Мы уже написал о проблеме Excel Hell и возможных решениях.
Сегодня мы хотим подробнее рассмотреть один из случаев, а именно бардак, который возникает при сборе данных о сотрудниках или филиалах в файлах Excel. 
Задача сбора данных от подразделений актуальна, если у нас нет единой системы учета, из которой всегда можно получить информацию.
Для среднего и крупного бизнеса это могут быть периодические отчеты, отправляемые в головную компанию, а для малого — например, ежедневные табели учета рабочего времени или отчеты по проектам.
Обычно этот процесс организуется следующим образом.
Есть руководитель, который заинтересован в получении сводной информации по отделам.
Он ставит задачу своему ближайшему подчиненному (назовем его «аналитик») получить этот отчет. Очевидным решением для аналитика является создание шаблона Excel, который он раздает отделам.
В ведомствах, в свою очередь, есть сотрудники, владеющие этой информацией.
Они заполняют шаблоны и отправляют файлы обратно аналитику.
Половина из них допускают ошибку и на следующий день присылают исправленный файл.
В результате аналитик тратит два дня на объединение всех этих файлов в один и подготовку сводного отчета.
Менеджер после просмотра сводного отчета понимает, что в нем недостаточно данных, и просит добавить еще один столбец, который не предусмотрел аналитик.
И вся цепочка повторяется сначала, рассылаются «шаблоны v2.xls», сотрудники отчетности их заполняют и отправляют обратно.
В результате у аналитика есть два набора данных, и только он может понять, какие из них актуальны.
И вот менеджеру этот отчет начинает нравиться, и он хочет получать его ежемесячно.
Через какое-то время он захочет посмотреть его в динамике и по отделам, а это значит, что нашему аналитику нужно будет обработать все накопленные файлы за предыдущие периоды, в том числе отсортировать их версии, объединить в новый сводный отчет и т. д. и так далее.
В общей сложности мы получили большой блок полезных данных, которыми никто не сможет воспользоваться.
Это типичная ситуация, когда ад Excel происходит в одной организации.
Давайте рассмотрим основные проблемы в этом процессе.
- Журналисты вводят данные с ошибками.
Вы можете ввести все, что захотите, в ячейку Excel по умолчанию.
Аналитик получает набор файлов с разными справочниками, форматами времени и чисел и т. д. В крайнем случае отчетникам удается склеить ячейки, добавить новые столбцы или даже отправить совсем другой файл.
- Различные версии данных.
Ошибки и изменения исходных требований приводят к тому, что у аналитика и отчитывающегося лица накапливается несколько версий одних и тех же отчетов и данных и никто не может понять, где находится последняя.
- Аналитик постоянно тратит время на одни и те же действия.
Типичная операция сопоставления данных из файлов, полученных от отделов, превращается в основную работу аналитика, и в результате мы имеем только строго фиксированный отчет, содержащий агрегированные значения.
А исходная информация, на проверку которой аналитик потратил много времени, теряется.
- Нет доступа к историческим данным.
Аналитик потратил огромное количество времени на сбор и обработку данных, создал сводный отчет, возможно, даже разместил его в общем хранилище, но как получить оттуда данные? Как анализировать динамику развития? Необходимо снова консолидировать и обрабатывать данные только из сводных отчетов за разные периоды.
- Изменение структуры отчета.
Если менеджер хочет просмотреть отчет с другой точки зрения или добавить какие-либо данные, которых раньше не было, или просто заменить представление графика другим, что делать со всеми старыми отчетами? Перестроить или оставить в «устаревшем» виде?
- Эффективность.
На сбор и сопоставление данных тратится определенное количество времени, за это время данные устаревают.
Ошибки при заполнении? — вы можете ограничить доступные значения в ячейках.
Различные версии данных? — создайте таблицу в электронной таблице Google или установите Sharepoint. Типичные операции? — написать макрос в Excel. Исторические данные? — составить сводную таблицу Excel или разработать собственную базу данных.
Изменение структуры? — обучить аналитика SQL, если вы создали базу данных на предыдущем этапе.
Эффективность? — регулировать процесс и выплачивать премии за соблюдение сроков.
Однако все эти решения требуют системного подхода, приведения в порядок всех процессов и источников данных, а зачастую и внешнего консультирования.
Еще через год-полтора можно внедрить комплексное решение, автоматизирующее все процессы, благодаря чему теоретически не будет необходимости составлять такой отчет. Мы думаем, что есть решение, которое не требует больших затрат на внедрение и реструктуризацию ваших бизнес-процессов, но облегчает доступ и работу с вашей информацией.
Как мы видим правильную организацию такого процесса?
В этом процессе необходимо соблюдать ряд условий.
- Создание шаблона для сбора данных не должно занять много времени.
