в течение недели
Теперь в 19:00 пятницы 91% табелей полностью заполнено, а у менеджеров есть аналитика трудозатрат по проектам на конец недели.Раньше к этому моменту собиралось меньше половины.
Пятница, 19:00. Количество полностью заполненных табелей учета рабочего времени 
3. Стандарты ведения всех проектов приведены к единообразию.
Теперь во всех системах отслеживания все проекты, клиенты и другие данные указываются единообразно.
Везде есть цифры планового и фактического времени выполнения задач.
А это снижает наши риски и повышает управляемость проекта.
4. Упрощенный контроль за соблюдением технологии управления проектами.
Раньше, чтобы понять, как реализуется проект, нужно было вручную заглянуть в трекер.
Теперь контроль происходит автоматически при отправке табеля учета рабочего времени.
Например, если в Redmine не введены статусы задач и время их выполнения, то эти задачи просто не будут загружены в табель учета рабочего времени.
И наоборот, если проектный офис видит правильно заполненный табель, это подтверждает, что его автор заполнил все поля в программе отслеживания.
Фактически результатом стал реинжиниринг всего бизнес-процесса.
Мы обустроили работу так, как нам удобно, с нашими сложными большими проектами.
5. Получаем аналитику по любым параметрам уже в пятницу.
Если раньше аналитика за прошедшую неделю приходила к менеджерам только во вторник-среду, то теперь в конце текущей недели, в пятницу вечером, собирается 90% информации по табелям.
На его основе строится OLAP-куб.
Сколько ошибок было исправлено за неделю? Сколько часов занял каждый проект? Где возникли узкие места и почему? Теперь вы можете анализировать данные быстрее.
Но это не предел.
В следующий раз мы поговорим о том, как можно получить сводные данные по всем проектам из трекеров в режиме реального времени с помощью улучшенной версии нашего OLAP-куба.
А теперь подробности, мясо и куски кода.
Автоматизация бизнес-процессов шаг за шагом
Шаг 1. Стандартизированное управление проектами в разных системах отслеживания.
Сложность задачи заключалась в том, что компания использует три разных трекера (системы управления проектами) для управления проектами разного технологического наполнения.
Это продиктовано требованиями к технологии и спецификой самих проектов.
| Управление проектами в отделах разработки – специализированные системы трекинга | Учет рабочего времени и анализ бизнес-процессов в компании |
| TFS — для технологического отдела Microsoft. | Microsoft Project Server — система управления портфелями проектов |
| Jira — проекты, в которых заказчик также использует систему Jira. | |
| Redmine — для отдела мобильных технологий, Java-разработчиков и дизайнеров.
|
Например, для разных проектов могут быть приняты разные рабочие процессы.
Или сложный проект для одного и того же заказчика можно назвать условно «Мобильный для крутого клиента N» в отделе мобильной разработки (в Redmine), и «Внутренний сайт компании N» в отделе веб-разработки (в TFS).
Для интеграции весь этот зоопарк пришлось привести в порядок — добиться того, чтобы в каждой системе одинаковым проектам давалось одинаковое имя, везде были указаны сроки выполнения задач и использовалась общая методология управления.
На технологическом уровне это требовало придания некоторых возможностей самим трекерам.
Например, в TFS нет столбца, в который можно было бы ввести количество часов, потраченных на задачу в определенную дату.
Шаг 2. Написал страницу, которая импортирует записи в MS Project Server.
Расскажем, как можно сделать такую страницу.Кратко изложим, что необходимо:
- Добавьте кнопку в MS Project.
- Авторизуйтесь в системе отслеживания и читайте оттуда данные о трудозатратах.
- Отобразить полученные данные пользователю для проверки.
- Запишите данные в MS Project.
2.1. Кнопка.
Давайте рассмотрим, как можно расширить интерфейс MS Project Server. Поскольку, как всем известно, MS Project Server работает поверх MS SharePoint Server, вы можете воспользоваться возможностями последнего для добавления различных элементов в интерфейс MS Project. В частности, нам нужно было, чтобы пользователь запускал импорт прямо со страницы расписания.
Для этого вы можете добавить на ленту табеля учета рабочего времени специальную кнопку и связать ее с соответствующим действием.
Чтобы иметь возможность развернуть это в MS SharePoint, вам необходимо создать функцию, содержащую элемент типа «Пользовательское действие».
Теги: #разработка программного обеспечения #разработка программного обеспечения #Сервер Microsoft Project #microsoft SharePoint #Jira #Redmine #tfs #Управление разработкой #управление проектами #Управление разработкой #Управление проектами #управление персоналом<CustomAction Id="EBT.MSP.TimesheetSync.ImportFromRedmine.CustomAction" Location="CommandUI.Ribbon" Title="Импортировать данные из RedMine" >
-
Голанг-Клиент Nic.ru
19 Oct, 24
