Большинство договоров, с которыми мне приходилось сталкиваться в жизни, представляют собой печатные стандартные шаблоны сомнительного качества со строками для заполнения личных данных, сроками и суммами, которые мои преподаватели на юрфаке не стали бы приводить в пример достижений юридической мысли.
Почему квалифицированные специалисты до сих пор выполняют рутинную работу, а за все это платит бизнес? Какие технологии помогут сэкономить время и деньги? На этот вопрос я, как заместитель начальника отдела внедрения систем документооборота ЛАНИТ Я постоянно ищу ответ. Для поиска решения я привлек одного из основателей профессиональной платформы по подготовке документов.
Доцилла Про Кирилл Буряков.
Наши выводы я постараюсь изложить в этой статье.
Традиционный подход к работе со стандартными документами выглядит примерно так: юрист подготавливает десятки документов Word с текстами по каждому делу, а затем отправляет их коллегам по запросу или сохраняет в папках на общем диске.
Когда законодательство меняется, юрист обновляет шаблоны и просит коллег использовать новые версии документов.
В результате юрист фактически превращается в секретаря, задача которого — следить за тем, чтобы сотрудники вовремя получали актуальные шаблоны.
А многие документы даже не имеют шаблонов; шаблоны появляются, когда есть энтузиаст, желающий оптимизировать свою работу и работу своих коллег.
Такой подход обходится работодателю относительно дорого, поэтому компании пытаются решить проблему за счет автоматизации.
Первые решения, появившиеся на рынке, требовали долгосрочной интеграции с инфраструктурой компании, а для любых изменений в документах приходилось приглашать ИТ-специалиста или внешнего подрядчика, поэтому польза и удобство были под вопросом.
Но около пяти лет назад появились сервисы, которые помогали сотрудникам самостоятельно за несколько минут оформлять любые типовые договоры без каких-либо знаний юриспруденции и навыков программирования.
Сейчас, конечно, некоторые люди тоже готовят типовые договоры без знаний юриспруденции, и, как правило, такие договоры причиняют мне моральные страдания при их прочтении.
Моя маленькая мечта – чтобы стандартные документы были качественными и не требовали постоянного внимания высококвалифицированных специалистов.
При нынешнем уровне развития технологий это возможно.
Расскажу, как работают такие сервисы, как они вписываются в общий ландшафт систем электронного документооборота и как компании уже автоматизировали работу с документами на примере платформ LanDocs и Doczilla Pro.
«Расстрел не может быть помилован», или Почему подготовка документов вручную осталась в прошлом
Наши клиенты, стремящиеся к автоматизации документооборота, чаще всего сталкиваются с четырьмя проблемами.Пустая трата времени.
Чем больше стандартных документов использует компания, тем чаще квалифицированным сотрудникам приходится отвлекаться от важного.
В результате рутина отнимает время, которое можно было бы потратить на сложные интеллектуальные задачи.
Как часто в своей работе вы отвечаете на вопросы: Правильно ли я сделал отступ в документе? Шрифт выбран? Кого следует указать в качестве подписавших? А как часто вы видите, что сотрудник взял старую форму просто потому, что решил работать не по стандартной типовой форме, а по документу, который он заранее подготовил для другого контрагента? Ошибки в документах.
При большом потоке задач люди чаще допускают ошибки, а неточная формулировка в некоторых случаях может стоить бизнесу миллионы рублей.
Для рядовых сотрудников это дополнительный стресс и снижение мотивации, поскольку им приходится выполнять одну и ту же работу.
В глазах замыливается, время уходит, а в конце мы получаем опечатки, незаполненные статьи, неочищенные комментарии.
Длительные сроки одобрения.
В работе над документом задействованы сотрудники разных ведомств и подрядных организаций, и каждый хочет убедиться, что все в порядке.
Поэтому согласование даже шаблонных документов может занять недели, ближе к концу года и месяцы.
Неумение делегировать работу.
Из-за риска ошибки юрист не может делегировать работу над документом сотруднику другого подразделения.
Сотрудникам приходится ждать, пока юрист (часто занят другой работой) рассмотрит документ и разрешит его использование.
