Совместная работа — это болевая точка традиционных офисных инструментов.
Когда над файлом одновременно работают десять человек, больше времени и сил тратится не на правки, а на поиск изменений и их авторов.
Это осложняется множеством приложений, которые не всегда совместимы.
Один из способов решения этой проблемы — переход на облачные офисные пакеты.
Их не так много, и мы расскажем, как мы преодолели консерватизм сотрудников Forex Club и смогли всего за пару месяцев перевести распределенную компанию с сотней офисов на G Suite. 
Почему вы решили сделать переход?
Forex Club обычно вспоминают в контексте онлайн-торговли по курсам валют. Но эта компания работает с несколькими видами валютных инструментов в разных странах мира.Из-за этого у него очень сложная ИТ-инфраструктура с собственной платформой для клиентов.
На момент нашей встречи бэк-офис компании использовал несколько разных платформ и приложений.
Основным рабочим инструментом для большинства сотрудников был офисный пакет Microsoft и почта на Zimbra. Прежде всего это была надстройка из дополнительного хранилища, резервного копирования, антивируса, многочисленных коннекторов и интеграций, а также управления лицензиями Microsoft и Zimbra с периодическими аудитами.
Поддерживать эту систему ИТ-отделу Forex Club было дорого.
Сложная инфраструктура требовала аренды большого количества серверов, планов DRP на случай отключения этих серверов или сбоя подключения к Интернету, а также резервного копирования.
Для обеспечения бесперебойной работы со временем был сформирован специальный отдел администраторов, на который по-прежнему возлагалась задача лицензионных проверок.
Из-за обилия различных программ возникли проблемы у рядовых сотрудников Forex Club. Без отслеживания версий документа было сложно найти автора некоторых правок и окончательную версию текста или таблицы.
Стремясь снизить затраты на обслуживание, Forex Club искал более простой способ решения тех же проблем.
Вот тут и началось наше взаимодействие.
В поисках альтернативы
Для реализации полноценной совместной работы пришлось изменить сам подход — перейти от локального хранилища к облаку.Forex Club начал поиск общего облачного решения для всех офисных приложений.
Кандидатов было два: Office 365 и G Suite. Office 365 был приоритетом, поскольку многие лицензии Microsoft были приобретены у Forex Club. Но Office 365 переносит в облако лишь часть функциональности офисного пакета.
Пользователям по-прежнему необходимо скачать приложение из личного кабинета и использовать его для работы с документами по старой схеме: отправлять и пересохранять копии с индексами версий.
G Suite от Google Cloud имеет больше функций для совместной работы и дешевле.
В случае с продуктами Microsoft вам пришлось бы использовать Соглашение Enterprise, а это совершенно другой уровень расходов (даже с учетом купленного ПО).
И с нашей помощью произошло внедрение G Suite по программе Google, что компенсировало крупным клиентам затраты на переход на услуги компании.
Планировалось перевести в G Suite большую часть сервисов, которыми пользуются сотрудники:
- Календарь и электронная почта (Gmail и Календарь Google);
- Заметки (Google Keep);
- Чат и онлайн-конференции (Chat, Hangouts);
- Офисный пакет и генератор опросов (Google Docs, Google Forms);
- Общее хранилище (GDrive).
Преодоление негатива
Внедрение любого инструмента, даже самого удобного, всегда сталкивается с негативной реакцией со стороны конечных пользователей.
Основная причина – консерватизм, поскольку люди не хотят ничего менять и привыкать к новым подходам в работе.
Ситуацию осложняло специфическое восприятие веб-присутствия как простого пребывания на сайтах (но не работы на этих сайтах), распространенное среди сотрудников, не связанных с ИТ.
Они просто не понимали, как с этим работать.
Со стороны Forex CLub за реализацию проекта отвечал Дмитрий Островерхов.
Он следил за этапами внедрения, собирал отзывы пользователей и расставлял приоритеты задач.
Совместная подготовка, опросы сотрудников и разъяснения правил компании облегчили нам начало работы.
Основной задачей Softline в этом проекте было обучение пользователей и системных администраторов, а также оказание технической поддержки на первом этапе.
В ходе серии тренингов мы объяснили, как должен работать продукт. Всего мы провели 15 тренингов по 4 часа каждый.
Первый — до пилота — для системных администраторов, готовивших почву для трансформации.
А последующие – для рядовых сотрудников.
В рамках основной программы обучения мы подчеркивали преимущества, которые компенсировали трудности конечного пользователя с привыканием к новому инструменту.