Аналитик не хочет тратить много времени на продумывание структуры, установку ограничений ввода, запрет редактирования файлов и т. д., поскольку в начале он еще не осознает, насколько важна эта информация и что в будущем ему потребуется обработать его.
- Менеджер должен иметь возможность изменять требования.
Аппетит приходит во время еды, и пока не будет получена первая версия отчета, сложно понять, какие данные нам действительно нужны.
Это означает, что должна быть возможность изменять как структуру собираемых данных, так и структуру отчета, без необходимости повторного сбора уже введенной информации.
- Сотрудникам, предоставляющим отчетность, должно быть легко предоставлять данные.
Получить от них нужный отчет вовремя уже сложно, а лишние проблемы в организации процесса сильно влияют на дисциплину и работоспособность.
- Ценен не только сводный отчет, но и исходные данные.
Вероятно, в будущем мы захотим взглянуть на данные под другим углом или рассчитать на их основе новые показатели.
- Все сотрудники организации должны иметь доступ к данным.
Все сотрудники должны знать, где взять данные и как это сделать.
- Журналисты вводят данные с ошибками.
Нам нужен инструмент, который позволит нам быстро настроить шаблон ввода данных с базовыми ограничениями на ввод числовых, текстовых и справочных данных.
При этом сотрудники, часто отчитывающиеся, не всегда могут использовать внешнюю систему, а значит, им нужно предоставить возможность пользоваться обычным Excel и импортировать данные оттуда.
- Различные версии данных.
Все вводимые данные должны быть версионными и иметь единую рабочую версию.
Всегда должно быть ясно, кто и когда ввел значение.
- Эффективность.
Введенные значения должны сразу попасть в общее хранилище.
- Трата времени на типичные действия.
Сводные отчеты должны формироваться автоматически и не требовать отдельных процедур формирования.
- Проблема с изменением структуры.
Формирование сводного отчета не должно зависеть от структуры входных форм; ранее введенные данные не должны теряться при добавлении или изменении столбцов и строк в формах и отчетах.
- Доступ к историческим данным.
Введенные данные не должны храниться в формах и файлах — они должны сразу укладываться в удобную для работы и выборки структуру.
Базовой единицей информации является не файл, а индикатор с набором аналитических функций.
QuBeQu имеет дизайнер форм и отчетов, где пользователь может быстро создать форму определенной структуры, состоящую из набора индикаторов с заданными характеристиками.
При заполнении формы данные будут храниться в едином хранилище, как значения показателей для заданных значений характеристик.
Соответственно, в сводном отчете значения этого показателя будут получены автоматически (или рассчитаны по формуле).
Для удобства заполнения форм мы поддерживаем импорт из Excel, копирование-вставку через буфер обмена и навигацию по таблице с помощью клавиатуры.
Все данные полностью версионны.
Даже если мы удалим значение в ячейке, мы сможем показать, какое число там было, кто его ввел и кто удалил.
Кроме того, для обеспечения прослеживаемости информации все расчетные и агрегированные значения можно развернуть до исходных данных — вам не нужно бегать по ячейкам Excel и понимать, что означает та или иная формула.
Формулы пишутся не по положению ячеек в таблице, а по показателям и их характеристикам, т.е.
в QuBeQu «Выручка» = «Доходы» — «Расходы», а не «А1 = В1-С1».
Вы, наверное, скажете, что поддержание такой системы требует затрат, ведь не бывает так, что «все работает само собой».
Но попробуйте сравнить, сколько времени аналитик потратит на сопоставление информации из файлов, со временем, которое он потратит на работу в системе.
Даже если это значения одного порядка, мы получаем принципиально разные результаты.
Все данные, которые мы получили от отчитывающихся сотрудников, структурированы, ими можно быстро и легко пользоваться, и они не потеряются.
Место для хранения информации единое, а если аналитиков, менеджеров и сотрудников отчетности много, там будет накапливаться большой объем данных, которые можно будет изучить.
Нижняя граница
Мы описали один из возможных вариантов использования QuBeQu. Возможности системы шире, чем описано в этой статье: коннекторы к внешним системам и базам данных, расчеты, версионирование, информационные панели и графики.Теги: #QuBeQu #Excel #сбор данных #аналитика #бизнес-аналитика #бизнес-аналитика #Веб-аналитика
-
Преимущества Оплаты За Клик
19 Oct, 24 -
От Htc Desire К Hd: Стоит Ли Оно Того?
19 Oct, 24 -
Отрицательный Отзыв – Эффективное Seo
19 Oct, 24 -
3D Роза По Методу Монте-Карло
19 Oct, 24 -
Роботы Не Отдыхают
19 Oct, 24 -
Django Meetup — 1 Марта В Москве
19 Oct, 24
