5 проблем согласования документов в организациях В бизнесе возникает проблема согласования документов.
Служебные служебные записки, заявки на отпуск, заявки на командировки и закупку оборудования – любой бизнес-процесс движения документов в компании.
Если в процессе участвуют только сотрудники компании – это внутреннее одобрение.
В современном цифровом мире существует множество способов организации подобных бизнес-процессов.
Есть специальное ПО, есть универсальные программы (Трелло, Битрикс24, Листоход).
Некоторые организации до сих пор используют чаты WhatsApp или Telegram для согласований.
Кроме того, предприятию может потребоваться согласовать контракт или другой документ с заказчиком, подрядчиком или партнером.
Хотя сотрудники внутри организации могут «согласиться» использовать любой подходящий инструмент, в случае внешних подрядчиков и их представителей это не всегда так.
Кто-то ждет договор по электронной почте, кто-то в WhatsApp, а кто-то отправляет курьером.
Мы называем такие бизнес-процессы внешними согласованиями.
Также при согласовании документов с сотрудниками других организаций возникают сопутствующие проблемы:
- общение в разных местах (чатах, приложениях, информационных системах);
- нет записи решений, приходится просматривать всю историю переписки, чтобы найти в своем документе решение конкретного человека;
- нет удобного инструмента для пошагового перемещения документа;
- непонятно, куда писать комментарии к документу, и где их потом искать;
- Непонятно, каков окончательный статус документа и где искать актуальную версию.
Внутри и снаружи организации.
Удобен в использовании и не требует лишних движений (и программ).
Сценарии
Есть два основных случая (внутренняя и внешняя координация).Координация внутри организации:
- Визуальный статус движения документов.
Легко увидеть, кто задерживает одобрение.
- Интеграция с CRM. Пользователи могут запустить бизнес-процесс согласования из Компании или карточки Сделки в CRM.
- Шаблоны маршрутов утверждения.
- Просмотр документов онлайн.
- Вы можете запустить согласование документов внутри организации и добавить внешних пользователей (по электронной почте).
Вы можете запустить сверку только для внешних пользователей.
- Согласование по почте.
Приходит электронное письмо с уникальной ссылкой на страницу утверждения.
Вы можете проголосовать только один раз.
После голосования пользователь имеет возможность вернуться к этому документу и увидеть результат.
- Хранение документов в Яндекс.
Облаке.
Доступ по ссылке, действителен в течение ограниченного времени.
Как работает Micro-SЭD (кратко о технологиях)
Само приложение с технической точки зрения представляет собой PWA на Vue 2 (сейчас мы проводим рефакторинг на Vue 3 и TypeScript с особым вниманием к мобильной версии сайта).
На бэкенде PHP 8.0. и базу данных PostgreSQL, а для пользовательских файлов — S3 на Яндекс.
Облаке.
Для подключения к CRM мы адаптировали и опубликовали приложение на Маркетплейсе.
Он отвечает за список сотрудников и взаимодействие с CRM.
История решения вопроса автоматизации согласований
Первая версия продукта для автоматизации согласования договоров внутри организации появилась в 2018 году.Теперь это полноценный продукт для коробочных CRM. У него своя ниша, свои варианты использования и типичный клиентский профиль.
В новом приложении мы хотим уйти от ограничений старой версии.
При разработке Micro-SЭD мы учитываем опыт, накопленный за 3 года.
При составлении списка функций мы опираемся в первую очередь на востребованные пользователями:
- состояния светофора;
- координация с внешними пользователями;
- Мобильная версия;
- интеграция с CRM;
- онлайн-просмотр документов;
- конструктор маршрутов визуального согласования.
Бизнес-результат: чего мы достигли за шесть месяцев.
Первая версия вышла в конце мая 2021 года.
На данный момент у нас 38 коммерческих установок, из которых 2 компании используют приложение ежедневно.
Удивительно, но несколько клиентов, ожидавших выхода этого продукта, отказались от его использования по причине «Недостаточно функций, мы ждали большего».
Версия 3 приложения уже доступна, мы верим в успех.
Мы также верим, что вернем потерянных клиентов.
Нашим узким местом является мало обратной связи от пользователей.
Мы проводим интервью с реальными и потенциальными клиентами, но их очень мало.
Если вы хотите принять участие в интервью и обсуждении новых возможностей продукта, напишите нам на [email protected].
Что дальше? Пойдем на Запад, к мобильным телефонам и легальной власти.
В следующем релизе мы сделаем англоязычную версию приложения.
Мы предполагаем, что продукт будет полезен многочисленному малому бизнесу в Европе, США и Латинской Америке.
Чтобы не повторять ошибок русскоязычной версии, мы сразу начали диалог с потенциальными клиентами и обсуждение их проблем при согласовании документов.
Хотелось бы уделить должное внимание юридической стороне вопроса.
Планируем внедрить подтверждение решения по SMS. Также на очереди расширенное общение в рамках согласования (аналог чата или форума).
Делаем адаптацию для мобильных телефонов и улучшаем PWA. Продукт Это оказалось технологично и интересно.
Мы приветствуем отзывы, идеи и пожелания! Теги: #бизнес-процессы #координация #документооборот #ИПР
-
Создание Блога Имеет Смысл Для Бизнеса
19 Oct, 24 -
Проблемы Mysql + Leopard
19 Oct, 24 -
Сложность Должна Где-То Жить
19 Oct, 24 -
Химия Жареной Курицы. Детальный Анализ
19 Oct, 24 -
Bluetooth 2.2 Через Полгода
19 Oct, 24