А в конце каждого тренинга сотрудники могли придумать свои вопросы, что устраняло подводные камни в начале работы.
Хотя Forex Club проводит обучающие семинары для собственных клиентов, компания не смогла самостоятельно запустить обучение по G Suite из-за отсутствия преподавателей с необходимыми компетенциями.
Чтобы оценить эффект от наших тренингов, Форекс Клуб проводил опросы студентов до обучения и некоторое время после него.
Первый опрос показал преимущественно негативное восприятие предстоящих изменений.
Второе – это, наоборот, подъем позитива.
Люди начали понимать, что это относится и к их работе.
Пилотный офис
Проект стартовал в конце 2017 года, когда десять системных администраторов перешли на G Suite. Этим людям пришлось стать пионерами, которые определили плюсы и минусы решения и подготовили путь к трансформации.Мы учли их отзывы и рекомендации и в январе 2018 года выбрали средний филиал с локальным сисадмином для первого пробного перехода неИТ-сотрудников.
Переход был осуществлен одновременно.
Да, людям сложно перейти на новые инструменты, поэтому перед выбором между облачным решением и десктопным приложением пользователи будут склоняться к более привычному десктопу и замедлять глобальные планы обновления.
Поэтому после завершения пилотного офисного обучения мы быстро перевели всех на G Suite. В течение первых нескольких недель было некоторое сопротивление; этим занимался местный сисадмин, который объяснил и показал все сложные моменты.
По итогам пилотного офиса мы полностью перевели на G Suite весь ИТ-отдел Forex Club.
Изменение филиальной сети
Проанализировав опыт пилотного проекта, совместно с IT-отделом Forex Club мы разработали план перехода для остальных подразделений компании.Первоначально планировалось, что процесс будет проходить в два этапа.
На первом этапе мы хотели обучить продукту только самых лояльных сотрудников Forex Club, которые будут продвигать проект в своих офисах и помогать коллегам переходить на новую платформу в рамках второго этапа.
Чтобы выбрать «евангелистов» в компании, мы провели опрос, результаты которого превзошли все ожидания: откликнулось около половины всего Форекс-клуба.
Тогда мы решили не затягивать процесс и пропустили этап «внедрения через сотрудников».
Как и в пилотном проекте, сначала были перенесены головные офисы, где есть локальный сисадмин – он помогал справиться с возникающими трудностями.
В каждом офисе переходу на новые инструменты предшествовало обучение.
Обучение приходилось планировать по гибкому графику, учитывающему разные часовые пояса и графики работы.
Например, для офисов в Казахстане и Китае обучение должно было начаться в 5 утра по московскому времени (кстати, G Suite прекрасно работает в Китае, несмотря ни на что).
Вслед за головными офисами на G Suite перешла филиальная сеть — около 100 точек.
Особенностью последнего этапа проекта было то, что в этих филиалах в основном работают продавцы, которые много работают с электронными таблицами.
Мы проводили для них обучение в течение двух недель, чтобы помочь в передаче данных.
При этом наши специалисты работали «в тылу» поддержки самого Forex Club, поскольку сразу после перехода на G Suite количество обращений в техподдержку ожидаемо возросло.
Пик обращений пришелся на период перехода филиальной сети, но постепенно количество обращений стало снижаться.
Особенно снизились запросы на офисные продукты и электронную почту, управление лицензиями на программное обеспечение, работу с серверами и сетевым оборудованием, а также резервные каналы связи.
То есть внедрение снизило нагрузку на первую линию поддержки и бэк-офис.
В общей сложности перенос офисов занял около двух месяцев: в феврале 2018 года были завершены работы в головных подразделениях, а в марте – во всей филиальной сети.
Подводные скалы
Скорость миграции электронной почты стала серьезной проблемой.
Передача одного электронного письма из Zimbra в Gmail с помощью синхронизации IMAP заняла 1 секунду.
В ста офисах Forex Club работают около 700 сотрудников, и у каждого из них тысячи писем (всего они обслуживают более 2 миллионов клиентов).
Итак, чтобы ускорить миграцию, мы использовали G Suite Migration Tool; с его помощью процесс копирования электронных писем пошел быстрее.
Не было необходимости переносить данные из календарей и задач.
Хотя в старой инфраструктуре были некоторые решения, они не использовались сотрудниками в полной мере.
Например, корпоративные календари были реализованы в виде портала на Битриксе, что неудобно, поэтому у сотрудников были свои инструменты, и перенос данных сотрудники осуществляли самостоятельно.
Также в руках пользователей оказалась передача оперативных документов (речь идет только о данных о текущей работе – для базы знаний компании используется другое решение).
