Вот десять вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать ваши встречи более эффективными.
1) Избегайте встреч. Проверьте важность встречи, спросив: «Что происходит без нееЭ» Если ваш ответ: «Ничего», не созывайте собрание.
2) Подготовьте цели. Это те результаты, которые вы хотите получить к концу встречи. Запишите свои цели перед встречами. Они должны быть настолько ясными, полными и конкретными, чтобы кто-то другой мог использовать их для проведения вашего собрания. Кроме того, убедитесь, что их можно достичь с помощью имеющихся людей, ресурсов и времени. Конкретные цели помогают каждому эффективно продвигаться к соответствующим результатам.
3) Бросьте вызов каждой цели. Спросите: «Есть ли другой способ добиться этогоЭ» Например, если вы хотите распространять информацию, вы можете найти более эффективным телефон, факс, почту, электронную почту или посещение. Осознайте, что встреча — это командная деятельность. Сохраняйте задачи, требующие командных усилий, для ваших встреч.
4) Подготовьте повестку дня. Все знают, что повестка дня ведет к эффективной встрече. Тем не менее, многие люди «экономят время», пренебрегая составлением повестки дня. Встреча без повестки дня подобна путешествию без карты. Это гарантированно займет больше времени и принесет меньше результатов. Учтите, без плана вы рискуете стать чьим-то помощником (см. совет №6 ниже).
5) Информируйте других. Отправьте повестку дня как минимум за день до встречи. Это поможет другим подготовиться к работе с вами на собрании. Неподготовленные участники тратят ваше время, готовясь к встрече во время встречи.
6) Возьмите на себя управление. Если вы оказались на собрании без повестки дня, покиньте его. Если вам необходимо остаться, подготовьте повестку дня собрания. Соберите список проблем, определите самые важные и работайте над ними. Когда закончите, если останется время, выберите следующий по важности вопрос. Примечание. Вы можете использовать собрание без повестки дня, чтобы привлечь помощников для своих проектов.
7) Сосредоточьтесь на проблеме. Избегайте историй, шуток и посторонних вопросов. Несмотря на то, что они развлекают, они тратят время, отвлекают внимание и вводят в заблуждение других. Приберегите веселье для общественных мероприятий, где оно будет оценено по достоинству.
8) Будьте избирательны. Приглашайте на встречу только тех, кто может способствовать достижению ваших целей. Толпы наблюдателей и сторонников тормозят ход встречи.
9) Бюджет времени. Никто не станет тратить 1000 долларов на карандаш за десять центов, но они часто тратят 40 часов на мелочи. Бюджетируйте время пропорционально стоимости вопроса. Например, вы можете сказать: «Я хочу принять решение по этому вопросу в течение 10 минут. Это означает, что мы будем оценивать его в течение следующих 9 минут, а затем проведем голосование».
10) Используйте структурированные действия на своих встречах. Эти инструменты процесса позволяют вам контролировать ситуацию, обеспечивая равноправное участие и систематический прогресс в достижении результатов.
Название: 10 вещей, которые ведут к одной великой встрече
Введение:
Встречи являются неотъемлемой частью современного общения и сотрудничества на рабочем месте. Однако не все встречи одинаковы. Некоторые из них продуктивны, интересны и приводят к значимым результатам, тогда как другие могут отнимать много времени и непродуктивны. Ключ к проведению отличной встречи заключается в тщательном планировании, эффективном общении и структурированной деятельности. В этой статье мы рассмотрим десять основных элементов, которые могут привести к одной отличной встрече.
