Активная информатизация привела к тому, что многие специальности стали количественно и качественно зависеть от различных видов информационных потоков, включая профессиональные и рыночные знания и данные.
Значительный Сегодня на бизнес влияет информация .
Маркетинг, финансы, экономика, логистика, управление рисками, аналитика, PR и другие аспекты стратегического и тактического управления бизнесом интенсивно используют знания и данные для постановки и реализации целей, разработки, принятия и исполнения решений.
Производительность менеджеров и специалистов, а значит и бизнеса в целом, напрямую зависит от используемых ими технологий.
инструменты .
Рассмотрим такую важную группу, как инструменты управления информацией - что это такое, зачем они нужны и почему так важно обращать на них внимание.
Что такое информационный инструмент управления?
Инструмент — это предмет, устройство, механизм, машина или алгоритм, используемые для воздействия на объект: его изменения или измерения с целью достижения полезного эффекта [Большая советская энциклопедия].Разнообразная информация приобрела первостепенное значение в управлении бизнесом.
Его так много, что невозможно обойтись без специальных устройств, программ, алгоритмов и методик его сбора, обработки, анализа, хранения и распространения.
Такие инструменты, задачей которых является достижение полезного эффекта при «воздействии» на информацию, необходимую для управления бизнесом, можно объединить в отдельную группу «инструментов управления информацией» (далее – инструменты ).
Причем в данном случае термин «менеджмент» следует понимать в широком смысле: начиная от ведения управленческого учета (сбора данных) и изучения внешней рыночной среды – заканчивая контролем за выполнением принимаемых решений и внесением изменений в бизнес-процесс.
модель.
Инструменты для специалистов, участвующих в процессе управления проектом или компанией, которые в первую очередь имеют дело с разнообразными потоками данных и информации, можно рассматривать с двух позиций.
Во-первых , инструмент — метод работы с информацией, которая необходима или сопровождает процедуры управления бизнесом.
В зависимости от важности и сложности таких процедур, в зависимости от качества и количества такой информации, необходимы методы критериального отбора источников, сбора, фильтрации, хранения, обработки, форматирования, структурирования, классификации, комплексного анализа, визуализации и распространение информации разработаны и применяются.
Формализованные способы воздействия на информацию в рамках конкретной работы, выполняемой специалистом, встроены в конкретную технологию выполнения задач по получению и использованию управленческой информации.
Обычно техника инструмент выражается через правила, технологии, инструкции, практики, модели, формулы, опыт и тому подобное.
Во-вторых Увеличение количества информации, важной и востребованной бизнесом для успешного развития, вынуждает нас внедрять наиболее ценные и трудоемкие технологии в виде компьютерных программ.
Более того, такие программы постоянно расширяются как по количеству, так и по функционалу.
Специальные программы повышения производительности существенно облегчают работу ряда специалистов.
И не случайно за некоторые из них приходится платить большие деньги.
Реальное воплощение инструмент в подавляющем большинстве случаев является программным продуктом.
Но сосредоточив внимание на «коде», забывают ту самую методологическую основу, которая в нем заложена.
Более того, не каждый инструмент реализованная в виде программы, предлагаемой на рынке, достаточно четко показывает и формализует методологию, которая в ней используется.
Это неправильно.
Специалист должен знать и понимать, что инструмент он получает при покупке программного продукта для того, чтобы иметь возможность правильно им пользоваться и не пытаться решить проблемы, которые просто невозможно решить с его помощью.
Инструменты и автоматизация бизнес-процессов Концепция инструмент имеет много общего с автоматизацией бизнес-процессов.
В обоих случаях речь идет об автоматизированном выполнении сотрудником определенных функций.
Однако когда мы говорим об обеспечении специалиста информационным инструментом, мы исходим с несколько иной точки зрения на ту же проблему.
В отличие от автоматизации процессов, концепция инструмента предусматривает некоторую дискретность и ориентированность на конкретного специалиста.
Инструмент предполагает большую гибкость в использовании и большую компетентность специалиста, который его использует, в том числе в рамках общей автоматизированной системы.