Здесь не было вопросов.
Просто в какой-то момент была проведена административная линия — ответственность за информацию, хранящуюся локально, перешла к самим пользователям, тогда как за сохранностью и безопасностью данных на Google Диске следил уже ИТ-отдел.
К сожалению, не для всех рабочих процессов найти аналоги в G Suite не удалось.
Например, общие почтовые ящики, которыми привыкли пользоваться сотрудники Forex Club, в Gmail не имеют фильтров, поэтому найти конкретное письмо сложно.
Была аналогичная сложность с SSO-авторизацией в Google Chat, но эта проблема решилась через обращение в поддержку Google. Основные проблемы для пользователей были связаны с тем, что сервисы Google пока не имеют некоторых функций конкурентов, например, Skype или Office 365. Hangouts позволяет только совершать звонки, в Google Chat отсутствует цитирование, а в Google Sheets нет поддержки.
для макросов Microsoft Excel. Кроме того, продукты Microsoft и Google Cloud по-разному подходят к инструментам редактирования таблиц.
Файлы Word, содержащие таблицы, иногда открываются в Документах Google с неверным форматированием.
Когда мы привыкли к новой инфраструктуре, некоторые трудности удалось решить альтернативными подходами.
Например, вместо макросов в таблицах используются скрипты, что сотрудникам Forex Club показалось еще более удобным.
Не удалось найти аналог только для финансового отдела Форекс Клуба, который занимается отчетами 1С (со скриптами, сложным форматированием).
Поэтому он перешёл на Google Sheet только для совместной работы.
Для остальных документов по-прежнему используется офисный пакет (Excel).
Всего Forex Club сохранил за собой около 10% лицензий Microsoft Office. Это нормальная практика для подобных проектов: расширенными функциями офисных пакетов пользуется меньшинство сотрудников, поэтому остальные легко принимают замену.
Следует отметить, что на остальной инфраструктуре масштабных преобразований не проводилось.
Forex Club не отказался от Jira и Confluence, хотя для операционных задач внедрил Google Keep. Для интеграции Jira и Confluence с G Suite мы развернули плагины, позволяющие быстро передавать данные.
Система мониторинга сохранилась, а также множество дополнительных инструментов: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS и т. д. Естественно, системные администраторы остались в ветках.
?Эксперимент с Chromebook
В поисках способа сократить расходы Forex Club предложил перевести всех на мобильные рабочие станции на базе Chromebook. Само устройство крайне дешевое, а с использованием облачных сервисов на нем можно было быстро развернуть рабочую станцию.Мы протестировали мобильные рабочие станции на небольшой группе пользователей из 25 человек в отделе продаж.
У сотрудников этого отдела не было задач, которые мешали бы им работать только через Интернет, поэтому миграция должна была пройти для них незаметно.
Но по результатам теста выяснилось, что аппаратной части недорогого Chromebook недостаточно для корректной работы всех корпоративных приложений Forex Club. А более дорогие модели, подходящие по техническим параметрам, оказались сопоставимы по стоимости с классическими ноутбуками на базе Windows. В результате от проекта решили отказаться.
Что изменилось с появлением G Suite
Вопреки всем предрассудкам и недоверию, уже через 3 месяца после обучения 80% сотрудников отметили в опросах, что G Suite действительно облегчил им работу с документами.
После перехода мобильность сотрудников возросла и они стали больше работать с использованием носимых устройств: 
Статистика использования мобильных устройств по данным Forex Club
Google Forms приобрели большую популярность.
Внутри подразделений они позволяют быстро проводить опросы, которые раньше требовали использования почты, собирая результаты вручную.
Переход на Google Chat и Hangouts Meet вызвал больше всего вопросов и нареканий, так как в них в целом меньше функций, но их использование позволило отказаться от многих мессенджеров внутри компании.
Результаты проекта сформулировал Дмитрий Островерхов, с которым мы работали: «Проект снизил затраты Forex Club на ИТ-инфраструктуру и упростил ее поддержку.
Целый пласт задач по сопровождению процессов исчез, поскольку эти вопросы решаются на стороне Google. Теперь все сервисы можно настраивать удаленно, их поддерживает пара администраторов Google, а ИТ-отдел высвободил время и ресурсы для других дел».
Теги: #ИТ-инфраструктура #облачные сервисы #saas #SaaS / S+S #G Suite #Softline #forex
-
Автоматизация Svn + Apache + Ldap
19 Oct, 24 -
«Фосагро»: Дата-Центр За Четыре Месяца
19 Oct, 24
