Сегодня излишне говорить, что объем хранимой информации и ее ценность для организации растут с каждым годом.
Это правда, и недостаточно просто экономить; необходимо обеспечить возможность получения необходимой информации из заранее сохраненного архива, причем в кратчайшие сроки и с минимальными затратами.
Архивирование электронной почты — одна из важнейших корпоративных задач.
Почему это необходимо?
Для большинства организаций электронная почта является наиболее значимым фактором увеличения потребности в ресурсах хранения.Установка ограничений на размер электронной почты для сотрудников потребует дополнительных инструментов управления электронной почтой, и пользователи могут обойти этот механизм, сохраняя корреспонденцию в локальных системах в виде файлов PST или NSF. Это может привести к потере данных и усложнить задачу резервного копирования.
Решения по архивированию электронной почты освобождают пользователей от проблем с переполнением почтовых ящиков, помогают им более эффективно использовать существующие мощности хранения и ресурсы хранения данных и, следовательно, могут радикально сократить ресурсы и финансовые затраты, необходимые организации для хранения информации.
Независимо от особенностей вашей существующей системы электронной почты, эти продукты предложат интеллектуальные решения, которые помогут вам эффективно управлять, хранить и извлекать информацию.
Архивирование корреспонденции с помощью продуктов архивирования помогает смягчить ограничения ресурсов и повышает производительность и масштабируемость систем электронной почты.
Внедрение решения для архивирования обеспечит следующие фундаментальные преимущества:
- Централизованное архивирование электронной почты.
- Быстрая и удобная миграция электронной почты за счет хранения переписки в архиве и восстановления ее на новых системах.
- Интуитивно понятный доступ пользователя к архиву.
Это не только решает проблему единой точки отказа, но также обеспечивает доступ в режиме реального времени ко всем заархивированным элементам.
В Archiver вы можете быстро восстановить любое письмо, папку, почтовый ящик, весь почтовый сервер и любую версию документа.
GFI Archiver позволяет компаниям архивировать и управлять электронной почтой, календарем и историей файлов для быстрого доступа к данным.
Сегодня этот продукт — не просто программа для сбора всей почты в Архивном хранилище, а гораздо более функциональное решение.
В разделе конфигурации вы можете указать серверы, с которых будет собираться электронная почта.
Как это работает и что это дает?
Самый простой способ объяснить это — перечислить возможности GFI Archiver. И он может многое, в том числе:- Архивирование всей почты в сети.
GFI Archiver собирает всю входящую и исходящую почту, как только она проходит через почтовый сервер.
Это обеспечивает сохранность даже самых последних сообщений в случае проблем с почтовым сервером или если пользователь удалит сообщение сразу после его получения.
- Собираем всю почту.
Чтобы сохранить всю историю переписки, вы можете добавить в архив всю почту, которая уже есть на компьютерах сотрудников, а также в хранилище почтового сервера.
- Сжатие сообщений электронной почты.
Объем данных сокращается до пяти раз за счет сжатия файлов и дедупликации.
Каждое письмо сохраняется в единственном экземпляре, даже если оно было отправлено нескольким получателям.
Тексты сообщений и вложения хранятся отдельно.
Сжатие снимает с почтового сервера нагрузку по хранению электронной почты и значительно снижает требования к емкости хранилища.
- Постоянный доступ к архиву.
Пользователь всегда имеет доступ к архиву своих писем и документов через веб-интерфейс или почтовый клиент, может осуществлять мгновенный поиск по любому параметру и работать с результатами поиска, не дожидаясь распаковки из архива.
- Доступ из любого почтового клиента.
Доступ к архиву возможен не только через веб-интерфейс, но и по протоколу IMAP, то есть сотрудники могут просматривать сохраненные письма через любой привычный почтовый клиент. При этом полностью сохраняется вся структура папок, возможности поиска и работы с письмами.
- Безопасное хранение.
СХД на базе MS SQL Server не только обеспечивает необходимую надежность, но и позволяет использовать стандартные средства работы с базой данных для ее дальнейшего архивирования на медленных носителях и восстановления с них, резервного копирования и балансировки нагрузки.
- Полные копии сообщений.
Все письма хранятся в архиве без изменений, с сохранением заголовков для восстановления в исходном виде, а также для использования в расследованиях.
- Архивирование документов.
Помимо почты, GFI Archiver позволяет сохранять отдельные файлы и документы с компьютеров пользователей.