Автоматизация бизнес-процессов – это в определенном смысле формирование полного и взаимосвязанного набора средств управления информацией и многое другое для всех сотрудников и объектов, участвующих в автоматизированных процессах.
Как правило, «бреши» в автоматизации в той или иной степени закрываются отдельными инструменты .
Кстати, многие проблемы, связанные с конкретными инструментами, характерны и для автоматизированных систем управления, только в другом масштабе.
Зачем вам нужен инструмент управления информацией? Сегодня рынок изобилует множеством заманчивых и агрессивных предложений.
инструменты обеспечение и организация работы как отдельных специалистов, так и коллектива в целом.
Но если бы все было так просто, как нам рассказывают рекламные кампании, наверное, не было бы такого количества маркетологов и менеджеров, занимающихся «продажей» таких продуктов.
Многие из волшебных средств, предлагаемых бизнесу, не позволяют по-настоящему решить существующие актуальные проблемы в сфере управления.
- внедрение планировщиков и тайм-менеджеров не позволяет научиться эффективно планировать свое время;
- выполнение инструменты работа в команде – не учит специалистов работать вместе над сложным проектом;
- реализация программы управления проектами – не учит руководителя проекта планировать и контролировать проект, его ресурсы, структуру работы, график;
- внедрение облачных технологий не может научить задуматься о безопасности данных и информационных рисках, а также об экономической эффективности построения ИТ-инфраструктуры;
- внедрение мобильных гаджетов и интернет-вещей не повышает продуктивность и креативность и даже не повышает IQ бизнес-команды;
- внедрение корпоративной социальной сети не улучшает общение внутри компании и не способствует уважительному отношению руководства к сотрудникам.
Не потому ли, что эти проблемы возникают из-за того, что за любой программой стоит определенная методология (регламент, знания, технология)? Любая программа – это всего лишь практическая продуктивная реализация.
инструмент управления информацией .
Это означает, что для эффективного использования такого программного продукта необходимо не только приобрести (разработать) и внедрить его, но и обучить специалистов работе с ним.
И чем сложнее инструмент , тем больше времени и средств уйдет на обучение или даже поиск специалистов, которые не просто будут выполнять автоматизированные учетные процедуры и формировать отчеты «в конвейере», но смогут извлечь полезные для бизнеса знания и опыт, смогут готовить и принимать обоснованные и адекватные решения.
Чтобы освоить некоторые инструменты В общем, требуется особая длительная подготовка.
Без инструменты без этого современный бизнес не может обойтись.
Как же не обойтись без сбора, обработки и анализа разнородной информации, все больше приближающейся по размеру к «большим данным»? Поэтому вам приходится искать, приобретать или разрабатывать и передавать сотрудникам бизнеса для использования разнообразные инструменты работать с информацией для повышения эффективности и результативности своих регулярных и проектных функций.
Инструменты управления информацией необходимы для снижения затрат и повышения производительности, устранения ошибок и упрощения процедур, грамотной работы со специализированными данными и систематизации накопленных знаний и компетенций бизнеса.
Знаете ли вы самый универсальный инструмент управления информацией? Каждый офисный работник, как и каждый пользователь персонального компьютера, знает самую универсальную инструмент .
Он позволяет решить абсолютно любую задачу обработки и представления информации.
При этом структура обрабатываемой информации практически не важна и допустимо использовать любые способы воздействия на информацию.
В том или ином варианте такой универсальный инструмент есть на каждом компьютере и активно проникает в каждое мобильное устройство.
Его можно назвать упрощенным «офисным» пакетом программ, а можно указать названия конкретных приложений из такого пакета (не хочется отдавать предпочтение какому-то из них и указывать торговые марки).
В общем функционально это: редактор документов и таблиц.
С помощью редактора документов пользователь может делать с текстовой и частично с графической информацией все, что пожелает, а с помощью электронных таблиц можно совершенно свободно управлять цифровыми данными (и форматированными текстами тоже).
Строго говоря, программы офисного пакета настолько универсальны, что используются повсеместно, а не только в целях управления бизнесом.
Поэтому широко используемые универсальные информационные средства нашли самое широкое применение.
