Система электронного документооборота «Дело» функционировала на предприятии уже давно, до моего появления там.
Но за два года моего участия я хорошо разобрался в том, как все работает под капотом.
О том, как это все работает и о некоторых недостатках, я расскажу вам прямо сейчас.
Здравствуйте, документооборот
Знакомство с документооборотом начнем с того, что возьмем на себя роль простого руководителя отдела.Пусть наш отдел будет заниматься ремонтом помещений.
Итак, мы проснулись утром, постояли в московских пробках и наконец оказались в нашем уютном офисе.
Выпив кофе, загрузите компьютер и откройте Кейс.
Видим папки: входящие, на исполнение, на контроль.
Третья папка (под контролем) доступна не всем, а лишь тем, кто достаточно близко подходит к власти.
Откройте папку входящие .
Там есть пара документов.
Вот документ, в котором говорится, что при желании вы можете прийти на такое-то обучение тут же.
Мы просто удалим его из офиса.
В следующем документе содержится указание какого-то вышестоящего чиновника о необходимости провести электропроводку на третьем этаже.
Нажмите на кнопку «принять к исполнению».
На самом деле утром вы можете получить не 2, а десятки таких документов.
Не все из них достойны внимания; некоторые попадают в список рассылки «всем пользователям».
Поэтому зачастую работу по очистке почтового ящика выполняет не сам начальник, а его помощник.
Ассистент доносит до руководителя только самое важное.
Откройте папку для выполнения .
В самом верху находится документ о проводках.
Срок еще не наступил, не волнуйтесь.
Но мы все равно в это вникаем.
Нажмите «добавить подчиненное разрешение» и отправьте этот документ электрикам.
Следующий документ горит красным.
Почему он это делает? О, отчет об этом должен был быть отправлен еще вчера.
Ну ничего, не очень страшно.
Заходим внутрь и пишем отчет. Допустим, документ был о покраске скамейки.
Пишем: «Скамейка окрашена в такой-то цвет» и прикрепляем фото.
Если просто написать «заказ выполнен», будет ах-та-та.
Это необходимо доказать.
*Прошло два дня* Заказ на проводку теперь горит красным.
Давайте углубимся в это.
Внутри видим отчет о проделанной работе от электриков.
Отправляем помощника проверить, все ли сделано правильно.
Да, действительно, все это правда.
Нажмите «Отправить отчет» и прикрепите доказательства.
Через некоторое время контролер удалит этот заказ.
Если он не удаляет, то звоним ему по телефону, выясняем, все ли так и просим удалить.
Папка под контролем Доступно только ограниченному числу пользователей.
Только те, кто может давать указания руководителям подразделений и контролировать их.
Здесь все просто: получил отчет от всех исполнителей о выполненном заказе, нажал снять с контроля.
Отчет мне не понравился: я взял трубку, набрал номер подрядчика и дал все рекомендации по реализации.
Описанная выше ситуация полностью выдумана.
В реальности такие проблемы, как мигание, решаются посредством телефонного обращения.
Но лучшего примера, не вникнув во внутренние процессы, я придумать не смог бы.
Документировать жизненный путь
Документ создается в недрах предприятия (набирается в Word, распечатывается на листе бумаги), подписывается всеми руководителями и утверждающими лицами, предусмотренными нормативными актами (напоминаю, что все подписи по-прежнему ставятся на бумаге).Далее этот документ поступает в отдел документооборота (по-нашему, в канцелярию).
В этом отделе много людей и у них очень крутые и дорогие сканеры, готовые сканировать лист за листом, тратя на каждую страницу меньше секунды.
Наш документ сканируется.
Ему автоматически присваивается номер (состоящий из индекса, показывающего, к какому типу относится документ, и порядкового номера с начала года).
Затем регистратор (сотрудник офиса) вручную вводит заголовок и информацию о том, о чем документ (благодаря распознаванию текста, что существенно ускоряет эту работу).
На следующем этапе регистратор отправляет документ в личные кабинеты тех, кому необходимо его просмотреть.