Вы можете настроить общие папки для обмена документами между сотрудниками (аналогично Dropbox, Google Drive и Яндекс.
диск, но без публикации файлов в Интернете), все версии документов будут сохраняться автоматически с возможностью восстановления любой из них.
- Мощная система поиска.
Любое письмо и документ можно быстро найти, просмотреть и восстановить по большому количеству параметров: ключевые слова, прикрепленные файлы, отправитель, получатель, размер, дата, разговор, автор изменений и т.д. При этом отображаются результаты поиска.
почти мгновенно.
GFI Archiver создает специальный поисковый индекс, аналогичный тому, как это делают поисковые системы.
- Подробный анализ писем.
GFI Archiver может анализировать содержимое писем: выявлять ненормативную лексику, разделять сотрудников на группы общения, рассчитывать скорость реакции сотрудника на письмо, пустые почтовые ящики, выявлять утечку информации по ключевым словам и закономерностям (номера кредитных карт, документов), то есть реализует функции DLP-системы.
Отчеты создаются либо по запросу в ходе расследования, либо по расписанию.
- Общие папки.
С помощью File Archiving Assistant, входящего в состав GFI Archiver, можно организовать специальные папки для обмена документами между пользователями, аналогично Dropbox, Яндекс.
Диск и Google Drive, но в случае с GFI Archiver никакие данные не покидают корпоративную сеть.
- Правила сбора писем .
Вы можете настроить сбор писем со всех ящиков или только с определенных, а также указать, как поступать с письмами, помеченными как спам.
Например, такие письма могут быть заархивированы, но через некоторое время автоматически удалены.
Просмотр архивных хранилищ Архивное хранилище включает в себя базу данных, в которой хранятся метаданные и заголовки почтовых сообщений, индекс, определяющий место хранения на диске, а также сами почтовые данные.
Операции, выполняемые GFI Archiver, можно разделить на три основных этапа:
1. Сбор почты с почтового сервера или клиента Outlook;
2. Архивируем его в Архивном хранилище GFI;
3. Пользователи могут просматривать заархивированную почту через веб-интерфейс, мобильные устройства или Outlook. 
Доступ с мобильного устройства
Что вам нужно для работы?
Для установки и запуска GFI Archiver вам потребуется ОС Windows Server 2008–2012 годов, 32-битная или 64-битная версия.Также поддерживаются серверы под управлением VMware или Hyper-V. Кроме того, GFI Archiver можно установить непосредственно на сервер Exchange, но это рекомендуется только в целях тестирования или разработки.
Продукт поддерживает Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, 2013; Office 365 (Exchange Online); почтовые серверы IMAP; Kerio Connect и Google Apps для бизнеса.
В большинстве случаев для хранения архива используется Microsoft SQL Server (2005 или старше).
Фактически GFI Archiver хранит в SQL только заголовки и метаданные электронной почты, а сам контент сжимается, шифруется и записывается на диск отдельно.
Также поддерживается SQL Express, а для установок с числом не более 25 пользователей GFI Archiver включает бесплатную базу данных Firebird.
Установка и настройка архиватора GFI
Установить GFI Archiver очень просто: специальная утилита шаг за шагом проведет вас через весь процесс.Вам просто нужно решить, хотите ли вы использовать Active Directory. Далее добавляется имя администратора.
Утилита установки проверяет наличие компонентов и устанавливает необходимые.
После завершения установки нажмите кнопку «Настроить», чтобы начать настройку продукта.
В разделе «Настройки хранилища архивов» вы можете выбрать тип используемой базы данных; в разделе «Метод архивирования» вы можете установить метод архивирования.
Выбор архивации вручную позволит пользователям решить, какую почту архивировать.
Этот метод не требует Exchange и подходит для компаний, использующих Outlook. Метод «Все электронные письма» использует журналы Exchange — вся почта, помещенная в журналы, архивируется.
GFI Archiver также может собирать почту с любого сервера IMAP и использовать MS Active Directory. А метод Rule-Based Archiving позволяет задавать правила архивирования и выборочно сохранять почту в архиве.
Выбор метода архивирования 
Настройка политики хранения почты и обработки спама
После запуска и ввода логина/пароля откроется вкладка «Главная».
Его графики и статистика дают представление о работе GFI Archiver и помогают устранять проблемы, если они возникают. Например, здесь вы можете увидеть, сколько свободного места на сервере GFI Archiver, сколько всего сообщений электронной почты заархивировано, сколько архивных хранилищ используется, а также отображается информация о событиях GFI Archiver. Вкладка «Архив» позволяет просматривать заархивированные элементы из всех доступных почтовых ящиков.