Но согласитесь, они заняли особое место в бизнес-процессах подавляющего числа малых, средних и крупных компаний.
В какой программе можно быстро создать приказ, отчет и памятку в бесплатном формате? — В редакторе документов.
В какой программе можно быстро создать новую таблицу данных и вычислить итоговые или средние значения? - В электронных таблицах.
Конечно, есть и более продвинутые варианты для отдельных специалистов: настольные базы данных, редакторы диаграмм и диаграмм, векторные редакторы, редакторы шаблонов, программы верстки.
С одной стороны, универсальный инструмент удобен: один продукт для разных целей.
Но чем более специализированными и сложными становятся задачи управления бизнесом, тем более совершенные и производительные инструменты требуются.
Возьмем, к примеру, молоток.
Возьмите хотя бы ради аналогии самый универсальный инструмент – молоток – и сравните его с достаточно специализированным строительным степлером.
И первый, и второй могут забить.
Первое – что угодно с переменным успехом.
А второй может забивать только специальные скобы, но всегда с одним и тем же результатом и заданной силой.
Поэтому, как бы менеджеру ни нравилась минимальная стоимость офисного пакета, рано или поздно ему придется задуматься о дополнительных специализированных услугах.
инструменты .
Традиционно на первом месте стоит система бухгалтерского учета.
Это также иногда является поводом для решения вопроса комплексной автоматизации определенного спектра бизнес-процессов.
Как лидер принимает решение? Важен порядок принятия решения о покупке инструмент , обеспечивающие автоматизацию определенного участка бизнес-процессов.
Вдумчивый и взвешенный подход характерен при выборе сложных систем, включающих в себя пакет инструменты - так сказать полный набор всего необходимого.
Они дороги и позволяют решать управленческие задачи на высоком уровне.
Для их реализации необходимо перестроить бизнес-процессы, обновить ИТ-инфраструктуру, обучить персонал, привлечь внешних консультантов для решения сложных вопросов.
Другое дело — простые, важные, но конкретные программные продукты.
Думается, что для их приобретения и внедрения достаточно выбрать продукт по нескольким простым критериям, оплатить его, установить на рабочие станции и поручить специалистам «использовать его в своей работе».
Нередко решения о покупке таких систем принимаются в спешке во время активных маркетинговых мероприятий (выставок, конференций).
Дружелюбные менеджеры по продажам охотно описывают менеджеру преимущества своей системы и призывают его принять ее.
Все чаще подобные программные сервисы имеют доступ к сети, подписную форму оплаты для каждого пользователя, упрощенный интерфейс и простую логику с минимумом персонализации и настройки алгоритмов выполнения.
И как правило при продаже упор делается на удобство оплаты, использования, установки и прочие мелочи, которые важны, но не главные.
И вот теперь для лица, принимающего решения, рисуется благоприятная картина: «вы устанавливаете нашу программу на такое-то количество компьютеров и буквально таким быстрым движением вводите задачи на исполнение, отправляете их своим подчиненным, они их получают и начинают выполнять, а вы снова контролируете весь процесс и видите все, что они делают – так вы беззаботно проведете время, сидя в удобном кресле с чашечкой кофе».
Более того, из тех же рассказов торгового агента выясняется, что это будет стоить каких-то N-десять монет в месяц на одного пользователя.
Многие из тех, кто был вынужден использовать неудобную, плохо настраиваемую, содержащую множество «багов» систему, решающую задачи узкой направленности, знают, чем это заканчивается.
Очень многое может зависеть от того, насколько грамотно руководитель примет решение об использовании инструмента управления информацией.
Неправильное поведение может не только заставить сотрудников нервничать, но и частично разрушить устоявшиеся формальные или неформальные бизнес-процессы.
Определенная подготовка необходима не только при внедрении сложных автоматизированных систем, но и при внедрении специализированных дискретных программных продуктов.
Нужна ли подготовительная работа? Внедрение «крошечного» программного обеспечения инструмент облегчение работы специалиста, задействованного в контуре управления бизнесом, может потребовать такой же, а возможно и большей работы, что и внедрение крупной автоматизированной системы на уровне предприятия.