-
Избегайте ненужных встреч:
Прежде чем назначать встречу, критически оцените ее важность. Если встреча не способствует конкретному результату или процессу принятия решений, рассмотрите альтернативные средства связи, такие как электронная почта, телефонные звонки или инструменты для совместной работы. Избегая ненужных встреч, вы можете сэкономить время всем участникам. -
Подготовьте четкие цели:
Заранее определите цели встречи. Четко определенные цели обеспечивают ясность и направление участникам, гарантируя, что каждый понимает цель и ожидаемые результаты встречи. Устанавливая цели, делайте их конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени (SMART), чтобы они эффективно направляли дискуссии. -
Бросьте вызов и изучите альтернативы:
После того как вы определили свои цели, бросьте им вызов, спросив, есть ли альтернативные способы достижения желаемых результатов. Например, можно ли вместо встречи распространять информацию по другим каналам? Рассмотрев альтернативные подходы, вы сможете определить, действительно ли собрание является наиболее эффективным вариантом или существуют более эффективные альтернативы. -
Подготовьте повестку дня:
Повестка дня – это дорожная карта для успешной встречи. В нем излагаются темы для обсуждения, время, отведенное для каждого пункта, и желаемые результаты. Создание повестки дня помогает сосредоточить внимание на собрании, гарантирует освещение всех необходимых тем и предотвращает ненужные отступления. Заранее поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли подготовиться. -
Сообщите участникам:
Раздайте повестку дня участникам заранее, желательно, по крайней мере, за день до встречи. Это дает участникам возможность просмотреть темы, собрать всю необходимую информацию и быть готовыми внести значимый вклад. Предоставив достаточную информацию заранее, вы сможете максимизировать продуктивность встречи и избежать траты времени на ненужную подготовку во время сессии. -
Взять под контроль:
Если вы оказались на совещании без повестки дня, оцените ситуацию. Если на собрании отсутствует направление, подумайте о том, чтобы извиниться, если вам не обязательно присутствовать. Альтернативно, возьмите на себя инициативу и создайте повестку дня на месте, определив ключевые вопросы и расставив их по приоритетности. Такой упреждающий подход гарантирует, что встреча будет идти по плану и будет сосредоточена на наиболее важных темах. -
Сохраняйте фокус:
Чтобы максимально эффективно использовать время встречи, крайне важно сосредоточиться на повестке дня и актуальных вопросах. Избегайте рассказов, не связанных между собой историями, шутками или темами, которые отвлекают от цели встречи. Хотя некоторая легкомысленность может быть уместна в определенных ситуациях, важно найти баланс и расставить приоритеты целей встречи. -
Будьте избирательны с участниками:
Приглашайте только тех людей, которые могут внести значимый вклад в достижение целей встречи. Включение ненужных участников может привести к увеличению групповой динамики, что затруднит сохранение концентрации и достижение прогресса. Составляя список участников кратким и целенаправленным, вы гарантируете, что нужные люди присутствуют и активно участвуют в обсуждении. -
Эффективно распределяйте время:
Время — ценный ресурс, и его следует распределять исходя из важности и срочности решаемых вопросов. Расставьте приоритеты в вопросах повестки дня и соответствующим образом распределите время. Например, для принятия важных решений установите конкретный срок и убедитесь, что обсуждение остается целенаправленным и кратким. Эффективное управление временем помогает предотвратить ненужные задержки и способствует созданию продуктивной среды для встреч. -
Используйте структурированные действия:
Включите в свои собрания структурированные действия и инструменты процессов, чтобы облегчить сотрудничество, взаимодействие и систематический прогресс. Эти мероприятия могут включать в себя мозговые штурмы, групповые дискуссии, упражнения по решению проблем или схемы принятия решений. Предоставляя четкую структуру и рамки, вы обеспечиваете равноправное участие и гарантируете, что встреча движется к желаемым результатам.
Заключение:
Внедрив эти десять ключевых элементов, вы сможете значительно повысить эффективность своих совещаний. Избегайте ненужных встреч, ставьте четкие цели, готовьте повестку дня, информируйте участников, сохраняйте контроль, сохраняйте концентрацию, будьте избирательны в отношении участников, разумно распределяйте время и используйте структурированные мероприятия. Помните, что хорошо спланированная и хорошо проведенная встреча может привести к продуктивным обсуждениям, принятию обоснованных решений и, в конечном итоге, привести к положительным результатам для вашей организации.
-
Карьера В Моделировании Продаж
19 Oct, 24