Вы можете просмотреть содержимое письма в панели справа, удалить письмо из архива, если это разрешено, а также восстановить письмо из архива в определенный ящик или переслать его, скачать элемент календаря и т.д. Для поиска в архиве вы можете использовать Простой поиск с дополнительными критериями или Быстрый поиск.
Инструмент расширенного поиска предлагает еще больше возможностей для выбора критериев.
Вы также можете искать почту в архиве со своего смартфона.
Вкладка «Конфигурация» используется для настройки конфигурации GFI Archiver, в частности, задается, что необходимо архивировать (Источники архива), какой метод использовать (Метод архивирования), Правила архивирования, ограничения на исключение из процесса архивирования (Ограничения архивирования), и т. д. 
Окно настроек Архиватора позволяет управлять основными операциями, включая настройку методов архивирования, определение ролей и прав доступа администраторов, хранение архива, просмотр структуры почтовых ящиков, настройку правил классификации почты, хранение и работу со спамом, а также аудит системы.
Вы можете загрузить в архив не только текущую, но и предыдущую переписку, накопившуюся до установки Архиватора.
Это делается с помощью Archive Assistant или инструмента импорта и экспорта.
Для восстановления почты из архива GFI Archiver также предлагает два инструмента — восстановление почтового ящика и тот же инструмент импорта и экспорта.
Отчеты GFI Archiver
GFI Archiver предлагает несколько отличных типов отчетов.Для этого существует инструмент MailInsights, который создает отчеты по требованию или по расписанию.
Отчеты могут помочь выявить различные проблемы, выявить проблемы безопасности и оптимизировать процессы в организации.
Вот лишь несколько примеров таких отчетов.
Отчет о сообщениях электронной почты «Поток обмена данными» отслеживает потоки обмена данными внутри и за пределами вашей организации.
В отчете об использовании веб-почты показаны ведущие пользователи почтовых систем, таких как Gmail, Hotmail или Yahoo. 
Мониторинг работы 
Отчет об использовании ресурсов хранения данных позволяет понять, что хранится в архиве в целом и по конкретным пользователям.
Его можно использовать для создания политик хранения и правил отображения предупреждений пользователям.
Почтовые клиенты
Для доступа пользователей к архиву GFI Archiver поддерживает ряд почтовых клиентов, которые используют протокол IMAP для доставки заархивированных сообщений из архивных хранилищ.Поддерживаемые почтовые приложения для Android и iOS 5, Apple Mail, Outlook 2003 и более ранних версий, Outlook 2011 для Mac, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail. Доступ к старым архивам можно получить из Outlook через Outlook Connector. Этот плагин синхронизирует GFI Archiver с Outlook и позволяет пользователям просматривать заархивированные сообщения GFI Archiver. Альтернативный способ доступа к архиву – веб-интерфейс.
GFI Archiver также можно подключить к Office 365 с помощью веб-служб Exchange.
выводы
Без сомнения, GFI Archiver — отличный продукт, который содержит все, что нужно большинству организаций для решения своих задач по архивированию электронной почты, и предлагает ряд дополнительных полезных функций.Неудивительно, что он получил так много отраслевые награды и имеет высокий рейтинг от MSExchange.org — 4,7 балла из 5 возможных.
Его последняя версия поддерживает Windows 10, Exchange 2016 и Office 2016. Этот обзор никоим образом не претендует на полноту и знакомит читателей лишь с некоторыми его возможностями.
Пробная версия даст вам более глубокое понимание.
Скачать бесплатную полнофункциональную версию (демо, 30 дней) можно здесь: gfi-software.ru/downloads/gfi-archiver
Во время использования техническая поддержка оказывается на русском языке в соответствии с политикой: gfi-software.ru/support/policy
Пост 1 - GFI LanGuard - консультант по виртуальной безопасности > > Сообщение 3. GFI MailEssentials: защищенная почта > > Теги: #почта #архиватор gfi #хранилище почты #электронная почта #архив почты #информационная безопасность
-
Лондонский Рождественский Фестиваль
19 Oct, 24 -
Зачем Вести Блог – 5 Сильных Мотиваций
19 Oct, 24 -
Война И Мир С Управлением «К»
19 Oct, 24 -
Отслеживание Установки Приложений
19 Oct, 24 -
Почта России Изобилует Уязвимостями
19 Oct, 24