Наложение инструмент - это отдельная проблема.
Даже если менеджеру или ИТ-специалисту, ответственному за закупку программных продуктов, очень понравился определенный продукт или интернет-сервис.
Но он должен понимать, что, скорее всего, бизнес уже в той или иной степени реализует процессы, соответствующие логике такого продукта (услуги).
Рабочие уже используют некоторые инструменты и сформировали определенные привычки и традиции, методологию и навыки решения популярных задач.
Не стоит думать, что ничего не делается, а специалисты угрюмо сидят без «полезных и удобных» программ.
Если сотрудник выполняет какую-то работу самостоятельно и ему не дают необходимых инструментов, то он либо ничего не делает (что маловероятно, потому что его сразу уволят), либо использует известные только ему приемы и приспособления.
Ничего не зная о том, как специалист выполняет свои задачи, невозможно предложить ему адекватное и удобное для него решение.
инструмент .
Это случайно? Поэтому многие очень скептически относятся, когда им сверху передаются новые программы и правила работы в компьютерной сети.
Прежде чем купить инструмент со стороны стоит внимательно поинтересоваться, что происходит в реальном бизнесе, а не в идее такого бизнеса.
Возможно, сотрудники уже используют некоторые инструменты , и они, возможно, даже лучше тех, которые им хотят предложить.
Поэтому подготовка к использованию нового инструмент начинается задолго до его приобретения и начинается с формулирования требований к программному продукту, то есть с исследования бизнес-процессов и задействованных в них бизнес-объектов.
А когда совершенно очевидно, что существующее исполнение процессов не удовлетворяет руководство бизнеса по результатам или эффективности и неудобно для исполнителей, то есть повод рассмотреть несколько альтернативных программных продуктов, не забывая, что каждый такой продукт реализует конкретная методология и конкретные правила.
Тепло ли под «тряпичным одеялом»? Проблема, связанная с внедрением новых систем автоматизации технологических процессов, не нова.
Это касается всего спектра автоматизированных систем: от бухгалтерских до технологических и производственных.
Однако подобные продукты «особого уровня фрагментации», в основном программируемые с использованием облачных технологий, веб-сервисов, браузерных интерфейсов и подобных «удаленных» технологий, становятся все более навязчивыми.
Массово предлагаются универсальные инструменты, которые обещают «лучше» организовать совместную работу над документами, сохранять и защищать данные, красиво визуализировать аналитическую информацию, обеспечивать мобильный доступ сотрудников, создавать электронный документооборот или что-то подобное.
Просто «попробуйте бесплатно в течение 30 дней» и получите доступ к сервису за несколько монет в месяц.
В частности, такие инструменты активно развиваются в формате стартапа.
Это, конечно, никак их не характеризует, но заставляет задуматься о качестве продукции, предлагаемой отдельными начинающими предпринимателями.
С некоторых пор стало безрассудно платить за первую версию продукта, выпущенную на рынок.
Первая версия программы, первая версия устройства, первая версия услуги, первая версия или издание книги.
Желание как можно быстрее выйти на рынок и занять его место или вытеснить других заставляет бизнес (особенно стартапы) торопиться с разработкой продуктов.
Таким образом, такая фрагментация представляет собой инструменты решение исключительно узких вопросов и проблем, концентрируясь на известных традиционных и стандартных схемах бизнес-процессов.
Собрав несколько инструменты получится довольно красочное «лоскутное одеяло».
Автоматизация лоскутного шитья — это отдельная большая тема со своими проблемами совместимости и противоречиями, как в практическом, так и в теоретическом плане.
Но одно дело, когда компания самостоятельно разрабатывает единую интегрированную систему по единым правилам.
Другое дело, когда компания приобретает разные форматы и функционал.
инструменты , которые к тому же могут противоречить друг другу в своей методологической основе.
Совместимость мониторов инструменты использование разных поставщиков — это слишком дорого и сложно.
Даже если все они работают по общепринятым стандартам.
Не увлекайтесь новыми делами инструменты , если они не вписываются в существующую систему.