На обратной стороне создатель указывает список тех, кому следует отправить документ. Для стандартных документов, составляющих основной объем, нами в программе Дело уже заботливо созданы готовые списки рассылки, поэтому рассылка часто занимает пару кликов.
С этого момента документ остается в системе навсегда.
А оригинал на бумаге убран в шкаф.
Работа завершается обычным документом.
Оно попало в аккаунты тех пользователей, которым оно было нужно.
Кому нужно, тот сможет найти по номеру, содержанию, дате, категории.
Конечно, если у пользователей достаточно прав на его просмотр.
Работа над контрольным приказом не завершена.
Регистратор идентифицирует всех исполнителей и контролеров.
А также сроки, к которым заказы должны быть выполнены.
Теперь этот документ не будет пропадать из папки для исполнения и под контролем исполнителя и контролера соответственно.
На бумаге все в порядке.
Как на самом деле работает Дело? В целом все работает как надо.
К программному обеспечению и его логике претензий почти Нет. Но во всем процессе большую роль играет человеческий фактор.
Некоторые люди по регламенту заглядывают в систему два раза в день, а другие были там только один раз.
Единственный способ мотивировать на качественную работу – денежный.
Наш квартальный бонус напрямую зависит от количества невыполненных и просроченных заказов.
Точнее, существует обратная связь.
Отдельный вопрос с выставлением прав.
Их много и настраиваются они в разных местах.
Вот почему слово почти в предыдущем абзаце.
Существуют разные стандарты доступа.
Например, есть стервятник Персональная информация .
Документы, отмеченные этим штампом, невозможно найти через поиск.
Его можно открыть только в том случае, если он пришел в офис.
Бывает, что документ удалили из офиса за ненадобностью, но потом он снова нужен.
Пользователям приходится звонить и просить выслать им этот документ еще раз.
В остальном система надежна как мамонт. За 2 года технических проблем не было.
Но и выглядит так же: типичная офисная программа 90-х.
Сейчас уже вышла браузерная версия, которая выглядит проще.
На нее переведена большая часть сотрудников, так как это значительно упрощает администрирование: нет необходимости устанавливать программу на компьютер каждого пользователя.
Бонусный раздел
В моем прошлом почта жаворонок задала ряд вопросов, на которые постараюсь ответить.
Как работает технология? поддерживать?К поддержке претензий вообще нет. Всегда (в рабочее время) доступен по электронной почте и телефону.
Они вникают в суть и хорошо знают свою продукцию.
Особо хотелось бы отметить документацию по использованию.
Это несколько томов толстых книг, в которых описаны абсолютно все галочки, параметры и кнопки.
Все расписано как для дураков.
Но очень часто это помогает. К сожалению, печатной документации для последних версий нет.
Насколько сложно доработать его самостоятельно?Самостоятельно улучшить его просто невозможно.
Исходный код закрыт. Все, что мы можем сделать, это купить дополнительные опции.
Совпали ли ожидания с реальностью?Товар был куплен задолго до моего прихода на работу.
Но, думаю, ожидания превзошли реальность, так как изначально этот продукт приобретался как система контроля исполнения заказов.
Какова стоимость владения в год в вашем случае?Я не могу ответить на этот вопрос, поскольку не обладаю такой информацией.
Подключено ли оно к вашей ERP, насколько легко его подключить?Насколько я знаю, к ERP дело не имеет никакого отношения и автоматического импорта информации нет. Но при необходимости вы можете воспользоваться API, который, естественно, нужно приобретать отдельно.
Апи теперь используется для дружбы с 1С.
Что было сделано хорошо, а что плохо?Хорошо, что товар качественный.
Плохо то, что иногда его сложно развернуть под конкретные нужды.
Какие потребности были покрыты?Никто другой не имеет права сказать: «Я не видел, не слышал, документ утерян».
Теги: #электронный документооборот #СЭД #бизнес #контроль исполнения заказов #Управление проектами
-
Гольфстрим
19 Oct, 24 -
Послание Марсианам…
19 Oct, 24 -
На Станции Метро Окажут Онлайн-Помощь
19 Oct, 24
