Полгода назад мы писали о том, как перенести все внутренние коммуникации в компании в виртуальное пространство.
Но тогда мы еще не знали, что всего через пару месяцев нам предстоит подготовить международную онлайн-конференцию – Innovation Day 2020. О том, как впервые организовать масштабное мероприятие онлайн и выжить, читайте ниже.
День инноваций — традиционное ежегодное мероприятие для Deutsche Telekom IT Solutions Russia. В апреле в Санкт-Петербург приезжают коллеги со всего Deutsche Telekom, чтобы послушать доклады о новинках, познакомиться и вообще отлично провести время, наслаждаясь апрельским петербургским солнцем и видом на Неву с Васильевского острова.
В этом году все должно было пойти по плану: мероприятие было назначено на 28 апреля, подготовка началась почти за полгода, площадка была арендована, а некоторые зарубежные коллеги уже оформляли визу и покупали билеты в Россию.
Но когда за месяц до дня Х мы отправились домой, стало ясно, что проект придется приостановить.
Сначала мы наивно надеялись на май или июнь, но статистика только росла, об открытии границ не было и намека.
Поэтому, чтобы совсем не отказываться от мероприятия, мы решили: пусть будет онлайн, и запланировали День инноваций на сентябрь.
Помимо различных технических вопросов, которые нам пришлось решить и о которых я расскажу чуть позже, очень важно было сохранить атмосферу, несмотря на переход в онлайн.
InnoDay — мероприятие для людей и о людях, которое каждый год готовится с особой любовью и заботой.
Общение, обмен опытом, идеями, новые знакомства – это то, ради чего люди пришли на День инноваций, и это нужно было максимально сохранить в сети.
Так прошел День инноваций в 2019 году
К тому же, когда мы только начали готовиться, онлайн-мероприятия были в новинку, но ближе к сентябрю стало понятно, что люди откровенно устали от онлайна и хотят личных встреч.
Делать обезличенную конференцию, где люди включали бы нужный доклад и ставили его на задний план, пока готовили обед, — это точно не наш вариант. Как это работало Чтобы максимально передать атмосферу Дня инноваций онлайн, мы решили, в первую очередь, вести трансляцию мероприятия полностью в прямом эфире.
Все должно происходить здесь и сейчас — если зритель еще может посмотреть запись одной встречи, не отвлекаясь, то вряд ли кто-то сможет посмотреть целое мероприятие, состоящее из готовых видеороликов.
Да, прямой эфир был таит в себе подводные камни – время от времени у некоторых зрителей возникали проблемы со звуком, пару раз в эфир просачивался режиссёрский шепот. Но мы были готовы пойти на риск, чтобы у наших коллег возникло ощущение по крайней мере, близко к тому, что они присутствовали на реальном, живом мероприятии.
Кроме того, прямой эфир дал спикеру возможность ответить на вопросы зрителей в режиме реального времени.
За день большой конференц-зал нашего офиса в Санкт-Петербурге превратился в настоящую съемочную площадку с хромакеем, светом, камерами и студией для гостей — это была основная из трех сцен.
На этой площадке было два докладчика, а также были живые выступления спикеров, которые давали интервью после презентаций.
Две соседние переговорные комнаты также были оборудованы под небольшие студии, где располагались модераторы сцены.
Главной сложностью в техническом плане были ограничения со стороны зарубежных коллег.
Поскольку доклады были о реальных проектах – конфиденциальная информация и все такое – спикеры и участники могли подключаться только с рабочих компьютеров.
Рабочие компьютеры, особенно зарубежные = очень ограниченный список разрешенных программ.
В то же время мы приглашаем на День инноваций студентов и некоторых заказчиков, которые должны иметь доступ к этой трансляции.
Было решено сделать отдельный лендинг, где доклады были разделены на три потока (три сцены), и участник, выбрав тему доклада из интерактивного расписания, попадал в нужный поток.
Спикеры подключались к трансляции через Cisco Webex — распространенный в нашей компании инструмент для конференц-связи, а в качестве плеера использовался Facecast. 
Чтобы вовлечь аудиторию в происходящее, на каждом этапе был свой чат с администратором, где можно было задавать вопросы спикерам по докладам, уточнять организационные вопросы и просто общаться.
Также между блоками докладов в каждом потоке докладчики проводили питч-сессии, к которым присоединялись спикеры и кратко рассказывали о теме своего доклада.
Если участник заранее не определился с сессиями, которые он хочет посетить, на питче он мог получить представление о каждом спикере и докладе.
Иногда это становилось решающим в выборе — харизма спикера или манящий британский акцент даже на питч-сессии заставляли забыть обо всем.
После каждой презентации докладчик и участники могли пойти в комнату Webex, чтобы лично пообщаться и поделиться своими мыслями.
На этот вариант мы не возлагали особых надежд, но после каждой сессии в комнаты приходили коллеги из разных стран и хотели встретиться со спикером и поговорить.
Одна из задач, которую мы ставили перед собой вначале, — «зацепить» зрителей и не дать им забыться и пойти на кухню резать салат. На протяжении всего мероприятия количество зрителей оставалось примерно на одном уровне, что, конечно, не означает, что все участники были задействованы на 100%, но вселяет надежду! В заключение хотелось бы отметить.
Это был насыщенный, долгий день, полный впечатлений для организаторов, спикеров и зрителей.
Конечно, ни одно онлайн-мероприятие, каким бы крутым оно ни было, не может сравниться с настоящими эмоциями и живым общением.
Однако благодаря новым технологиям и крутой команде возможно всё, даже организовать крупное международное мероприятие онлайн – и не только не сойти с ума, но и начать мечтать о следующем.
Это были слова, а вот День инноваций в цифрах: 2,5 месяца подготовки 17 отчетов 28 спикеров со всего Deutsche Telekom 16 стран от Америки до Азии 1000 участников от Чикаго до Куала-Лумпура 5 часов прямого эфира Если вы хотите поделиться своим опытом организации онлайн-мероприятий или задать вопросы, жду вас в комментариях! Теги: #deutsche telekom IT-решения #мероприятия #конференции #управление персоналом #конференции
-
Приложение, Которое Мне Нужно
19 Oct, 24 -
Курс C++ В Центре Cs, Первая Часть
19 Oct, 24