И понять, можно ли инструмент новый, насколько он эффективен и насколько он вписывается в существующую конфигурацию бизнес-процессов и существующую ИТ-инфраструктуру, нам необходимо вернуться к предыдущему вопросу и еще раз убедиться, что подготовительная работа крайне важна при покупке любого, даже простого и дешевый инструмент управления информацией.
Кто такие звезды? В выборе инструмента должны участвовать как эксперты в данной области, которые будут его использовать, так и ИТ-специалисты, которые будут его поддерживать.
Решающее слово должно зависеть от реальных аргументов, основанных на оценке характеристик инструмента управления информацией.
Но может оказаться, что одна характеристика сделает использование совершенно невозможным.
инструмент бизнес.
Например, базовая несовместимость с базовой операционной системой или конфликт с существующими бизнес-процессами.
Но может оказаться и так, что будет принято решение по улучшению ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов, потому что компания придет к решению, что инструмент слишком хорошо, чтобы игнорировать.
Хотя, вероятно, в последней ситуации руководство вряд ли решит изменить бизнес-модель из-за одного-единственного инструмент .
Однако очевидно, что для профессиональных пользователей инструмент а у ИТ-отдела есть свои особые задачи и функции по выбору и использованию инструментов управления информацией.
Например, следующее.
Профессиональные пользователи : — формулирование предметных функциональных и методических требований к инструменту и критериев его выбора; — поиск и подбор инструмента, проверка его соответствия установленным требованиям и критериям; — участие в интеграции инструмента в общую инфраструктуру; — обучение работе с инструментом и детализация бизнес-процессов в связи с использованием нового инструмента; — персонализация инструмента; — непосредственное и пробное использование инструмента; — выбор способов использования инструмента и предложений по его совершенствованию; — контроль методики и логики исполнения инструментов; — контроль логики данных, потребляемых и генерируемых инструментом.
ИТ отдел : — формулирование технических и эксплуатационных требований к инструменту и критериев отказа от его выбора; — подбор инструмента с проверкой его соответствия техническим требованиям; — встраивание инструмента в общую ИТ-инфраструктуру; — изучение технических и технологических особенностей прибора; — настройка функционирования инструмента, настройка рабочих мест, поддержка персонализации инструмента; — проверка работоспособности инструмента; — рекомендации по использованию инструмента и его доработке, частичная модификация инструмента (при необходимости и возможности); — технический контроль использования инструмента; — контроль инструмента с точки зрения обеспечения безопасности ИТ-инфраструктуры; — контроль данных и потенциальных угроз для данных, потребляемых и генерируемых инструментом.
За акцию голова оставаться: — организация работы по подготовке к выбору, выбору, внедрению и контролю использования инструмента, — а также принятие окончательных решений по каждому из вопросов жизненного цикла средств управления информацией.
Новый специалист со старым инструментом или новый инструмент со старым специалистом? Интересно, что, рассматривая вопрос инструментов управления информацией, важно понимать проблемы управления персоналом.
Инструменты они сами ничего сделать не могут. Их используют специалисты и от того, как они их используют, зависит многое или даже все.
По этому поводу есть несколько замечаний:
- работник должен уметь работать с инструментом, т.е.
он должен понимать, для чего нужен этот инструмент, какие ограничения и особенности он имеет, что он позволяет делать в рамках определенных действий (использовать технологию), а что не позволяет;
- работник должен иметь возможность использовать инструмент в своей повседневной работе совместно с другими инструментами в рамках установленных правил и процедур;
- работник должен понимать методологию (стандарты, методики, технологии) инструмента и уметь контролировать его работу и получаемые результаты;
- сотруднику должно быть предоставлено время и ресурсы, чтобы научиться использовать новый инструмент, а новому сотруднику должно быть предоставлено время и ресурсы, чтобы научиться использовать существующие инструменты;
- работник должен иметь право использовать удобные ему в использовании инструменты (без вреда для дела и под контролем соответствующего подразделения), если они ему не предоставлены;
- работник должен иметь право предлагать инструменты к использованию и подсказывать способы использования инструментов;
- работник должен иметь право отказаться от использования инструмента, если он не позволяет ему выполнять его функциональные возможности в установленные сроки;
- сотрудник должен участвовать в выборе того инструмента, который ему предлагается для решения его функциональных задач.