Эти проблемы решаются с помощью технологий автоматизации, которые уже используют компании из разных сфер: Сбербанк, МТС, Почта России, РосАтом, Альфа-Банк, Х5, СОГАЗ, Сахалин Энерджи.
Опыт компаний, автоматизировавших работу с документами
На конференции ЛАНИТ и Doczilla (полная запись конференции доступна) на ютубе ), представители МТС, Абсолют Банка и НПО «Энергомаш» рассказали, как автоматизация улучшила работу в их компаниях.МТС В МТС возникла проблема: сотрудники допустили ошибки при работе с документами, поскольку работали с какими-то непонятными для них бланками.
Компания тратила деньги и время на постоянное обучение персонала.
Мы решили установить платформу автоматизации на серверах МТС, создали несколько баз данных и около 50 интерактивных шаблонов.
Сейчас 65 сотрудников МТС постоянно работают с документами на платформе Doczilla, составляя примерно 50% договоров на этой платформе (цель на конец 2021 года — 60%).
Скорость подготовки договоров выросла в 3 раза, а срок внутреннего согласования сократился на 50%.
Абсолют Банк В Абсолют Банке слишком долго готовилась и согласовывалась документация по обеспечению кредита; данные приходилось вводить вручную из внутренней системы банка, а при окончательной проверке документов приходилось вручную удалять сноски и комментарии, оставленные на этапе согласования.
Мы подключили платформу к замкнутому контуру банка, провели интеграцию с CRM на Oracle, а также с реестрами ЕГРЮЛ, ЕГРИП и ЕГ?.
Мы перевели ипотеку и договоры в интерактивный формат. Время подготовки ипотеки сократилось с 40 до 10 минут. Среднее время ожидания клиентом документации сократилось с 15 до 7 дней.
Новые сотрудники быстрее проходят обучение, а в документах больше не бывает ошибок и опечаток.
НПО «Энергомаш» У НПО «Нергомаш» были большие сроки выполнения заявок и планов закупок.
Документооборот был автоматизирован: мы внедрили автоматическое согласование закупочной документации и стали отслеживать каждый этап согласования.
В результате мы стали быстрее готовить документы, сократили трудозатраты и устранили человеческий фактор.
Вместо заключения
Что изменилось в моей жизни после появления инструментов для автоматизации подготовки документов?- Файлы больше не теряются, и вы всегда можете найти актуальную и необходимую стандартную форму.
Раньше необходимые формы можно было хранить где угодно: на рабочем столе, в папках, базах данных, CRM, ERP-системах и переписке.
С платформой автоматизации все хранится в единой базе данных, а поиск нужного документа занимает две-три секунды.
- Ошибки исчезли! Ведь никто не работает с текстом напрямую — пользователи просто отвечают на вопросы анкеты.
Платформа сама формирует документ на основе ответов, реквизиты контрагента заполняются автоматически (после ввода ИНН все данные государственных реестров подтягиваются из самих баз данных).
Теперь вам не нужно беспокоиться о том, что ваш документ будет содержать непреднамеренную ошибку и его придется переделывать.
- Суперскорость внесения изменений: если документов много, как в моем случае, и меняется бизнес-процесс компании или принимается новый закон, все файлы приходится переделывать.
С помощью платформы автоматизации достаточно внести изменения в основной документ, который называется интерактивным шаблоном, и все новые типовые документы будут полностью соответствовать законодательству.
Я надеюсь, что вы сможете продолжить его смотреть.
Статья в соавторстве с Кириллом Буряковым, Doczilla @Kirill_Buryanov_Doczilla Теги: #Будущее уже здесь #lanit #ECM/EDMS #ddsud #системы документооборота #doczilla
-
Преимущества Разблокировки Телефона
19 Oct, 24 -
По Следам Человеческого Любопытства
19 Oct, 24 -
Новый Ip Телефон Fanvil X6
19 Oct, 24 -
Ускорение Мыши Windows Для Mac
19 Oct, 24 -
Ищем Инвесторов, Ищем Друзей!
19 Oct, 24 -
Wevi.ru - Видео Для Интернета
19 Oct, 24