Ряд проблем, связанных с ошибками и сбоями в работе сотрудников компании, напрямую связан с недостатками используемого оборудования.
инструменты .
Сотрудник в режиме перегруженности задачами не всегда может уследить за всеми порученными ему задачами.
При отсутствии должного инструменты , любой профессионал может быть перегружен растущим объемом задач.
Поэтому, прежде чем принимать решение о замене одного сотрудника на другого, неплохо было бы понять истинные причины.
Возможен переход на новый инструмент или инструменты будет более эффективным, чем замена одного сотрудника другим.
Кроме того, не забывайте, что при приеме на работу нового сотрудника необходима правильная оценка не только его профессиональных знаний и навыков, но и опыта работы с определенными организациями.
инструменты .
И какой вывод? Информационные технологии для экономики и управления бизнесом важны и эффективны при условии их грамотного и ответственного использования.
Эффективные «ИТ-штуки» стоят дорого, и не столько их приобрести, сколько освоить и владеть.
Бизнес может легко купить лицензионный программный продукт, но с такой же легкостью решать трудноразрешимые вопросы профессионального применения, освоения и применения знаний, сопровождающих продукт, приобретения опыта повседневного использования продукта без ошибок и нештатных ситуаций, модификации продукта под удовлетворения возникнут его конкурентные преимущества.
Печально, но в процессе освоения инструмент , лицензионная программа или информационные технологии, менеджеры высшего и среднего бизнеса, а также профильные специалисты должны играть значительную роль.
Целевые бизнес-структуры должны быть максимально заинтересованы и вовлечены в информационные технологии.
Некорректно перекладывать всю ответственность и ответственность за выбор средств управления информацией и их эффективное использование на специалистов службы информационных технологий.
Инструмент которые бизнес собирается использовать для реализации конкретных бизнес-процессов, должны:
- внедрить приемлемую и актуальную методологию;
- четко и понятно формализовать целевые бизнес-процессы;
- вписаться в общую модель бизнес-процессов и бизнес-объектов компании;
- комбинироваться с другими доступными инструментами;
- быть более эффективными, чем ранее использовавшиеся инструменты;
- подкрепляться определенным уровнем теоретических знаний и практическим применением;
- сопровождаться программами обучения или специальной тренировочной практикой;
- получать поддержку и понимание со стороны ключевых экспертов в предметной области и ИТ-отдела;
- удобен в настройке и использовании;
- иметь послепродажную сервисную поддержку с адекватным увеличением версий как в плане программирования, так и в части совершенствования программных технологий.
Исходя из этого, важно понимать, что бездумное и неподготовленное внедрение в пользование компании любого продукта, «автоматизирующего» работу специалистов, приносит больше вреда, чем пользы.
По крайней мере, на первом этапе (конечно, если дело пойдет дальше первого этапа).
Обеспечение бизнеса функциональными и эффективными инструментами управления информацией должно быть продуманным, последовательным и контролируемым.
Ведь инструменты – одно из конкурентных преимуществ любого бизнеса.
Но это совсем не так просто, как можно подумать сначала.
P.S. Подумайте об инструментах, с которыми работают ваши сотрудники.
Эффективность работы «офисных» специалистов будет зависеть не только от их знаний и опыта, но и от качества инструменты которые они используют. Отдельная большая тема — функциональные и целевые категории средств управления информацией.
Теги: #автоматизация #Менеджмент #агрессивный маркетинг #Исследования и прогнозы в ИТ #Образовательный процесс в ИТ
-
Правильный Дизайн Ускоряет Заполнение Форм
19 Oct, 24 -
Химия Под Замком
19 Oct, 24 -
Эпизод №11
19 Oct, 24 -
Вордпресс 2.7
19 Oct, 24 -
3 Видео Для Мобильных Разработчиков
19 Oct, 24 -
Правило Одного Процента
19 Oct, 24 -
Модульные Тесты На C – Нет Ничего Проще
19 Oct, 24
